Prozessautomatisierung
Sind die Prozesse erst digitalisiert, ist eine Automatisierung die logische und sinnvolle Konsequenz. Die Prozessautomatisierung ist entscheidend für Finanzinstitute und Versicherungen, um handlungsfähig zu bleiben. Sie ist so wichtig, weil repetitive manuelle Aufgaben viel Zeit kosten und Mitarbeitende binden. Die Automatisierung ermöglicht ein effizienteres und produktiveres Wirtschaften. Dafür braucht es ein gutes Konzept und die geeigneten Tools, damit am Ende keine Insellösung entsteht. Das Ziel sind vielmehr durchgehende, medienbruchfreie, digitale Geschäftsprozesse.
Definition: Was ist Prozessautomatisierung?
Der Begriff Prozessautomatisierung beschreibt die Optimierung von manuellen Routineprozessen mithilfe von digitalen Technologien. Ziel dieser Automatisierung ist es, dass Finanzinstitute und Versicherungen ihre betrieblichen Abläufe verbessern und dadurch Kosten, Zeit und Ressourcen sparen. Ebenso geht es darum, das Fehleraufkommen zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Die Automatisierung von Prozessen kann dabei verschiedene Technologien und Tools umfassen. Dazu zählen beispielsweise Workflow-Management-Systeme, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder die digitale Rechnungsverarbeitung, die digitale Postzustellung oder das Vertragsmanagement.
Diese Arten von Prozessen gibt es im Finanz- und Versicherungswesen
Prozesse (oder auch Workflows) kommen in allen Finanzinstituten und Versicherungen zum Einsatz - egal in welcher Größenordnung Sie sich befinden. Im Folgenden finden Sie eine Liste der häufigsten Beispiele für automatisierte digitale Prozesse in Unternehmen:
- Posteingangsverteilung
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Reklamationsmanagement
- Beschwerdemanagement
- Genehmigungsworkflows
- Qualitätsmanagement
- Stammdatenprozesse
- Personal- und Bewerbermanagement
- Urlaubsanträge
Vorteile der Prozessautomatisierung für Finanzinstitute & Versicherungen
Effizienzsteigerung
Automatisierte Prozesse sind schneller und präziser als manuell ausgeführte Prozesse. Das sorgt für mehr Effizienz.
Kostenreduzierung
Die Automatisierung von Prozessen ermöglicht Finanzinstituten und Versicherungen das Einsparen von Kosten für manuelle Arbeiten, die ansonsten durch Mitarbeitende erledigt werden müssten.
Konsistenz und Genauigkeit
Automatisierungen sind konsistenter und genauer als manuelle Prozesse. Sie führen zu einer besseren Einhaltung von Standards und (gesetzlichen) Vorschriften.
Skalierbarkeit
Automatisierte Prozesse sind leicht skalierbar. So genügen sie den Anforderungen wachsender Unternehmen, denn es spielt keine Rolle, wie hoch das Aufkommen ein und desselben Prozesses ist. Und: Zusätzliche Ressourcen sind dafür nicht erforderlich.
Zeitersparnis
Durch die Prozessautomatisierung sparen Mitarbeitende viel Zeit, welche sie für wichtige strategische Aufgaben verwenden können.
Fehlervermeidung
Automatisierungen können so gestaltet werden, dass sie Fehler minimieren, was zu einer höheren Qualität führt.
Analytische Möglichkeiten
Automatisierte Workflows helfen Unternehmen beim Sammeln und Analysieren von Daten. So werden wertvolle Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung und Prozessoptimierung gewonnen.
Transparenz
Digitalisierte Prozesse ermöglichen ein schnelles Prüfen, in welchem Stadium sich Dokumente befinden und wo diese aktuell vorliegen. Das wirkt sich nicht zuletzt auch positiv auf die Bürger:innen aus, die zügig Auskunft über den Antragsstatus erhalten.
Tools zur Prozessautomatisierung
Die Auswahl der richtigen Technologie erfordert ein gewisses Verständnis für die Zusammenhänge. Da sind einerseits die spezifischen Anforderungen des Finanzinstituts, der Versicherung oder sogar der BaFin. Andererseits sind es die Möglichkeiten, die Technologien im Allgemeinen bieten können. Ein Anforderungskatalog hilft bei der Auswahl; ein Gespräch auf Augenhöhe mit Digitalisierungsexperten:innen verschafft einen Überblick über das, was technisch möglich ist oder einmal sein wird.
1. Dokumentenmanagement-System (DMS)
Das Dokumentenmanagement von d.velop ist ein zentraler Ausgangspunkt bei der Prozessautomatisierung: Weg vom Papier und Medienbrüchen - auf zu digitalen Prozessen. Mit einem DMS lassen sich im Büro allerlei Routineaufgaben automatisieren. Es ermöglicht zudem die Archivierung aller relevanten und aufbewahrungspflichtigen Dokumente in elektronischer Form. In diesem zentralen System verbleiben die Informationen revisionssicher und auffindbar.
2. Digitale Rechnungsverarbeitung
Die Verarbeitung von Rechnungen ist eine der repetitiven Prozesse, welche sich einfach automatisieren lassen: Die digitale Rechnungsverarbeitung, die sowohl den Abgleich der Stammdaten als auch die Überprüfung und die Freigabe der Rechnung übernimmt.
3. Digitales Vertragsmanagement
Das digitale Vertragsmanagement ist ein weiterer Prozess, den Finanzinstitute und Versicherungen optimieren können. Es betrifft sämtliche Phasen des Vertragslebenszyklus – von der Erstellung über die Abstimmung der Vertragsdetails bis hin zur Kündigung oder Verlängerung.
