Prozessoptimierung
Definition Prozessoptimierung
Bei der Optimierung von Prozessen handelt es sich um eine systematische Vorgehensweise zur Verbesserung bestehender Abläufe. Die Prozessoptimierung umfasst 4 zentrale Schritte:
- Identifikation und Dokumentation
- Prozessanalyse
- Prozessneugestaltung
- Prozessimplikation
Prozessoptimierung in 4 Schritten
Eines vorweg: Wer zufällig einen Fehler in einem seiner Geschäftsprozesse entdeckt und diesen behebt, betreibt noch keine Prozessoptimierung. Diese nämlich setzt eine systematische, methodische Vorgehensweise voraus. Wie kann aber ein solches Vorgehen aussehen? Eine Prozessoptimierung lässt sich etwa in 4 Schritten realisieren, die alle dazu dienen, aus einer Ist-Analyse einen verbesserten Soll-Prozess abzuleiten.
Vorteile der Prozessoptimierung
Ein effizientes Prozessmanagement in Organisationen und Institutionen ist der Schlüssel zur verbesserten Wettbewerbsfähigkeit. Aber nicht nur die Implementierung und Einführung von Geschäftsprozessen, sondern auch die fortlaufende Optimierung bringt unzählige Vorteile mit sich. Die wichtigsten sind:
- Reduzierung der Kosten und Ressourcen: z. B. Senkung von Wasser-/Stromverbrauch
- Verbesserung der Prozessqualität: z. B. Planungsgenauigkeit & Risikovermeidung
- Erhöhung der Prozessgeschwindigkeit: z. B. Verkürzung der Bearbeitungsdauer
- Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit: z. B. durch bessere Arbeitsbedingungen
- Zufriedenheitsstegerung der Bürger:innen: z. B. durch zügigere Bearbeitung der Anträge
Vier Schritte zur erfolgreichen Optimierung
1.
Prozesse identifizieren
Vor der Optimierung steht das Identifizieren und Dokumentieren der Prozesse. Anhand einer Ablauforganisation bzw. eines Organigramms kann dafür eine Prozesslandkarte erstellt werden, die alle Prozesse und Abhängigkeiten aufzeigt. So entsteht ein Überblick über alle Prozesse in der Organisation. Diese sollte sorgfältig angegangen werden, da sie die Ausgangsbasis für die weitere Prozesserhebung, -analyse und -optimierung darstellt.
2.
Prozesse analysieren
Nachdem Sie die Prozesse identifiziert haben, sollten Sie diese analysieren. Dabei geht es darum, Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren und zu verstehen, wie die Prozesse ablaufen. Hier sollten Prozesskennzahlen definiert sein, um die Performance von Prozessen zu messen und zu vergleichen. Beispiele für Prozesskennzahlen sind:
- Durchlaufzeit
- Fehlerquote
- Produktivität
3.
Prozesse neu gestalten
Sobald Schwachstellen und Engpässe identifiziert sind, können diese optimiert werden. Hierfür gibt es verschiedene Ansätze. Drei davon beinhalten:
- Prozessverschlankung und Eliminierung der Verschwendung
- Reduzierung der Fehler und Schwankungen mittels kontinuierlicher Verbesserung
- Radikale Neugestaltung festgefahrener Prozesse
4.
Prozesse implementieren
Nachdem Sie die Prozesse optimiert haben, sollten Sie sicherstellen, dass die Verbesserungen auch umgesetzt werden. Bei der Implementierung ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten und Prozessbeschreibungen zu definieren. Zudem sollten regelmäßige Kontrollen und Reviews stattfinden, damit die Prozesse weiterhin effizient ablaufen.
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