Hyperautomation als Trend
Definition: Hyperautomation
Hyperautomation ist ein strategischer Ansatz in Organisationen, um so viele Geschäfts- und IT-Prozesse wie möglich zu identifizieren, zu überprüfen und zu automatisieren. Es handelt sich bei Hyperautomation um keine neue Technologie an sich, sondern um einen orchestrierten Einsatz mehrerer bestehender Technologien, Tools oder Plattformen. Dazu zählen: künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen, ereignisgesteuerte Softwarearchitektur, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), Geschäftsprozessmanagement (BPM) und intelligente Geschäftsprozessmanagement-Suiten (iBPMS), Integrationsplattformen als Service (iPaaS), Low-Code/No-Code-Tools, Softwarepakete und andere Arten von Tools zur Entscheidungs-, Prozess- und Aufgabenautomatisierung.
3 Gründe für die Hyperautomation in Organisationen
1.
Effizienzgewinn & Senkung der Betriebskosten
Indem so viele Prozesse wie möglich automatisiert sind, können die Vorteile einer gesteigerten Produktivität genutzt werden, um einer wachsenden Nachfrage nachzukommen. Sie können bspw. IT-Teams bei der Bewältigung der sich häufenden Projekte helfen und eine bessere Einhaltung von Vorschriften gewährleisten. Automatisierung minimiert zudem die Möglichkeit menschlicher Fehler. Dieses Vorhaben gewinnt durch Hyperautomation weiter an Schnelligkeit. Das Ergebnis sind gestraffte Geschäftsprozesse, die den Bedarf an menschlichen Eingriffen reduzieren, die Effizienz steigern und Kosten sparen.
2.
Positionierung als attraktiver Arbeitgeber
In Zeiten des Fachkräftsmangels sowie einer "Digital-First-Welt" müssen sich Behörden, Hochschulen und Kammern sowohl als Arbeitgeber als auch wirtschaftlich handelnde Organisation im gesamten Arbeitsumfeld behaupten. Eine Möglichkeit zur Positionierung als attraktiver Arbeitgeber im nationalen, aber auch europäischen und internationalem Vergleich, bietet die Prozessautomatisierung. Daher sollten Sie sich bereits frühzeitig mit den Chancen auseinandersetzen und dabei ganzheitliche Ansätze und moderne Technologien berücksichtigen.
3.
Sinnstiftende Aufgaben für Mitarbeitende
Hinter Hyperautomation steckt der Gedanke, Ihren Mitarbeitenden sinnvolle Tätigkeiten zukommen zu lassen. Passend zu ihren Kernkompetenzen können Menschen Aufgaben mit einem höheren Grad an Komplexität erhalten, indem die ausgeführten monotonen Tätigkeiten von einer Maschine oder Software erledigt werden. Dies sorgt nicht nur für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern auch für die gesamte Wertschöpfung Ihrer Organisation.
Hyperautomation etablieren: Aber wie?
Mitarbeitende sollten entsprechende Freiräume haben und motiviert werden, Optimierungen durch Automatisierungen zu bedenken. Dabei ist es wichtig, sicherzustellen, dass möglichst viele Mitarbeitende Potenziale für Optimierungen wahrnehmen. So sind gerade im Arbeitsalltag Tätigkeiten zu beobachten, die wiederkehrend und gleichzeitig wertschöpfend sowie sinnvoll sind. Es liegt nahe, derartig monotone Aufgaben mit gegebenen Werkzeugen als Erstes zu automatisieren. Diese Perspektive bietet einen idealen Ansatz, das Thema Prozessautomatisierung ganz natürlich in der Organisationskultur zu verankern.
No-Code-Ansätze in der Hyperautomation
Durch den No-Code-Ansatz versetzt d.velop mit seinem process builder die Fachbereiche in die Lage, ihre Dokumentenprozesse bereits in der richtigen Tool-Landschaft zu modellieren. Die IT-Abteilung übernimmt die Implementierung der Kommunikationsstrecken, die zudem so entwickelt werden können, dass sie in anderen Fachprozessen wiederverwendet werden können.
Dadurch wird der Entwicklungsprozess verschlankt, die Grenzen von No-Code werden direkt von der IT-Abteilung abgefangen, der entstandene Prozess reduziert monotone Tätigkeiten und verschafft den Fachbereichen Zeit für wichtigere Dinge.
