Prozessmodellierung
Warum ist Prozessmodellierung wichtig?
Geschäftsprozesse sind in jeder Verwaltung sowie Organisation weit verbreitet. Das bedeutet aber noch lange nicht, dass sie auch effizient sind. Manche Prozessschritte sind sogar überflüssig, fressen Zeit und sind richtig teuer. Prozessmodellierung kann dabei helfen, Prozesse von Anfang bis Ende spürbar effizient zu gestalten und ineffiziente Schritte aufzudecken.
Definition:
Unter Prozessmodellierung ist die grafische Darstellung von Prozessen und Workflows zu verstehen. Die visuelle Darstellung dient dem leichteren Verständnis von Abläufen, aber auch, um ineffiziente Abläufe zu erkennen und Anpassungen vornehmen zu können.
Zielsetzung der Prozessmodellierung
Die Modellierung der Prozesse verfolgt ein Ziel: Die vereinfachte Darstellung von komplexen, prozessualen Zusammenhängen bzw. Abläufen. Durch die grafische Übersicht entsteht eine Basis zur Optimierung der Geschäftsprozesse. Die Prozessmodellierung dient unter anderem dazu,
- … ineffiziente Prozesse aufzudecken
- … Zeit und Kosten zu sparen
- … Automatisierungen zu ergänzen
- … Mitarbeitende zu entlasten
- … Verantwortlichkeiten und Kommunikation zu koordinieren
- … Geschäftsprozesse zu digitalisieren
Fachbereiche modellieren Prozesse künftig selbst
Fachabteilungen erkennen schnell ineffiziente Schritte und Probleme, da sie den Geschäftsprozessen am nächsten stehen. Sie wissen genau, welche Schritte gut funktionieren und welche völlig sinnlos sind. Deshalb haben die Verantwortlichen das Bedürfnis, ineffiziente Prozessschritte selbst zu eliminieren, anstatt auf die IT-Abteilung warten zu müssen.
LESE-TIPP: Prozessmodellierung leicht gemacht.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie als Mitarbeitende:r eines Fachbereich aktiv werden können und dafür sorgen, dass Ihre internen Prozesse geändert werden.
Die Sachbearbeitende in Fachbereichen einer Behörde, einer Hochschule oder einer Kammer können nun den ersten Schritt machen und selbstständig ihre Prozesse skizzieren, ohne den längeren Weg über die IT-Abteilung gehen zu müssen. Dadurch verringert sich der eigentliche Entwicklungsprozess enorm. Auch treten dabei weniger Kommunikationsfehler auf. Ein positiver Nebeneffekt besteht zudem darin, dass eigens entwickelte Prozesse eher in den Fachbereichen genutzt werden.
LESE-TIPP: Business Process Management (BPM) Software
Eine BPM Software ermöglicht es Organisationen, ihre Abläufe zu visualisieren, zu analysieren und zu verbessern, indem sie manuelle und ineffiziente Prozesse durch automatisierte Workflows ersetzt. Alles Wissenswerte zum Thema finden Sie in unserem Beitrag.
Ineffiziente Prozesse aufdecken
Unnötige Schritte, Engpässe, Lücken oder Automatisierungsmöglichkeiten können im Prozessablauf besser erkannt werden.
Zeit & Kosten sparen
Die Eliminierung unnötiger Schritte und die Automatisierung der verbleibenden Schritte sparen viel Zeit und reduzieren die Betriebskosten stark.
Automatisierungen ergänzen
Tätigkeiten, die automatisiert werden könnten, werden erkennbar. Monotone Prozesse gehören der Vergangenheit an.
Mitarbeitende entlasten
Unnötige Schritte sind für die Mitarbeitenden demotivierend. Die Zeit könnte sinnvoller genutzt werden, was die Motivation erhöht.
Verantwortlichkeiten koordinieren
Verantwortlichkeiten für einzelne Schritte werden deutlich, die Kommunikation zwischen Personen oder Einheiten vereinfacht.
Geschäftsprozesse digitalisieren
Die Digitalisierung und die Automatisierung von Geschäftsprozessen erleichtern das Leben im Arbeitsalltag. Stichwort: Workflow-Management.
Prozessmodellierung ohne IT-Kenntnisse – so geht’s!
Mithilfe von No-/Low-Code-Plattformen können die Mitarbeitenden der IT-Abteilung oder auch Key-User in Verwaltungsabteilungen einen Prozess, wie die Überlastungsanzeige, ganz einfach modellieren sowie die zugehörigen Formulare erstellen.
Mit geeigneten Editoren wie dem d.velop process studio werden Prozesse mittels verschiedener Elemente skizziert. Hierbei können externe Systeme nahtlos integriert und Daten problemlos einbezogen werden. Wie das aussehen kann, zeigt das nebenstehende Video.
