10 Etappen: So klappt’s mit Ihrem ECM

Die Implementierung eines ECM-Systems in einer Baufirma ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Informationsverwaltung zu optimieren. Eine erfolgreiche ECM-Reise erfordert jedoch sorgfältige Planung, klare Ziele und eine strukturierte Vorgehensweise. In den folgenden 10 Schritten werden wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihr ECM erfolgreich aufbauen können, um die Vorteile eines modernen Systems voll auszuschöpfen und Ihr Unternehmen für die Herausforderungen der digitalen Baubranche optimal aufzustellen.

1. Vorbereitung und Planung: Die neue Reiseroute festlegen

In der Vorbereitungs- und Planungsphase ist es entscheidend, die neue Reiseroute für das Bauunternehmen festzulegen. Dazu müssen zunächst die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement, Prozessoptimierung und Compliance identifiziert werden. Anschließend sollten klare Ziele für die Implementierung des ECM-Systems definiert werden, wie die Verbesserung der Effizienz, die Reduzierung von Fehlern und die Realisierung von Kostenersparnissen.

2. ECM-System auswählen

Bei der Auswahl eines ECM-Systems für Ihre Baufirma ist eine gründliche Marktanalyse unerlässlich, um Lösungen zu identifizieren, die Ihren spezifischen Anforderungen und Zielen entsprechen. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Inte-gration mit bestehenden Systemen, Sicherheit und den verfügbaren Support, um das richtige Fahrzeug für Ihre ECM-Reise zu finden.

3. Implementierung und Integration: Die Reise beginnt

Die Implementierung und Integration eines ECM-Systems beginnt mit der Erstellung eines detaillierten Implementierungsplans, der Meilensteine, Ressourcenallokation und Zeitrahmen umfasst. Es ist entscheidend, einen Projektmanager:in sowie Key User zu benennen, die für die Umsetzung verantwortlich sind und sicherstellen, dass alle relevanten Stakeholder in den Prozess einbezogen werden und über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten informiert sind. Durch diese Schritte wird eine strukturierte und effektive Umsetzung gewährleistet, die den Erfolg des ECM-Projekts unterstützt und einen reibungslosen Übergang sicherstellt.

4. Überwachung und Anpassung: Kurs halten, aber flexibel

Um den Erfolg des ECM-Systems sicherzustellen, ist es entscheidend, dass Sie kontinuierlich und regelmäßig eine Überwachung und Anpassung vornehmen. Passen Sie das ECM-System aktiv an die spezifischen Anforder-ungen Ihres Bauunternehmens an, indem Sie Metadaten definieren, Workflows gestalten und Zugriffsrechte festlegen. Darüber hinaus ist es wichtig, die Benutzeroberfläche entsprechend zu konfigurieren und nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Systeme zu integrieren, damit eine reibungslose und effiziente Nutzung möglich ist.

5. Schulungen für mehr Effizienz und Leistungsfähigkeit

Damit Mitarbeiter:innen das ECM-System effektiv nutzen können, führen Sie Schulungen durch, um sie mit den Survival-Basics vertraut zu machen. Zusätzlich bieten Sie Schulungen für Administratoren an, damit das System ordnungsgemäß gewartet und verwaltet wird. Diese gezielten Schulungsmaßnahmen tragen dazu bei, die Effizienz und Leistungsfähigkeit des ECM-Systems in Ihrer Organisation zu maximieren.

Während der Pilotphase und des Testlaufs behalten Sie stets den Finger auf der Karte, indem Sie das ECM-System in einem begrenzten Umfang einführen und Feedback sammeln. Basierend auf diesem Feedback und den Erfahrungen während der Pilotphase optimieren Sie das System, damit es den Anforderungen und Erwartungen Ihres Unternehmens entspricht. Diese iterative Vorgehensweise ermöglicht es Ihnen, das ECM-System schrittweise anzupassen und sicherzustellen, dass es effektiv und effizient in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann.

6. Pilotphase und Testlauf: stets den Finger auf der Karte

7. Rollout und Implementierung

Im Zuge des Rollouts und der Implementierung des ECMSystems ist es entscheidend, dass Sie den Prozess entsprechend der Größe und Komplexität Ihres Bauunternehmens planen – sei es schrittweise oder auf einmal. Stellen Sie sicher, dass während des Rollouts ausreichende Unterstützung und Ressourcen vorhanden sind, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und potenzielle Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen. Ein strukturiertes Vorgehen und eine klare Kommunikation sind unerlässlich, um das ECM-System effektiv in die Arbeitsabläufe zu integrieren und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

8. Überwachung und Optimierung

Das ECM-System muss den sich wandelnden Anforderungen des Bauunternehmens entsprechen. Damit das funktioniert, ist eine kontinuierliche Überwachung der Leistung und Nutzung unerlässlich. Bei Bedarf sollten Modifikationen vorgenommen und das System optimiert werden. Nur so lässt sich eine effiziente und effektive Unterstützung der Geschäftsprozesse gewährleisten. Durch diese Anpassungen kann das ECMSystem kontinuierlich verbessert werden, damit es den maximalen Nutzen für das Bauunternehmen erzielt.

9. Fortlaufende Schulung und Support

Kontinuierliche Schulung und Unterstützung ist unerlässlich, damit Beschäftigte und ECM-System gleichermaßen maximal produktiv sein können. Ein zuverlässiger Support-Mechanismus steht bereit, um bei Problemen oder Fragen jederzeit Unterstützung zu bieten und den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Fortlaufende Schulungen und Support sind entscheidend, um das volle Potenzial des ECM-Systems auszuschöpfen und einen effizienten Arbeitsablauf sicherzustellen.

10. Evaluation und Weiterentwicklung

Im Bereich der Evaluation und Weiterentwicklung des ECM-Systems im Bauunternehmen sollten Sie regelmäßige Bewertungen der Leistung und des Nutzens durchführen. Durch die Identifizierung von Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und Optimierung des Systems können kontinuierliche Verbesserungen erzielt und das ECM-System stets auf dem neuesten Stand gehalten werden. So kann es den sich wandelnden Anforderungen gerecht werden. Eine proaktive Herangehensweise an Evaluation und Weiterentwicklung sichert, dass das Bauunternehmen stets an der Spitze bleibt und von den Vorteilen eines optimierten ECM-Systems profitiert.

Software und Expertise d.velop als Digitalisierungspartner

Ein solches ECM-System für den Bau lässt sich auch mit Tools von d.velop aufbauen. Als erfahrener Digitalisierer mit Erfahrung aus einer Vielzahl von ECM-Projekten stehen die Expert:innen von d.velop aber auch mit Rat und Tat zur Seite, wenn es um die Auswahl und Zusammenstellung der richtigen Softwares für den individuellen Anwendungsfall geht.