Künstliche Intelligenz (KI) mitdenken
Wer nach bestimmten Tools zur Prozessdigitalisierung sucht, sollte bei der Auswahl eines Anbieters bereits an die Zukunft denken. Das heißt: Es ist empfehlenswert, sich bei seinem potenziellen Software-Anbieter zu erkundigen, welche Rolle künstliche Intelligenz aktuell in seinen Produkten spielt – und welche Rolle sie einmal spielen soll. Gibt es schon Geschäftsprozesse, die sich mithilfe von KI automatisieren lassen? Und existieren Bestrebungen, KI künftig in der Produktpalette noch breiter auszurollen? Es sieht nämlich so aus: Das Thema KI ist ein Thema in Verbindung mit der Digitalisierung einer Organisation.
Deep Learning und Large Language Models
Die Integration von KI in Produkte und Apps ist vielfältig. KI impliziert zum Beispiel moderne Methoden wie Deep Learning und Large Language Models (LLM). Diese helfen dabei, die digitale Transformation von Arbeitsprozessen zu unterstützen und innovative Lösungen, beispielsweise für unterschiedliche Dokument-Typen, bereitzustellen. Auf Dokumente bezogen sind folgende Szenarien denkbar:
- Automatisierte Trennung und Erkennung von Dokumentenarten
- Automatische Datenextraktion mithilfe von Mustererkennung
- KI-basierte Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten
- Intelligente Extraktion von Informationen aus Belegen
- Smarte Content-Services zur Automatisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen
- Durch LLM & KI per Button mit Dokumenten interagieren
- Automatische KI-gestützte Dokumentenerkennung und -zusammenfassungen
- Echtzeit-Chat-Funktion für Fragen zum Dokument
- Speech-to-Text und Text-to-Speech kombiniert
- Dokumentenzusammenfassungen vorlesen lassen
- Beispiel: Vorbereitung auf Meetings während der Fahrt
Effizientes Testing mit Robotic Process Automation im DMS
Bereits seit einigen Jahren setzt die EGLV (Emschergenossenschaft und Lippeverband) auf ein Dokumentenmanagement-System. In einem Vortrag berichten die Projekt-Beteiligten, wie es dazu kam, dass mittlerweile ein Software-Roboter automatisierte Testings übernimmt: Nach erfolgten Software-Updates und Konfigurationsänderungen werden die Tests mithilfe von robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) durchführt, um zeitsparend und fehlerfrei die Funktionalität von digitalen Geschäftsprozessen zu gewährleisten.
Prozessdigitalisierung: Wo sollen Sie bloß anfangen?
Um mit der Prozessdigitalisierung in der Organisation oder Institution zu beginnen, ist ein gutes Fundament besonders wichtig. Die erfolgreiche Prozessdigitalisierung erfordert eine sorgfältige Planung, Integration neuer Technologien und die Bereitschaft zur kontinuierlichen Anpassung. Es ist ebenfalls bedeutsam sicherzustellen, dass die Digitalisierung die Geschäftsziele und die Effizienz einer Behörde, Hochschule oder Kammer unterstützt. Hier sind die Top-3 der wichtigsten Schritte, die den Weg zur Prozessdigitalisierung ebnen:
1. Prozessanalyse und Identifikation
• Kritische Geschäftsprozesse identifizieren, die digitalisiert werden sollen. • Diese Prozesse dokumentieren und analysieren, um Schwachstellen sowie Verbesserungspotenziale zu erkennen.
2. Technologieauswahl und Implementierung
• Geeignete digitale Tools, Software oder Plattformen auswählen, die zu den identifizierten Prozessen passen. • Die ausgewählte Technologie schrittweise implementieren und für Schulungen sowie Anpassungen im Team sorgen.
3. Change-Management und kontinuierliche Verbesserung
• Die Veränderungen klar, transparent an die Mitarbeitenden kommunizieren und für deren aktive Beteiligung sorgen. • Einen Feedback-Mechanismus sowie kontinuierliche Überwachung etablieren, um Prozesse zu optimieren und den ROI zu maximieren.
Digitalisierungsexperten:innen einer Organisation sind in der Lage, durch ihre Erfahrung wichtige Tipps zu geben und Empfehlungen auszusprechen. Ebenso können sie einschätzen, welche Prozesse zu digitalisieren sinnvoll ist und wie das am besten funktioniert. Wichtig bei der Digitalisierung ist es, keine Insellösungen zu schaffen, sondern Prozesse ganzheitlich zu denken, dann wird der Erfolg der Maßnahmen nicht lange auf sich warten lassen.
Ihre Ansprechpartnerin
Pia Lesker Sales Development Representative Public Sector | d.velop AG
E-Mail: pia.lesker@d-velop.de
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Hoffentlich hat Ihnen Whitepaper interessante Erkenntnisse und wertvolle Ansätze für die Prozessdigitalisierung in Ihrer Organisation geliefert. Falls noch Fragen offen geblieben sind oder Sie ein unverbindliches Gespräch wünschen, melden Sie sich gerne bei mir. Ich freue mich, Sie kennenzulernen.
