Mit digitalen Verwaltungsprozessen Klientenorientierung & Mitarbeitenden Zufriedenheit stärken
Mehr Zeit für den Menschen durch elektronische Dokumente und Workflows
Mehr Zeit durch digitale Bereitstellung von Dokumentationen
Digitale Verwaltungsprozesse bilden alle Arbeitsschritte ab, die Sie aus der papierbasierten Verwaltung kennen. Ein großer Unterschied jedoch ist, dass Sie wertvolle Zeit sparen, denn alle Dokumente befinden sich zentral an einem Ort und können von überall eingesehen werden. Im Folgenden erfahren Sie, was genau unter digitalen Prozessen zu verstehen ist.
Am Anfang des digitalen Verwaltungsprozesses steht häufig das Überführen von papiergebundenen Dokumenten in die elektronische Form, sprich: Dokumente, wie etwa Verträge und Rechnungen, werden eingescannt.
Jedoch reichen eingescannte Dokumente allein nicht aus, um das zu beschreiben, was wir unter einer modernen, digitalen Organisation verstehen.
Für die vollständige Automatisierung müssen die erfassten Daten ausgelesen und genutzt werden. Es geht darum, die einzelnen Arbeitsschritte zu einer digitalen Prozesskette zu verknüpfen. Dies wird allgemein als Workflow bezeichnet.
Und nicht nur das – die digitale Transformation geht noch weiter. Stellen Sie nicht nur die Frage, ob Abläufe automatisiert werden können. Evaluieren Sie die Prozesse in Ihrem Verband dahingehend, ob sie in dieser Form überhaupt noch gebraucht werden. Oftmals stellt sich bei eingehender Prüfung heraus, das sich Prozesse sinnvoll verschlanken lassen oder sie sogar gar nicht mehr benötigt werden.
Die Umwandlung analoger Inhalte und die digitale Transformation von Prozessen sind also eine grundlegende Ausgangsbasis für Verbände und Vereine, um sich im digitalen Zeitalter zu etablieren. Und sie sind zwingend notwendig, denn die Welt, in der wir uns bewegen, wird immer digitaler.
MERKE 💡 Unter Workflow versteht sich die Verknüpfung einzelner Arbeitsschritte zu einer digitalen Prozesskette. Dokumente sind ortsunabhängig an einem zentralen Ort einsehbar. Das spart Zeit, um die Menschen in den Mitelpunkt zu stellen.
der Betriebskosten können Unternehmen laut Gartner durch automatisierte Prozesse einsparen.
der Papierkosten können laut IDC durch elektronische Dokumente und Workflows eingespart werden.
aller Kosten können Unternehmen laut McKinsey durch den Einsatz digitaler Technologien einsparen.
Personalmangel und Fluktuation entgegenwirken
Mitarbeitende sind mit ihrem Tagesgeschäft zeitlich ausgelastet, in vielen Fällen auch überlastet. Folglich stehen sie manchmal Digitalisierungsprojekten zunächst kritisch gegenüber. Wenngleich Skepsis gegenüber dem Unbekannten nicht ungewöhnlich ist, ist sie an dieser Stelle nicht notwendig.
Von Digitalisierungsmaßnahmen profitieren Mitarbeitende direkt – und zwar sowohl jene, die in der Verwaltung tätig sind, als auch solche, die mit und am Menschen arbeiten. Digitalisierung bedeutet langfristig nicht Mehraufwand, sondern mehr Zeit für den Menschen.
Eine entscheidende Stellschraube, um die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu erhöhen und Mitarbeitende in dem jeweiligen Verband zu halten, ist, die Arbeitslast auf die einzelnen Personen zu erleichtern. Hier spielt die o.g. Optimierung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen eine wichtige Rolle.
Effiziente digitale Prozesse führen zu Zeitgewinn und einer Steigerung der Arbeitsqualität. Dies wiederum macht Mitarbeitende zufriedener und baut Stress ab.
Daher ist es wichtig, geplante Digitalisierungsprojekte umsichtig an die Belegschaft zu kommunizieren. So verstehen die späteren Anwender:innen, welche unmittelbaren und langfristigen Vorteile sich für sie ergeben.
„Kommunizieren Sie die Vorteile der Digitalisierung. Viele Anwender:innen unserer Software wundern sich, wenn sie sich einmal eingearbeitet haben, wie sie früher ohne die digitale Unterstützung überhaupt gearbeitet haben und möchten sie nicht mehr missen.“
Albrecht von Oer Digitalisierungsexperte für das Sozialwesen
MERKE 💡 Langfristig bedeutet Digitalisierung Enlastung der hauptamtlichen und ehrenamtlichen Mitarbeitenden. Folglich bleibt mehr Zeit für die Arbeit mit und am Menschen.
