d.velop invoices: Die digitale Rechnungsverarbeitung
Funktionsübersicht
Bereit für das Rechnungsmanagement von morgen?
Was d.velop invoices alles so kann!
Vereinfachen und automatisieren Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess – vom Rechnungseingang über den Rechnungsworkflow bis hin zur revisionssicheren Archivierung.
💡TIPP:
Vereinbaren Sie gerne einen Demo-Termin, um die Software hautnah zu erleben.
Funktionen von d.velop invoices
- Rechnungseingang: Import über flexible Eingangskanäle
- Rechnungserkennung: Auslesen und Extraktion der Daten
- Datenüberprüfung: Sichtkontrolle mit Unterstützung durch KI
- Rechnungsworkflow: Prüfen, Freigeben & Buchen
- Schnittstellen: Nahtlose Integration in Bestandssysteme
- Revisionssichere Archivierung: Alle Rechnungen stets im Blick
Rechnungseingang:
Papierbelege werden einem Scanner zugeführt, als PDF-Datei digitalisiert und importiert. Geht eine Rechnung in digitaler Form per Mail z.B. als X-Rechnung oder im ZUGFeRD-Format ein, wird sie voll automatisiert in die Software überführt.
Datenüberprüfung:
Nach der Erkennung stehen die ausgelesenen Daten zur Kontrolle und ggf. Bearbeitung bereit. Anwender:innen werden dabei durch eine Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt, welche permanent selbstständig aus den Eingaben lernt. So wird die Software mit der Zeit immer intelligenter und Erkennungsquoten stetig erhöht.
Rechnungsworkflow:
Sowohl der digitale Freigabe-Workflow als auch die Bedingungen für die einzelnen (Prüf-) Schritte, lassen sich gemäß Ihren Anforderungen individualisieren. Gestalten Sie Freigabeprozesse nach Ihren Regeln. Durch einen automatisierten 3-Way-Match fallen aufwendige manuelle Abgleiche weg und mit dem übersichtlichen Fälligkeitenmanagement und der Skontoampel haben Sie jederzeit alle Skontofristen im Blick.
Archivierung:
Die gebuchten Rechnungen werden revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt und sind zu jeder Zeit und von jedem Ort auffindbar. Der Zugriff wird dabei über individuelle Berechtigungsstrukturen gesteuert.
Integrationsmöglichkeiten mit d.velop invoices
Die digitale Rechnungsverarbeitung ist direkt mit Ihrer Buchhaltung verbunden und damit voll in Ihr Bestellwesen und Ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Diese Lösung digitalisiert und automatisiert sowohl die Erfassung als auch die Verarbeitung eingehender Rechnungen, was eine schnelle, transparente und einfache Abwicklung der Rechnungsprozesse ermöglicht – von der sachlichen Prüfung über die Freigabe bis hin zur finalen Buchung, alles GoBD-konform.
Unabhängig davon, ob Sie SAP, Microsoft Dynamics NAV/AX oder Microsoft SharePoint nutzen, bietet d.velop eine maßgeschneiderte Lösung. Auch andere ERP-Systeme wie ab-data, CIP, Finanz+ und H&H newsystem kommunal können problemlos angebunden werden.
Wichtiges Thema: Datensicherheit
GoBD
Elektronische Rechnungen sind natürlich kein „Freifahrtschein“, mit dem die Aspekte der GoBD umgangen werden können. GoBD ist die Kurzform für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassenen Grundsätze regeln die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung. Ziel des BMF ist es, mit den GoBD Rechtsklarheit und eine einheitliche Regelung für Unternehmen zu schaffen. Auf Basis der Abgabenordnung und der Einzelsteuergesetze verpflichten die GoBD nun buchführungspflichtige Unternehmen, Selbständige, Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen, alle steuerlich relevanten Daten gemäß den vorgegebenen Anforderungen aufzubewahren.
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD betreffen Klein- und Großunternehmen sowie Freiberufler:innen und selbstständige Personen. Zusammengefasst all diejenigen, die Gewinneinkünfte erzielen und steuerpflichtig sind.
Welche Dokumente betreffen die GoBD?
Die GoBD betrifft alle Daten, die für die Besteuerung von Relevanz sind. Dazu gehören gemäß § 147 Abs. 1 AO:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Rechnungsbücher
- Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Geschäfts- und Handelsbriefe
- E-Mails mit Geschäftsbriefen oder -vorgängen
Welche Dokumente sind steuerrechtlich relevant und digital zu bewerten?
- Finanzbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung
- Kostenrechnung
- Bankkonten
- Anlagenbuchhaltung
- Buchungsbelege
- Daten aus Kassensystemen
WEBINAR
GoBD-konforme Archivierung - Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung in Kombination mit einem DMS
In unserem Webinar erklären Ihnen Software-Experte Marcel Heumer und Rechtsanwalt Conrad Klöcker, warum sich die Einführung eines DMS und einer digitalen Rechnungsverarbeitung lohnt und von welchen Vorteilen Sie - neben einer Verfahrensdokumentation sowie der revisionssicheren Archivierung - profitieren.
