Davon profitieren Personalabteilung & Unternehmen
1. Kosten- & Zeitersparnis
Durch die Einführung der digitalen Postbox entfallen zahlreiche Prozessschritte wie:
- Druck,
- Konfektionierung, Kuvertierung
- Versand bzw. Verteilung im Unternehmen.
Diese Prozesse, insbesondere die Verteilung im gesamten Unternehmen, sind sehr zeitintensiv. Durch die digitale Postbox entfallen beispielsweise etliche Durchlaufzeiten und Wartungs- / Reparaturkosten der eigenen Hardware. Darüber hinaus schützen Sie sich dank digitaler Zustellung vor steigenden Kosten im Bereich der Postzustellung. Eine weitere potenzielle Kostenersparnis kann sich nach Ausscheiden eines:r Mitarbeiters:in zeigen. Denn im Gegensatz zu einem Download-Portal muss das Unternehmen keine Dokumente nachsenden, wenn der Mitarbeitende ein rechtzeitiges Herunterladen versäumt hat. Auch hier entstehen somit keine nachträglichen Kosten der Zustellung, da der Angestellte auch nach Verlassen des Unternehmens Zugriff auf seine digitale Postbox hat.
Auch wenn die Ersparnis grundsätzlich von verschieden Faktoren wie Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl abhängt, gilt als Grundsatz:
Die Einführung der digitalen Zustellung von Gehaltsabrechnungen sorgt für ca.
Kostenersparnis.
Wie hoch die potenzielle Kostenersparnis in Ihrem Unternehmen ist, können Sie in dem ROI-Rechner kalkulieren:
2. Einbindung eines jeden Teammitglieds
Durch die d.velop postbox binden Sie all Ihre Angestellten in die Unternehmensprozesse mit ein. Hierfür ist nicht einmal ein Laptop notwendig. Immerhin nutzen rund 95 % aller Deutschen bereits ein Smartphone. Statt im Briefkasten landet die Gehaltsabrechnung dann digital in der Postbox auf dem Smartphone – für die empfangsberechtigte Person zu jeder Zeit und von überall aus abrufbar. Damit erreichen Sie sogar die Mitarbeiter:innen, die sonst keinen festen Arbeiterplatz in Ihrem Unternehmen haben.
Außerdem ist die Verwaltung von Mitarbeitern:innen deutlich einfacher: Über die intuitive Oberfläche sehen Sie jederzeit den Status der Konten ein und können so schnell neue Empfänger:innen anlegen.
Sie erreichen mit nur minimalem Aufwand alle Mitarbeitenden.
3. Entlastung der lohnverrechnenden Stelle
Ist die d.velop postbox erst einmal im Einsatz, werden Ihre Mitarbeiter:innen der lohnverrechnenden Stelle in hohem Maße in Ihrem Arbeitsalltag entlastet. Jede:r Angestellte verwaltet künftig seine:ihre persönlichen Daten einfach selbst und auch nach Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen kann die digitale Postbox nur von der empfangsberechtigten Person gelöscht werden.
Das bedeutet für Ihre Personalabteilung:
Keine mühsame Stammdatenpflege und Verwaltung der Accounts der empfangsberechtigten Personen.
4. Datensicherheit
Die d.velop postbox bringt alle Voraussetzungen zur Einhaltung der DSGVO mit. Die Entwicklung und das Hosting Ihrer digitalen Postbox erfolgt in Deutschland und nach deutschem Recht. Sämtliche Daten werden daher nicht im europäischen Ausland gespeichert.
Alle Voraussetzungen für ein hohes Maß an Sicherheit sind erfüllt.
5. Digitalisierungsstrategie
Als Teil einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie, lässt sich die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen einfach an bestehende Systeme, wie ERP-, HR- oder SAP-Softwares, anbinden. Am Workflow selbst ändert sich nichts – lediglich das Ergebnis.
Mit der digitalen Zustellung von Gehaltsabrechnungen schaffen Sie einen Mehrwert für ihre Mitarbeiter:innen, das gesamte Unternehmen und fügen ihrer Digitalisierungsstrategie einen weiteren wichtigen Baustein hinzu.
Keine Umstellung durch nahtlose Anbindung und fließendem Workflow.