Erfolgsfaktoren für Organisationen
Erfolgsfaktoren
Arbeitsabläufe sind in den allermeisten Büros zwischen Oberstdorf und Glücksburg, Aachen und Görlitz straff durchorganisiert. Über viele Jahre haben sich in Behörden, Hochschulen und Kammern Routinen etabliert. Sprich: Es gibt feste Schrittabfolgen, um die Effizienz der Abläufe zu erhöhen. Solche systematischen Arbeitsabläufe nennt man auch „Geschäftsprozesse“. Und diese Geschäftsprozesse können sowohl manueller als auch automatisierter Natur sein.
Digitale Verwaltung
Geschäftsprozesse – in jeder Organisation oder Institution gibt es sie. Mal größer, mal kleiner. Meistens handelt es sich dabei um zeitfressende, manuelle Routineaufgaben, die immer wieder von Ihnen oder Ihren Mitarbeitenden durchgeführt werden müssen. Dennoch sind sie unerlässlich und ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit Ihrer Organisation.
Je häufiger ein Prozess im Arbeitsalltag vorkommt, desto stärker wird der Schmerz, welchen vor allem Mitarbeitende in den Fachabteilungen bei der manuellen Abarbeitung verspüren. Gleichermaßen steigt aber auch das Potenzial, welches eine Digitalisierung und Automatisierung eben jener Prozesse mit sich bringt.
Dass dieses Potenzial im Public Sector noch lange nicht ausgeschöpft ist, zeigen die Ergebnisse einer aktuellen Befragung der next:public GmbH mit dem Titel "Barometer Digitale Verwaltung: Zwischen Anforderungen der Gegenwart und Herausforderungen der Zukunft".
Bundesebene
der Befragten in Bundesverwaltungen stimmen der Aussage 'Meine Behörde erkennt und nutzt die Chancen der Digitalisierung.' voll und ganz bzw. eher zu.
Länderebene
der Befragten in Landesverwaltungen stimmen der Aussage 'Meine Behörde erkennt und nutzt die Chancen der Digitalisierung.' voll und ganz bzw. eher zu.
Kommunalebene
der Befragten aus kommunalen Verwaltungen stimmen der Aussage 'Meine Behörde erkennt und nutzt die Chancen der Digitalisierung.' voll und ganz bzw. eher zu.
Quelle: next:public GmbH, Barometer Digitale Verwaltung - Zwischen Anforderungen der Gegenwart und Herausforderungen der Zukunft, 12/2023
Automatisierung von repetitiven Prozessen
Prozesse sind dann kritisch, wenn sie festgefahren sind und analog ablaufen, denn dann kosten sie besonders viel Zeit. Sie entwickeln sich zu lästigen Routinen – auf Kosten der Sorgfalt und der Mitarbeitendenzufriedenheit. Das Gute: Diese Prozesse, wie z. B. Hundesteueranmeldung, sind prädestiniert für Automatisierungen. Ebenso kann jede Buchhaltung entlastet werden, wenn die Dateneingabe bei der Rechnungsverarbeitung digitalisiert und automatisiert wird. Schließlich verschafft die Automatisierung Raum sowie Zeit für sinnvolle strategische Tätigkeiten.
Interne Verbesserungsvorschläge vorantreiben
Die Sehnsucht nach einer Automatisierung verspüren allerdings nur diejenigen, die tagtäglich mit analogen Prozessen konfrontiert werden. Wer intern eine Automatisierung anstoßen möchte, hat den immergleichen Weg vor sich: Meldung in der überlasteten IT-Abteilung und eine lange Wartezeit. So können teilweise Monate vergehen, bis ein Prozess optimiert ist. Davor schrecken viele zurück und führen die Tätigkeiten weiter manuell aus. Moderne Software kann Sie jedoch dabei unterstützen, die Umsetzung zu vereinfachen und den Schritt hin zu einer digitalen Verwaltung zu beschleunigen.
Geschäftsprozesse: Grundlage für erfolgreiche Geschäftstätigkeit
Dabei sind Geschäftsprozesse für öffentliche Verwaltungen, Hochschulen und Kammern von enormer Bedeutung. Denn sie bestimmen die Art und Weise, wie eine Organisation arbeitet und Geschäfte tätigt. Sie stellen zudem die Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit dar. Geschäftsprozesse haben direkten Einfluss auf die Leistung einer Organisation und bestimmen darüber hinaus die grundlegende Struktur sowie die Abläufe. Mit der Digitalisierung der Prozesse lässt sich ein großer Stein ins Rollen bringen, der sowohl für Mitarbeitende als auch Bürger: innen oder Studierende Mehrwerte stiften kann.
Organisationen aus dem Public Sector, die Ihre Prozesse bereits digitalisiert haben
Fachhochschule Münster
Die FH Münster setzt auf eine ECM-Technologie zur Verbesserung der internen Prozesse wie z. B. bei der Beauftragung von externen Lehrkräften.
Auch die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements trägt maßgeblich zur kontinuierlichen Prozessoptimierung der Hochschule bei.
Gemeinde Ascheberg
Auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems führt der Werra-Meißner-Kreis die elektronische Akte ein. Damit löst der Kreis die bisherigen Insellösungen ab und implementiert eine organisationsweit einheitliche, durchgehende Aktenführung.
Davon ausgehend wird die Digitalisierung anschließender Verwaltungsprozesse weiter vorangetrieben.
Wissenswertes auf dem d.velop Blog
Effektives Prozessmanagement: Grundlagen und Methoden
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Vom Papierchaos zur digitalen Organisation – Prozessmanagement für die öffentliche Verwaltung
Kurze Bearbeitungszeiten, fehlerfreie Arbeitsabläufe – natürlich alles unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Ansprüche an öffentliche Verwaltungen steigen mit dem Fortschreiten der Digitalisierung. Prozess-management spielt dabei für die Digitalisierung von öffentlichen Verwaltungen sowie für Aspekte des E-Governments eine entscheidende Rolle. Daher werfen wir in diesem Artikel einen Blick auf die Bedeutung des Prozessmanagements für Behörden und Hochschulen.
Ganzheitliche Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Die fortschreitende Digitalisierung macht auch vor dem öffentlichen Dienst nicht Halt. Doch was bedeutet die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen genau und wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Darüber berichtetet Andreas Schreiber vom Kommunalservice Mecklenburg AöR (KSM) in seinem Vortrag bei den d.velop public sector days. Die KSM begleitet im Unternehmensverbund mit der SIS (Schweriner IT- und Servicegesellschaft mbh) die Digitalisierung der kommunalen Kunden und Träger in Westmecklenburg.
