Geschäftsprozesse im Public Sector
Was ist ein Geschäftsprozess?
Bei einem Geschäftsprozess handelt es sich um eine Verkettung mehrerer Tätigkeiten, die inhaltlich abgeschlossen sind und gemeinsam ein ganz bestimmtes Ergebnis erzielen wollen. Ein Geschäftsprozess spielt sich üblicherweise auf mehreren Geschäftsebenen ab.
Deshalb ist es wichtig, dass jedes Glied in der Kette weiß, was es wann zu tun hat. Nebenstehend finden Sie gängige Beispiele für Geschäftsprozesse in öffentlichen Verwaltungen.
Geschäftsprozesse stellen die Grundlage für eine effiziente und erfolgreiche Geschäftstätigkeit dar. Sie sind deshalb von enormer Bedeutung, da sie grundlegende Strukturen und Abläufe bestimmen und somit direkten Einfluss auf die Produktivität und Rentabilität der Organisation haben.
Typische Anwendungsbereiche im Public Sector
- Beschaffung & Vergabe: Prozesse bei der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen für den öffentlichen Bedarf, von der Bedarfsanalyse über die Ausschreibung bis zur Abrechnung
- Personalabteilung: Aktivitäten im Bereich der Rekrutierung, Administration, Personalentwicklung und -betreuung
- Projektmanagement: Prozesse zur Genehmigung und Freigabe von Anträgen, Verträgen und weiteren projektspezifischen Unterlagen
- Klausureinsicht: Prozesse für Hochschulmitarbeitende und Studierende rund um die Studierendenverwaltung
- IT-Abteilung: Unterstützende Prozesse auf Basis von Informationstechnologien, abgestimmt auf die vorhandene IT-Infrastruktur
Wo kommen Geschäftsprozesse vor?
Wann immer Menschen an etwas arbeiten, sind sie zumeist automatisch ein Teil von ihnen: Geschäftsprozesse. Sie reichen von stark zu schwach strukturierten Abläufen, können klein und überschaubar sein, aber auch hochkomplex sowie die eigenen Organisationsgrenzen überschreiten.
Kontinuierliche Optimierung sorgt für nachhaltige Effektivität
Geschäftsprozesse regeln betriebswirtschaftliche Aspekte und die Abfolge von Arbeitsschritten, bis am Ende eine perfekte Lösung oder eine professionelle Dienstleistung das Licht der Welt erblickt. Einerseits bieten Geschäftsprozesse Sicherheit, weil sie immer wiederkehren. Doch es gibt auch eine Kehrseite: Denn in den seltenen Fällen sind Geschäftsprozesse dauerhaft und ohne Optimierungen effektiv.
Warum häufig dennoch nichts passiert? Weil Geschäftsprozesse bequem sind. Dabei benötigen sie regelmäßige Pflege, ein engagiertes Business Process Management (BPM), das die Geschäftsprozesse permanent überprüft, steuert und optimiert. Eine kleine Übersicht verdeutlicht die Vielfältigkeit von digitalen Prozessen von Organisationen des öffentlichen Rechts:
Hochschulen & Universitäten
- Bewerbung
- Zulassung
- Einschreibung & Exmatrikulation
- Lehrauftragsvergabe
- Kursevaluation
- Forschungsprojekte
- Dienstreise / Reisekosten
- Urlaubsantrag
- Schadensmeldung
- Drittmittelvergabe
- Lizenzbestellungsworkflow
Behörden
- Genehmigung / Freigabeverfahren
- Erstattung von Auslagen
- Interne Aufträge
- Personalratsbeteiligung
- Bewohnerparkausweis
- Hundesteueranmeldung
- Stellungnahme Bauantrag
- Fremdersuchen Vollstreckung
- Führerscheinkontrolle
- An- & Abmeldung Gesundheitsfachberufe
- Mülltonnen-Ab- & Anmeldung
Kammern
- Mitglieder-Adressänderung
- Posteingangsverteilung
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Arbeitszeiterfassung
- Telearbeitsantrag
- Fortbildungsantrag
- Gehaltsabrechnung
- Stellenbesetzung
- Krankmeldung
- IT-Prozess
- Rechnungsfreigabe / -prozess
Praxis-Beispiel: Bewohnerparkausweis
In diesem kurzen Video sehen Sie, wie Verwaltungsprozesse, für die es keine (vollständige) Fachverfahrenslösung gibt, durchgängig digitalisiert werden können. Am Beispiel der Beantragung eines Bewohnerparkausweises sehen Sie in einer Live-Demo, wie mithilfe von Software eine vollständige Prozessdigialisierung bis hin zu den Bürger:innen möglich ist.
5 Gründe für die Einführung von Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung
- Digitalisierung nutzen, um Prozesse neu zu denken
- Automatisierung und Optimierung von Prozessen
- Medienbruchfreies Arbeiten
- Prozessabbildung bei fehlenden Fachverfahren
- Ganzheitliches Dokumentenmanagement
1. Prozessstart: Der Auslöser, z. B. ein papierbasiertes Poststück oder eine elektronische Rechnung, wird als eingehendes Dokument erfasst und registriert. Bereits an dieser Stelle ist es wichtig, dass die digitale Erfassung und Zuordnung gesetzeskonform realisiert wird.
2. Prozessdurchlauf: Die Kernphase umfasst mehrere Einzelprozesse beim be- und verarbeiten des Dokuments. Modellierung, Automatisierung und Überwachung spielen eine tragende Rolle, um die organisationsweite Steuerung des Prozesses zu erleichtern.
3. Prozessende: Am Ende steht ein Ergebnis, z. B. die Dokumentenzustellung, welche kommuniziert, korrekt abgeschlossen und revisionssicher archiviert werden muss. Dadurch ergibt sich gleichzeitig eine Transparenz in der Nachverfolgung.
