Rechtlicher Rahmen und Datensicherheit
Allgemein
Grundsätzlich existiert bei der Zustellung von Gehaltsabrechnungen kein allgemeines Recht auf Papierform. Laut §108 GewO muss die Abrechnung lediglich in Textform erfolgen. Form und Bestandteile des Textes beschreibt §126b BGB.
Zu erfüllende Punkte des Textes einer Gehaltsabrechung
Lesbarkeit: Lesbare Erklärung inklusive Name des Erklärenden.
Zugänglichkeit: Dokument muss während eines für seinen Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich sein.
Unveränderbarkeit: Das Dokument muss auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden, das zur unveränderten Wiedergabe geeignet ist.
Vorsicht
Es kann durchaus vorkommen, dass eine ausschließlich digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen nicht möglich ist. Je nach Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen kann eine postalische Zustellung der Gehaltsabrechnung Pflicht sein.
Datenschutz
Was ist die EU-DSGVO?
DSGVO ist die Abkürzung für „Datenschutz-Grundverordnung“ der Europäischen Union und ist seit dem 25.05.2018 wirksam. Die DSGVO gewährleistet einen annähernd einheitlichen Datenschutzstandard innerhalb der EU und sorgt insbesondere für umfassenden Schutz betroffener Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Die DSGVO verankert insgesamt 6 Grundsätze zur Verarbeitung personenbezogener Daten, die bei der digitalen Zustellung von Gehaltsabrechnungen stets einzuhalten sind:
1. Transparenz
Personenbezogene Daten müssen rechtmäßig und nachvollziehbar nach Treu und Glauben verarbeitet werden.
2. Richtigkeit
Personenbezogene Daten müssen erforderlichenfalls auf aktuellem Stand und sachlich richtig sein.
3. Zweckbindung
Personenbezogene Daten müssen für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden.
4. Speicherbegrenzung
Personenbezogene Daten zur Identifizierung müssen solange gespeichert werden, wie es für die Zwecke erforderlich ist.
5. Datenminimierung
Personenbezogene Daten müssen auf das notwendige Maß beschränkt werden.
6. Vertraulichkeit
Personenbezogene Daten müssen vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung, Verlust, Zerstörung und Schädigung geschützt werden.
Made in Germany - Safe in Germany
Wo werden die Daten gespeichert?
Die digitale Postbox ist ein deutscher Cloud-Service der d.velop. Somit werden sämtliche Dokumente auch in Deutschland gespeichert. Das Rechenzentrum ist mit zwei Standorten in Deutschland georedundant aufgestellt und als Hochsicherheitszentrum nach ISO 27001 zertifiziert.
Schon gewusst?
Georedundanz bei Rechenzentren ist eine präventive Maßnahme zur Notfallvorsorge, bei der es um ein oder mehrere Rechenzentren als Ausweichmöglichkeit geht. Sollte das laufende Rechenzentrum beispielsweise durch Großschadenereignisse (Erdbeben, Hochwasser etc.) ausfallen, übernimmt ein anderes Datacenter den Betrieb.
So geht Verschlüsselung
Die Sicherheit sensibler Daten von Mitarbeitern:innen hinsichtlich digitaler Gehaltsabrechnungen sollte für Unternehmen stets an oberster Stelle stehen. Mit der digitalen Postbox besitzen Sie zusätzlich zur Standard-Verschlüsselung von Daten (AES 256-Bit) die Möglichkeit, Dokumente mithilfe einer asymmetrischen Verschlüsselung nach dem Public/Private Key Verfahren (AES 256-Bit und RSA-4096-Bit) noch sicherer zu übertragen.
Sowohl Absender:in als auch Empfänger:in der digitalen Gehaltsabrechnung besitzen jeweils einen Schlüssel. Zunächst wird das Dokument vom Unternehmen mithilfe des Public Keys verschlüsselt und digital zum:r Mitarbeiter:in verschickt. Anschließend kann das Dokument ausschließlich von der empfangenden Partei mit entsprechendem privatem Passwort des:r Nutzers:in geöffnet werden. Jeder:in Mitarbeiter:in legt sein eigenes Passwort an, das einzig und allein ihm Zugang zu seiner Gehaltsabrechnung gewährt.
Das Prinzip der Verschlüsselung funktioniert in beide Richtungen, sodass auch der:die Mitarbeiter:in sensible Dokumente auf gleiche Weise sicher über die digitale Postbox an das Unternehmen verschicken kann.
