Prozessoptimierung durch smarte Lösungen
Einfach, schnell, transparent: der digitale Versand und Empfang der Gehaltsabrechnung
Ihre gesamte Prozesskette der Zustellung von Gehaltsabrechnungen wird durch die cloudbasierte Software-Lösung d.velop postbox erheblich verkürzt. Der Erstellprozess bleibt in Ihrem gewohnten HR-System, wie SAP, Microsoft Dynamics oder SAGE, unverändert. Auch die Ablage in Ihrem Archiv folgt dem üblichen Muster. Einzig der Zustellvorgang ändert sich. Statt die Gehaltsabrechnung physisch auszudrucken, legen Sie die Abrechnung direkt in die digitale Postbox des/der jeweiligen Mitarbeiters:in. d.velop postbox ordnet die Abrechnung zu und überträgt diese an die App.
Nice-to-have: Nutzen Sie bereits verschiedene d.velop Anwendungen, wie das d.velop Archiv, unterstützen Sie Add-ons bei der Übertragung der Abrechnungen. d.velop post connect versendet die Gehaltsabrechnung automatisch aus Ihrem Archiv an die Mitarbeiter:innen in die Postbox.
Hybride Zustellung – digitaler und postalischer Versand möglich
Die Veränderung von Prozessen im Unternehmen erfordert stets Fingerspitzengefühl. Fühlen sich Mitarbeiter:innen von Veränderungen regelrecht überrollt, verhindert dies eine Akzeptanz des neuen Systems. Insbesondere das Thema „Digitalisierung“ führt in vielen Unternehmensorganisationen zu geteilten Meinungen: Während sich einige Mitarbeiter:innen auf künftige Entlastungen freuen, sind andere beispielsweise in Bezug auf die Datensicherheit überaus vorsichtig.
Um auch diejenigen Mitarbeiter:innen, die es mit der Digitalisierung etwas langsamer angehen möchten, problemlos in das Projekt einzubinden, können Sie die hybride Zustellung nutzen. Die Gehaltsabrechnungen werden weiterhin in Ihrem Unternehmen erstellt und beispielsweise als PDF, XML oder als Druckstrom an die neue Software gesendet. Und an diesem Punkt besitzen Sie nun die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen entweder digital oder postalisch an Mitarbeiter:innen zu schicken.
Beispiel
Sie beginnen bei der Einführung der digitalen Zustellung zunächst mit Ihrer Verwaltungsabteilung, die rund 20% der Belegschaft ausmacht. 20% der Gehaltsabrechnungen werden nun digital über die d.velop postbox zugestellt. Für die restlichen 80% übernimmt die d.velop postbox den Druck, die Kuvertierung, Frankierung und Zustellung. Nach und nach führen Sie den digitalen Druck für Ihre Abteilungen ein und ermöglichen Ihren Mitarbeitern:innen gleichzeitig stets die postalische Zustellung der Gehaltsabrechnung.
Schon gewusst?
Mithilfe eines Druckstroms lassen sich Gehaltsabrechnungen verschiedener Mitarbeiter:innen in einer einzigen Datei zusammenfassen. So können Sie mit nur wenigen Klicks die Zustellung einer Vielzahl an Gehaltsabrechnungen sowohl digital als auch postalisch aktivieren.