Prozessautomatisierung
Sind die Prozesse erst digitalisiert, ist eine Automatisierung die logische und sinnvolle Konsequenz. Die Prozessautomatisierung ist entscheidend für Organisationen, um handlungsfähig zu bleiben. Sie ist so wichtig, weil repetitive manuelle Aufgaben viel Zeit kosten und Mitarbeitende binden. Die Automatisierung ermöglicht ein effizienteres und produktiveres Wirtschaften. Dafür braucht es ein gutes Konzept und die geeigneten Tools, damit am Ende keine Insellösung entsteht. Das Ziel sind vielmehr durchgehende, medienbruchfreie, digitale Geschäftsprozesse.
Definition Prozessautomatisierung
Der Begriff Prozessautomatisierung beschreibt die Optimierung von manuellen Routineprozessen mithilfe digitaler Technologien. Ziel dieser Automatisierung ist es, dass Organisationen ihre betrieblichen Abläufe verbessern und dadurch Kosten, Zeit und Ressourcen sparen. Ebenso geht es darum, das Fehleraufkommen zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Die Automatisierung von Prozessen kann dabei verschiedene Technologien und Tools umfassen. Dazu zählen beispielsweise Workflow-Management-Systeme, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder die digitale Rechnungsverarbeitung, die digitale Postzustellung oder das Vertragsmanagement.
Vorteile der Prozessautomatisierung für Organisationen
Effizienzsteigerung
Automatisierte Prozesse sind schneller und präziser als manuell ausgeführte Prozesse. Das sorgt für mehr Effizienz.
Kostenreduzierung
Die Automatisierung von Prozessen ermöglicht Organisationen das Einsparen von Kosten für manuelle Arbeiten, die ansonsten durch Mitarbeitende erledigt werden müssten.
Konsistenz und Genauigkeit
Automatisierungen sind konsistenter und genauer als manuelle Prozesse. Sie führen zu einer besseren Einhaltung von Standards und (gesetzlichen) Vorschriften.
Skalierbarkeit
Automatisierte Prozesse sind leicht skalierbar. So genügen sie den Anforderungen wachsender Organisationen, denn es spielt keine Rolle, wie hoch das Aufkommen ein und desselben Prozesses ist. Und: Zusätzliche Ressourcen sind dafür nicht erforderlich.
Zeitersparnis
Durch die Prozessautomatisierung sparen Mitarbeitende viel Zeit, welche sie für wichtige strategische Aufgaben verwenden können.
Fehlervermeidung
Automatisierungen können so gestaltet werden, dass sie Fehler minimieren, was zu einer höheren Qualität führt.
Analytische Möglichkeiten
Automatisierte Workflows helfen Organisationen beim Sammeln und Analysieren von Daten. So werden wertvolle Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung und Prozessoptimierung gewonnen.
Transparenz
Digitalisierte Prozesse ermöglichen ein schnelles Prüfen, in welchem Stadium sich Dokumente befinden und wo diese aktuell vorliegen. Das wirkt sich nicht zuletzt auch positiv auf die Bürger:innen aus, die zügig Auskunft über den Antragsstatus erhalten.
Tools zur Prozessautomatisierung
Die Auswahl der richtigen Technologie erfordert ein gewisses Verständnis für die Zusammenhänge. Da sind einerseits die spezifischen Anforderungen der Organisation - ob Behörde, Hochschule oder Kammer. Andererseits sind es die Möglichkeiten, die Technologien im Allgemeinen bieten können. Ein Anforderungskatalog hilft bei der Auswahl; ein Gespräch auf Augenhöhe mit Digitalisierungsexperten:innen verschafft einen Überblick über das, was technisch möglich ist oder einmal sein wird.
1. Dokumentenmanagement-System (DMS)
Das Dokumentenmanagement von d.velop ist ein zentraler Ausgangspunkt bei der Prozessautomatisierung: Weg vom Papier und Medienbrüchen - auf zu digitalen Prozessen. Mit einem DMS lassen sich im Büro allerlei Routineaufgaben automatisieren. Es ermöglicht zudem die Archivierung aller relevanten und aufbewahrungspflichtigen Dokumente in elektronischer Form. In diesem zentralen System verbleiben die Informationen revisionssicher und auffindbar.
2. Digitale Rechnungsverarbeitung
Die Verarbeitung von Rechnungen ist eine der repetitiven Prozesse, welche sich einfach automatisieren lassen: Die digitale Rechnungsverarbeitung, die sowohl den Abgleich der Stammdaten als auch die Überprüfung und die Freigabe der Rechnung übernimmt.
3. Digitales Vertragsmanagement
Das digitale Vertragsmanagement ist ein weiterer Prozess, den Organisationen optimieren können. Es betrifft sämtliche Phasen des Vertragslebenszyklus – von der Erstellung über die Abstimmung der Vertragsdetails bis hin zur Kündigung oder Verlängerung.
