Der Weg zum erfolgreichen Onboarding und Go-Live
Von Anfang an informiert
Eine transparente Kommunikation an Empfänger:innen ist erforderlich, sodass sich alle Beteiligten in den Prozess eingebunden und abgeholt fühlen. Diese kann beispielsweise über ein Informationsschreiben erfolgen, das Empfänger:innen über die Möglichkeiten einer digitalen Zustellung informiert.
Michael Gehling
Experte digitale Zustellung &
Senior Presales Manager
Mein Tipp:
Verschicken Sie ein Infoschreiben, in dem Sie auf die Vorteile und konkreten Änderungen durch die digitale Zustellung eingehen, um so die Akzeptanz der Nutzer:innen zu erhöhen.
Hier finden Sie ein Beispiel-Infoschreiben für die Einführung der digitalen Gehaltsabrechnung.
Gemeinsamer Fahrplan zum erfolgreichen Projektablauf
Damit die Umsetzung der digitalen Dokumentenzustellung reibungslos verläuft, gibt es einen übersichtlichen Projektablaufsplan. Falls Sie sich für die d.velop AG als Software-Anbieter entscheiden, können Sie sich an folgendem Prozess orientieren.
Folgendes Vorgehen zeigt den Projektablauf am Beispiel der digitalen Zustellung von Gehaltsabrechnungen an Mitarbeitende.
Phase 1
Einrichtung des Anbieters
To-Do's:
d.velop & Kund:in:
Gemeinsamer Kick-Off
Kund:in:
Bereitstellung der Anbieter-Informationen,
Vorgabe der Ordnerstruktur
d.velop:
Einrichtung des Netzwerkdruckers
Kund:in:
Installation des Druckertreibers
Phase 2
Konfiguration des digitalen und postalischen Versands
To-Do's:
Kund:in:
Bereitstellung von Testdokumenten
d.velop:
Einrichtung des postalischen Versands
Kund:in:
Definition der Testgruppe
d.velop:
Anlage der Konten
Phase 3
Testzustellung inklusive Schulung der Testgruppe & Testphase
To-Do's:
d.velop & Kund:in:
Registrierung im digitalen Postfach,
Besprechung des Ablaufs zur Dokumentenfreigabe,
Erste Testzustellung
Kund:in:
Beginn der Testphase
d.velop:
Anlage der Konten für alle Mitarbeitenden
Phase 4
Onboarding der Mitarbeitenden und Go-Live
To-Do's:
Kund:in:
Onboarding aller Mitarbeitenden,
Zustellung der ersten Dokumente über das digitale Postfach
d.velop & Kund:in:
Unterstützung beim Go-Live
Optional:
Einrichtung der automatischen Freigabe
Nach Absprache:
Phase 5
Ausrollen auf weitere Niederlassungen
To-Do's:
Je nach Art und Weise bzw. Umfang der weiteren Niederlassungen
Die erstmalige Einrichtung des/der Kund:in auf der Plattform wird vom Software-Anbieter durchgeführt.
Einige Konfigurationen können im laufenden Betrieb selbst vorgenommen werden, bspw. über eine Weboberfläche (zum Beispiel die Einrichtung von neuen Empfänger:innen bzw. Nutzer:innen).
Software-Anbieter stellen ihren Kund:innen die Möglichkeit zur Verfügung, Support in Anspruch zu nehmen.
„Man denkt immer bei der Einführung neuer Software an einen langen Projektzeitraum, aber ich muss sagen, ich war sehr begeistert, wie einfach und schnell die Umsetzung ablief."
Julia Frank-Rössle
Global Lead in Digital Collaboration
GEKA GmbH
Mein Tipp: d.velop postbox als Open-ID-Connect-Client
Ab sofort gibt es die Möglichkeit, sich über ein Drittsystem, wie zum Beispiel den bekannten Unternehmenslogin, in der d.velop postbox anzumelden. Die Digitalisierungsquote in Ihrem Unternehmen wird gesteigert, da alle Nutzer:innen jetzt problemlos mit ihren vorhandenen Zugangsdaten arbeiten können. Das lästige Erstellen eines neuen Kontos entfällt, was nicht nur Zeit, sondern auch Aufwand spart.
Klingt gut? Wir beraten Sie gerne!
SOFTWARE DEMO
Beratungsgespräch zur digitalen Zustellung
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