Wie gehen Sie jetzt am besten vor?
Ihre Checkliste für die E-Rechnungspflicht 2025
"Vorbereitung ersetzt bekanntlich Glück" - Daher möchten wir Sie auf Ihren Weg zur kommenden E-Rechnungspflicht gerne unterstützen.
Wie Sie die Umstellung von Papier- und PDF-Rechnungen auf E-Rechnung unter Berücksichtigung der EN 16931 erfolgreich meistern, erläutern wir Ihnen in den folgenden fünf Schritten:
Sind Sie gut vorbereitet?
Checkliste: Die fünf wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Umstellung
1. Analyse des Status Quo
Erfassung des Volumens von Papierrechnungen
Der erste Schritt bei der Umstellung auf E-Rechnungen besteht darin, den aktuellen Zustand der Rechnungsverarbeitung im Unternehmen zu analysieren. Bestimmen Sie, wie viele Rechnungen Ihr Unternehmen derzeit verarbeitet. Diese Bestandsaufnahme gibt Ihnen ein klares Bild von Ihrem Ausgangspunkt und hilft Ihnen, den Aufwand und die Zeit für die Umstellung besser abzuschätzen. Ermitteln Sie die Anzahl der monatlich oder jährlich verarbeiteten Rechnungen und identifizieren Sie die Hauptquellen dieser Rechnungen, wie bestimmte Lieferanten, Kunden oder interne Abteilungen.
Digitalisierungsgrad der Rechnungsverarbeitung
Analysieren Sie, wie weit Ihre aktuellen Rechnungsverarbeitungsprozesse bereits digitalisiert sind. Untersuchen Sie, welche Schritte des Prozesses bereits digital ablaufen und welche noch manuell ablaufen. Der erste Schritt zur erfolgreichen Einführung von E-Rechnungen ist die Analyse des aktuellen Zustands der Rechnungsverarbeitung. Diese Bestandsaufnahme liefert wertvolle Einblicke und ermöglicht es, die nächsten Schritte gezielt zu planen.
Handlungsbedarf für Formate ermitteln: Auf Basis der verabschiedeten Gesetzesänderung für den §14 UStG sieht der Entscheidungsbaum so aus.
2. Festlegung von Formaten und Versandwegen
Wahl des geeigneten E-Rechnungsformats
In Deutschland wurden die Formate ZUGFeRD und XRechnung als Standardformate für E-Rechnungen festgelegt, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen. ZUGFeRD bietet ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument umfasst. XRechnung hingegen ist ein reines XML-Format ohne Sichtkomponente und besonders für die Kommunikation mit öffentlichen Verwaltungen geeignet.
Auswahl der Versandwege
Neben der Wahl des richtigen Formats ist es auch wichtig, die derzeit genutzten Versandwege für Rechnungen zu prüfen. Ermitteln Sie, welche Übermittlungswege aktuell im Einsatz sind, beispielsweise E-Mail, Webservice oder SFTP, und ob diese auch für den Versand von E-Rechnungen geeignet sind. Achten Sie darauf, dass die gewählten Versandwege sicher und effizient sind und die Anforderungen der gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
3. Sicherstellung von Compliance und korrekter Archivierung
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist ein wesentlicher Aspekt der Umstellung auf E-Rechnungen. Überprüfen Sie, ob Ihre aktuellen Prozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Besonders wichtig ist die Einhaltung der Archivierungspflichten nach GoBD, HGB, AO und UStG. Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, was bedeutet, dass sie unverändert und für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von 6 bis 10 Jahren zugänglich bleiben müssen.
Überprüfung der Archivierungssysteme
Stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierungssysteme für die langfristige Speicherung von E-Rechnungen geeignet sind. Ihre Systeme müssen in der Lage sein, die strukturierten Daten der E-Rechnungen korrekt zu speichern und bei Bedarf schnell darauf zuzugreifen. Ein effizientes Dokumentenmanagement-System (DMS) kann hierbei eine wertvolle Unterstützung bieten, indem es die sichere Archivierung und den schnellen Zugriff auf Rechnungen ermöglicht.
4. Überprüfung und Anpassung von Software und Systemen
Kompatibilität mit EN 16931 prüfen
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert, dass alle relevanten Software- und ERP-Systeme im Unternehmen mit den neuen Anforderungen kompatibel sind. Überprüfen Sie Ihre bestehenden ERP-, FiBu- und DMS-Systeme auf ihre Kompatibilität mit der EN 16931 und den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Daten korrekt verarbeitet und archiviert werden. Dabei ist es besonders wichtig, die Anforderungen an Pflichtangaben, Formatierungen und Werte zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Prüfung der Rechnungsinhalte
Bereiten Sie sich darauf vor, die Inhalte Ihrer Rechnungen sorgfältig zu prüfen. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben in Ihren Systemen verfügbar sind und in der vorgegebenen Struktur ausgegeben werden können. Achten Sie auch darauf, dass Beträge, Mengen und Datumsangaben gemäß den Anforderungen der Norm berechnet und ausgegeben werden. Dies kann eine Anpassung Ihrer bestehenden Systeme und Prozesse erfordern, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und vollständig in die E-Rechnung übernommen werden.
5. Schulung der Mitarbeiter:innen und Anpassung der Prozesse
Schulung der Mitarbeiter:innen
Die Umstellung auf E-Rechnungen wird nur dann erfolgreich sein, wenn Ihre Mitarbeiter:innen gut auf die neuen Prozesse und Systeme vorbereitet sind. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen im Umgang mit E-Rechnungen und den damit verbundenen Softwarelösungen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die neuen Anforderungen verstehen und in der Lage sind, die neuen Prozesse effizient umzusetzen. Dies kann Schulungen zu den rechtlichen Anforderungen, den technischen Aspekten der E-Rechnung sowie zur Bedienung der neuen Software umfassen.
Anpassung der internen Geschäftsprozesse
Neben der Schulung Ihrer Mitarbeiter:innen ist es wichtig, Ihre internen Geschäftsprozesse an die neuen Anforderungen anzupassen. Dies kann die Umstellung von manuellen auf automatisierte Prozesse betreffen, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren. Überlegen Sie, wie Ihre Prozesse optimiert werden können, um die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen, beispielsweise durch die Integration von Rechnungsworkflows, die automatische Prüfung und Freigabe von Rechnungen sowie die revisionssichere Archivierung.
💡TIPP:
Suchen Sie frühzeitig das Gespräch mit den Beteiligten: Lieferanten, Kunden und Ihre eigene Buchhaltung.
Machen Sie sich jetzt bereit für die E-Rechnungspflicht!
Packen Sie es an – selbst oder mit unserer Unterstützung als spezialisierter Dienstleister in der Digitalisierung.
Finden Sie anhand dieser 5 Schritte heraus, wie viel Arbeit in Ihrem Fall zu erwarten ist für eine reibungslose Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht im B2B-Bereich.
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