EINLEITUNG
Mit Software-Unterstützung Gesetze einhalten, effizienter arbeiten und Vertrauen gewinnen
Vorwort
Komplexe Anforderung im öffentlichen Dienst
Heutzutage stehen Behörden vor der anspruchsvollen Aufgabe, eine Vielzahl von Gesetzen, Verordnungen, Richtlinien und anderen rechtlichen Vorgaben einzuhalten. Diese Verpflichtungen sind nicht nur essenziell für die Gewährleistung von Rechtsstaatlichkeit, sondern auch für die effiziente Erfüllung öffentlicher Aufgaben. Dabei stoßen herkömmliche Verwaltungsprozesse zunehmend an ihre Grenzen, insbesondere in einer digitalisierten Welt, die nach schnellen, transparenten und nachvollziehbaren Lösungen verlangt. Hier bieten softwaregestützte Lösungen, wie z. B. ein Dokumentenmanagement-System (DMS), eine vielversprechende Antwort.
Digitale Lösungen liefern sinnvolle Unterstützung
Ein DMS ist weit mehr als bloß ein digitales Archiv. Es handelt sich um die notwendige Basis, welche die Effizienz in der Verwaltung erheblich steigern kann. Dieser Basis schließen sich weitere Werkzeuge an: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, die rechtskonforme Archivierung und die transparente Nachverfolgung von Dokumenten unterstützt die Software Ihre Verwaltung bei der Einhaltung komplexer rechtlicher Rahmenbedingungen. Dies gilt insbesondere für die Umsetzung spezifischer Gesetze wie dem § 2b UStG, der die Umsatzsteuerpflicht öffentlicher Einrichtungen regelt, oder dem E-Government-Gesetz (EGovG), das die Digitalisierung der Verwaltung vorantreibt.
Ihre Ansprechpartnerin
Pia Lesker
Sales Development Representative Public Sector | d.velop AG
E-Mail: pia.lesker@d-velop.de
Sie möchten das Whitepaper als PDF-Dokument erhalten? Kein Problem, die Datei können Sie sich einfach per Klick herunterladen. Für eine optimale Darstellung aller Inhalte empfehlen wir Ihnen jedoch das E-Book.
gemeldete Datenpannen
gingen im Jahr 2023 bei den deutschen Aufsichtsbehörden ein.*
Einzelvorschriften
gibt es in Deutschland, die potenziell relevant für die öffentliche Verwaltung sind.
elektronische Dokumente
werden monatlich an deutsche Gerichte übermittelt, was den Papierverbrauch reduziert.
* Quelle: Compliance Essentials GmbH, DSGVO-PORTAL, 06. März 2024, Rückblick DSGVO-Bußgeldverfahren und Datenpannen 2023
Regulatorische Anforderungen erfüllen mit einem DMS Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit in einer Behörde, sondern stellt auch sicher, dass alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen effizient und rechtssicher erfüllt werden. Dies trägt zur Risikominimierung, Kostensenkung und zur Steigerung der Effizienz und Bürgerzufriedenheit bei. Es bietet der öffentlichen Hand zahlreiche konkrete Nutzen bei der Umsetzung und Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und anderen Vorschriften. Wir haben 10 davon zusammengefasst. Im weiteren Laufe des Whitepapers werden wir auf die wichtigsten Nutzen noch ausführlicher eingehen:
1. Effizienzsteigerung
Ein DMS ermöglicht die Automatisierung von Routineaufgaben wie Dokumentenablage, Versionierung, und das Einhalten von Aufbewahrungsfristen. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Durch digitale Workflows können Genehmigungsprozesse beschleunigt und interne Abläufe effizienter gestaltet werden, was zur Einhaltung von Fristen beiträgt.
2. Rechtssicherheit
Ein DMS gewährleistet die rechtskonforme und revisionssichere Archivierung von Dokumenten, was bei Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen von entscheidender Bedeutung ist. Es wird eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit von Änderungen an Dokumenten gewährleistet, was wichtig ist, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Rechtsstreitigkeiten vorzubeugen.
3. Gesetzverwaltung
Ein DMS kann speziell auf die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie DSGVO, GoBD oder spezifische Aufbewahrungsfristen ausgelegt werden. Es bietet Funktionen wie automatisierte Löschfristen und Zugriffskontrollen. Die Software kann Berichte generieren, die zeigen, wie und wann gesetzliche Vorschriften erfüllt wurden, was für interne und externe Audits nützlich ist.
4. Zentralisierte Rechtevergabe
Durch ein DMS können Behörden sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Dokumente haben, was besonders wichtig für die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien ist. Es erlaubt zudem die zentrale Verwaltung aller relevanten Dokumente und Informationen, was die Einhaltung von Vorgaben erleichtert und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen fördert.
5. Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Ein DMS schafft transparente Prozesse durch klare Ablagestrukturen und nachvollziehbare Workflows, was für die Einhaltung von Verordnungen und internen Richtlinien essenziell ist. Das System protokolliert jede Änderung und jeden Zugriff, was die Nachvollziehbarkeit sicherstellt und bei Bedarf detaillierte Berichte liefert.
6. Risikominimierung
Durch die Automatisierung und Standardisierung von Dokumentenprozessen wird die Fehlerquote minimiert, was das Risiko von Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben reduzieren kann. Die Software-Lösung kann Behörden durch automatische Benachrichtigungen und Warnungen unterstützen, wichtige Fristen einzuhalten.
7. Kostensenkung
Durch die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Dokumenten werden Druck-, Lager- und Archivierungskosten gesenkt. Mitarbeitende können sich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren, da zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten reduziert werden.
8. Verbesserte Zusammenarbeit
Ein DMS erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb der Behörde und mit externen Partnern, indem es einen gemeinsamen Zugriff auf relevante Dokumente und Informationen ermöglicht. Durch die zentrale Ablage und das einfache Auffinden von Dokumenten wird Doppelarbeit vermieden.
9. Schnellere Anpassung an neue Vorschriften
Ein DMS lässt sich an neue gesetzliche Anforderungen oder interne Richtlinien anpassen, was die Implementierung von Änderungen effizienter gestaltet. Es kann zudem Schulungsunterlagen und Richtlinien zentral bereitstellen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitende auf dem neuesten Stand sind.
10. Erhöhte Bürgerfreundlichkeit
Ein DMS ermöglicht schnellere Bearbeitungszeiten und verbessert somit den Service für Bürger:innen, was besonders bei der Umsetzung von Gesetzen wie dem OZG 2.0 (Onlinezugangsgesetz) von Vorteil ist. Ein digitaler Bürgerservice kann den Zugang zu relevanten Informationen für Bürger:innen erleichtern, was Vertrauen in die öffentliche Verwaltung fördert.
