ECM-System im Bau: So wird der Pfad zur Straße
Ein Enterprise Content Management (ECM)-System ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre digitalen Inhalte effizient zu organisieren, zu speichern, zu verwalten und darauf zuzugreifen. Keine Medienbrüche, keine Umwege – alles ist binnen Sekunden auf direktem Wege erreichbar.
Ein ECM-System bietet zu diesem Zweck viele praktische Funktionen wie eine digitale Dokumentenverwaltung, Prozessautomatisierung, Versionierung und Zugriffssteuerung, um die Zusammenarbeit zu verbessern und die Compliance mit ihren regulatorischen Anforderungen sicherzustellen. Ein ECM trägt darüber hinaus dazu bei, viele der Herausforderungen in Bauunternehmen anzugehen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein ECM-System Unternehmen im Bausektor unterstützen kann:
1. Dokumentenverwaltung und -organisation
Bauunternehmen speichern, organisieren und verwalten ihre Dokumente mit einem ECM-System effi-zient und in Echtzeit. Dies umfasst Baupläne, Verträge, Genehmigungen, Kalkulationen, Berichte und andere wichtige Unterlagen. Auf diese Weise ist die Datenlage und sind die verfügbaren Dokumente stets auf dem aktuellen Stand.
2. Versionierung und Revisionssicherheit
Vereinfachung der Versionierung von Dokumenten, damit immer die aktuelle Version verwendet wird. Ein ECM-System bietet zudem Revisionssicherheit, was besonders wichtig ist, wenn es um Rechnungsverarbeitung, Geschäftskorrespondenz, Vertragsmanagement, rechtliche und andere steuerrelevante Dokumente und mehr geht.
3. Zugriffssteuerung und Sicherheit
Rollenbasierte Zugriffssteuerung, damit nur autorisierte Benutzer:innen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Das gewährleistet die Sicherheit sensibler Informationen und sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit der Ergebnisse bei der rollenbasierten Suche nach Dokumenten im System. Denn jeder bekommt nur das angezeigt, wofür ihm oder ihr auch tatsächlich aktiv die Freigabe erteilt wurde.
4. Workflow-Management
Bauunternehmen können komplexe Arbeitsabläufe sowie repetitive Tätigkeiten automatisieren, optimieren und so freie Kapazitäten schaffen, die anderweitig nutzbar sind. Das umfasst die Bearbeitung von Rechnungen, die Genehmigung von Dokumenten, die Zuweisung von Aufgaben, die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und viele weitere Bereiche.
5. Integration mit anderen Systemen
ECM-Systeme sorgen bei Baufirmen für eine nahtlose Integration in bestehende Softwarelösungen, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten. So lassen sich ECM-Softwares von d.velop zum Beispiel mit folgenden Tools und Anwendungen integrieren:
- Projektmanagement-Tools: Microsoft Teams, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, CAS genesisWorld, SuperOffice CRM
- Buchhaltungssysteme: DATEV, Micosoft Dyna-mics 365 Finance, DIAMANT, Varial Finanzwesen, BMD Business Software, Haufe Lexware, SAP SuccessFactors, SAGE HR Suite, DATEV Lodas, easySoft 5, Varial Personalwesen, BITE
- CRM-Systeme: Salesforce, Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement, CAS genesisWorld, SuperOffice CRM
Schon gewusst?
ECM-Lösungen im Baugewerbe ermöglichen nicht nur effizientes Dokumentenmanagement, sondern optimieren auch die Zusammenarbeit zwischen Baustellen und Büro durch Echtzeitkommunikation und standortübergreifenden Zugriff auf wichtige Informationen. Diese Technologie verbessert die Arbeitsabläufe und trägt maßgeblich zur Kostenreduktion und Qualitätssteigerung in der Branche bei.
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Durch d.velop Produkte und Lösungen sowie Features und Fachlösungen von App Buildern bietet die d.velop platform ein großes Produktportfolio. Software von der d.velop platform bietet Ihnen Integrationen in zahlreiche Drittsysteme an – egal ob ERP, CRM, Fachverfahren oder weitere Anwendungen.
Eine Übersicht über alle Integrationsmöglichkeiten mit d.velop finden Sie hier.
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