4. Digitale Unterschrift
Dank der digitalen Signaturlösung von d.velop lassen sich nicht nur Papier und Porto sparen, sondern auch jede Menge Zeit. Denn die elektronische Unterschrift ist ortsunabhängig nutzbar, als Qualifizierte Elektronische Signatur rechtsgültig und sicher in der Verwendung.
5. Digitales Prozessmanagement
Mit dem d.velop process studio bilden Fachabteilungen eigenständig ihre Prozesse ab und automatisieren diese: Die Fachabteilung beschreibt den Prozess und gibt an, welche Informationen an welchen Stellen benötigt werden - Ihre IT stellt sicher, dass die Informationen aus anderen Systemen verfügbar sind.
Praktische Anwendungsfälle für die Prozessautomatisierung
Automatisierung des Kreditgenehmigungsprozesses im Finanzsektor
- Antragsdatenerfassung: Kunden reichen Kreditanträge online ein. Das System erfasst automatisch die erforderlichen persönlichen und finanziellen Informationen.
- Datenverarbeitung und Analyse: Algorithmen analysieren die Kreditanträge unter Berücksichtigung von Bonität, Einkommen, Schulden und anderen relevanten Faktoren. Das System bewertet die Kreditwürdigkeit basierend auf vordefinierten Regeln und statistischen Modellen.
- Risikobewertung und Entscheidungsfindung: Das System bewertet das Risiko jeder Anfrage und trifft automatisierte Kreditentscheidungen. Bei niedrigem Risiko erfolgt eine automatische Genehmigung, bei hohem Risiko eine Ablehnung.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Kunden erhalten automatisch eine Benachrichtigung über die Kreditentscheidung per E-Mail oder App.
- Manuelle Überprüfung (optional): Bei marginalen Fällen oder Unklarheiten können Kreditanträge an menschliche Prüfer weitergeleitet werden.
Automatisierung der Schadensmeldung in Versicherungen
- Schadenmeldung: Versicherte melden einen Schaden im Versicherungsportal. Das System erfasst automatisch die erforderlichen Kontaktinformationen und Informationen zum Schadensfall.
- Schadensprüfung: Das System überprüft automatisch die Kosten anhand von internen Preislisten, Versicherungsverträgen und geltenden Richtlinien.
- Dokumentation: Die Schadensmeldung sowie Entscheidung über Kostenübernahme wird automatisch dokumentiert und kann für eine spätere Referenz abgerufen werden.
- Kommunikation an den Versicherten: Versicherte erhalten automatische Benachrichtigungen über die Schadensregulierung und den eventuellen Eigenanteil.
- Schadensregulierung: Die Versicherung zahlt den Schadensersatz entsprechend der Dokumentation automatisch an die Versicherten aus.
Was müssen die Tools mitbringen und können?
Es gibt einige Anbieter, die sich auf Software zur Prozessautomatisierung spezialisiert haben. Die Auswahl der richtigen Technologie erfordert allerdings ein gewisses Verständnis für die Zusammenhänge. Da sind einerseits die spezifischen Anforderungen des Finanzinstituts oder der Versicherung und andererseits die Möglichkeiten, die Technologien im Allgemeinen überhaupt bieten können. Ein Anforderungskatalog hilft bei der Auswahl, ein Gespräch auf Augenhöhe mit einem erfahrenen Digitalisierer verschafft einen Überblick über das, was technisch möglich ist oder einmal sein wird.
Herausforderung: Integration in die bestehende Systemlandschaft
Die Integration von Prozessautomatisierungen in die bestehende Systemlandschaft kann eine Herausforderung sein. Manche Systeme sind möglicherweise nicht vollständig kompatibel oder erfordern die Verwendung von Schnittstellen, um Daten zwischen den Systemen zu übertragen. Ein Anbieter mit hoher Integrationsexpertise und vielen standardisierten Schnittstellen ist ein guter Weg zum Erfolg.
Künstliche Intelligenz (KI) mitdenken
Wer nach bestimmten Tools zur Prozessdigitalisierung sucht, sollte bei der Auswahl eines Anbieters bereits an die Zukunft denken. Das heißt: Es ist empfehlenswert, sich bei seinem potenziellen Software-Anbieter zu erkundigen, welche Rolle künstliche Intelligenz aktuell in seinen Produkten spielt – und welche Rolle sie einmal spielen soll. Gibt es schon Geschäftsprozesse, die sich mithilfe von KI automatisieren lassen? Und existieren Bestrebungen, KI künftig in der Produktpalette noch breiter auszurollen? Es sieht nämlich so aus: Das Thema KI ist das Thema in Verbindung mit der Digitalisierung in der Finanz- und Versicherungswirtschaft.
Deep Learning und Large Language Models
Die Integration von KI in Produkte und Apps ist vielfältig. KI impliziert zum Beispiel moderne Methoden wie Deep Learning und Large Language Models (LLM). Diese helfen dabei, die digitale Transformation von Arbeitsprozessen zu unterstützen und innovative Lösungen, beispielsweise für unterschiedliche Dokumenttypen, bereitzustellen. Auf Dokumente bezogen, sind folgende Szenarien denkbar:
- Automatisierte Trennung und Erkennung von Dokumentenarten
- Automatische Datenextraktion mithilfe von Mustererkennung
- KI-basierte Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten
- Intelligente Extraktion von Informationen aus Belegen
- Smarte Content-Services zur Automatisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen
- Durch LLM & KI per Button mit Dokumenten interagieren
- Automatische KI-gestützte Dokumentenerkennung und -zusammenfassungen
- Echtzeit-Chat-Funktion für Fragen zum Dokument
- Speech-to-Text und Text-to-Speech kombiniert
- Dokumentenzusammenfassungen vorlesen lassen
- Beispiel: Vorbereitung auf Meetings während der Fahrt
In 4 Schritten zur Automatisierung von Routineaufgaben