4. Digitale Unterschrift
Dank der digitalen Signaturlösung von d.velop lassen sich nicht nur Papier und Porto sparen, sondern auch jede Menge Zeit. Denn die elektronische Unterschrift ist ortsunabhängig nutzbar, als Qualifizierte Elektronische Signatur rechtsgültig und sicher in der Verwendung.
5. Digitales Prozessmanagement
Mit dem d.velop process studio bilden Fachabteilungen eigenständig ihre Prozesse ab und automatisieren diese: Die Fachabteilung beschreibt den Prozess und gibt an, welche Informationen an welchen Stellen benötigt werden - Ihre IT stellt sicher, dass die Informationen aus anderen Systemen verfügbar sind.
Praktische Anwendungsfälle für die Prozessautomatisierung
Automatisierte Ausstellung von Bewohnerparkausweisen in der öffentlichen Verwaltung
- Antragsdatenerfassung: Antragstellende reichen online oder physisch Anträge für den Bewohnerparkausweis ein.
- Datenverarbeitung und Überprüfung: Das System überprüft automatisch die angegebenen Adressen und andere relevante Daten.
- Übereinstimmung mit Kriterien: Das System prüft, ob die Antragstellende die Kriterien für die Ausstellung eines Bewohnerparkausweises erfüllen, wie z. B. Straße in einem bestimmten Wohngebiet.
- Automatische Genehmigung und Ausstellung: Wenn die Kriterien erfüllt sind, generiert das System automatisch den Bewohnerparkausweis und versendet ihn per Post oder elektronisch.
Automatisierung von Prüfungs- & Notenbescheiden in Hochschulen
- Digitalisierung von Klausuren: Eingereichte Klausuren werden im Stapel-Scanverfahren digitalisiert.
- Automatisierte Datenerfassung: Die Dokumente werden automatisch verarbeitet und alle relevanten Informationen extrahiert.
- Integration in die Studierendenakte: Anhand der extrahierten Daten wird das Dokument mit dem Prüfungsdeckblatt automatisch in die jeweilige Studierendenakte einsortiert.
- Bereitstellung der Ergebnisse: Dank eines Berechtigungskonzepts erhalten Studierende, Dozenten:innen und administrative Mitarbeitende Zugriff auf die entsprechenden Dokumente.
- Benachrichtigungen: Studierende erhalten automatisch Benachrichtigungen über die Verfügbarkeit ihrer Prüfungsergebnisse.
Automatisierung einer Adressänderung bei Kammern
- Erfassung Adressänderung: Mitglieder reichen die geänderte Adresse über ein Online-Formular ein, welche als Dokument und Aufgabe an den betreffenden Bereich weitergeleitet wird.
- Überprüfung: Das System prüft die Änderung automatisch auf Ihre Richtigkeit, bevor sie angenommen und weiterverarbeitet wird.
- Automatische Aufgabenzuordnung: Anhand der mitgelieferten Informationen wird die Aufgabe an den richtigen Fachbereich oder - wenn die Bearbeitung nach Namen, Postleitzahl oder Mitgliedsnummer (Ident.-Nr.) erfolgt - Mitarbeitenden weitergeleitet. Die Änderung erfolgt manuell oder über einen Schnittstelle zu jeweiligen Drittsystemen.
- Weiterleitung oder Freigabe: Mitarbeitende können Aufgaben systemgestützt weiterleiten und Freigaben einholen.
- Aufzeichnung der Tätigkeiten: Zeitpunkt und Bearbeitende werden aufgezeichnet und stehen zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung. Auch Aufgabenweiterleitungen können protokolliert werden.
- Automatische Benachrichtigung: Der Absendende kann über den jeweiligen Status seiner Adressänderung informiert werden.
- Lückenlose Dokumentation: Ab der initialen Anfrage wird der gesamte Prozess dokumentiert und archiviert.
Iteratives Vorgehen bei der Automatisierung der Prozesse in öffentlichen Verwaltungen, Kammern und Hochschulen
Vertragsprüfungsprozess nach § 2b UStG automatisieren
Das Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie mit unserer Prozessmanagement-Software einen automatischen Vertragsprüfungsprozess nach § 2b UStG erstellen. So können Sie Verträge schnell und einfach auf Inhalte prüfen und sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht übersehen werden. Erfahren Sie, wie Sie einen Prozess einrichten, der Verträge automatisch überprüft und den Initiator benachrichtigt, wenn steuerrechtlich relevante Informationen gefunden werden. Erstellen Sie Aufgaben, erhalten Sie Benachrichtigungen und sehen Sie die Ergebnisse der Prüfung ein, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Digitale Prozesse sind grenzenlos
Integration in die bestehende Systemlandschaft
Die systemübergreifende Arbeit mit Prozessen, z. B. in Drittsystemen, kann zu einer Herausforderung werden. Manche Systeme sind möglicherweise nicht vollständig kompatibel oder erfordern die Verwendung von Schnittstellen, um Daten zwischen den Systemen zu übertragen. Ein Anbieter mit hoher Integrationsexpertise und standardisierten Schnittstellen bzw. Konnektoren ist ein guter Weg zum Erfolg.
