Prozessmodellierung
Definition Prozessmodellierung
Unter Prozessmodellierung ist die grafische Darstellung von Prozessen und Workflows zu verstehen. Die visuelle Darstellung dient dem leichteren Verständnis von Abläufen, aber auch, um ineffiziente Abläufe zu erkennen und Anpassungen vornehmen zu können.
Geschäftsprozesse sind im Finanz- und Versicherungswesen weit verbreitet. Das bedeutet aber noch lange nicht, dass sie auch effizient sind. Manche Prozessschritte sind sogar überflüssig, fressen Zeit und sind richtig teuer. Prozessmodellierung kann dabei helfen, Prozesse von Anfang bis Ende wirklich effizient zu gestalten und ineffiziente Schritte aufzudecken.
Warum ist Prozessmodellierung wichtig?
Die Prozessmodellierung verfolgt ein Ziel: Die vereinfachte Darstellung von komplexen Prozessen. Durch die grafische Übersicht entsteht eine Basis zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Die Prozessmodellierung dient unter anderem dazu,
- … ineffiziente Prozesse aufzudecken: Unnötige Schritte, Engpässe, Lücken oder Automatisierungsmöglichkeiten können im Prozessablauf besser erkannt werden.
- … Zeit und Kosten zu sparen: Die Eliminierung unnötiger Schritte und die Automatisierung der verbleibenden Schritte sparen viel Zeit und reduzieren die Betriebskosten stark.
- … Automatisierungen zu ergänzen: Banale Tätigkeiten, die automatisiert werden könnten, werden erkennbar. Monotone Prozesse gehören der Vergangenheit an.
- … Mitarbeitende zu entlasten: Unnötige Schritte sind für die Mitarbeitenden demotivierend. Die Zeit könnte sinnvoller genutzt werden, was die Motivation der Mitarbeitenden erhöht.
- … Verantwortlichkeiten und Kommunikation zu koordinieren: Verantwortlichkeiten für einzelne Schritte werden deutlich, die Kommunikation zwischen Personen oder Einheiten vereinfacht.
- … Geschäftsprozesse zu digitalisieren: Die Digitalisierung und die Automatisierung von Geschäftsprozessen erleichtern das Leben im Arbeitsalltag. Stichwort: Workflow-Management.
Fachabteilungen modellieren Prozesse zukünftig selbst
Fachabteilungen erkennen schnell ineffiziente Schritte und Probleme, weil sie den Geschäftsprozessen am nächsten stehen. Sie wissen genau, welche Schritte gut funktionieren und welche völlig sinnlos sind. Deshalb haben Fachabteilungen das Bedürfnis, ineffiziente Prozessschritte selbst zu eliminieren, anstatt auf die IT-Abteilung warten zu müssen.
Fachkräfte können nun den ersten Schritt machen und selbstständig ihre Prozesse skizzieren, ohne den längeren Weg über die IT-Abteilung gehen zu müssen. Dadurch verringert sich der eigentliche Entwicklungsprozess enorm. Es treten weniger Kommunikationsfehler auf. Ein positiver Nebeneffekt besteht zudem darin, dass eigens entwickelte Prozesse lieber in der Abteilung genutzt werden.
Prozessmodellierung ohne IT-Kenntnisse – so geht’s!
Mithilfe von No-/Low-Code-Plattformen können die Mitarbeitenden der IT-Abteilung oder auch Key-User in Verwaltungsabteilungen einen Prozess, wie die Überlastungsanzeige, ganz einfach modellieren sowie die zugehörigen Formulare erstellen.
Mit geeigneten Editoren wie dem d.velop process studio werden Prozesse mittels verschiedener Elemente skizziert. Hierbei können externe Systeme nahtlos integriert und Daten problemlos einbezogen werden. Wie das aussehen kann, zeigt das nebenstehende Video.
