Die digitale Pflegeeinrichtung
Digitalisierung dient Wettbewerbsfähigkeit, Klienten- und Bewohnerorientierung und effizienten Verwaltungsprozessen
Kosten senken durch elektronische Dokumente und Workflows
Der digitale Wandel ist ein Prozess – die Digitalisierung im eigentlichen Wortsinn ist nur ein Teil davon. Sie steht ganz am Anfang und bezeichnet schlicht und einfach die Digitalisierung von analogen, sprich: papiergebundenen, Inhalten. In der Praxis ist damit meist das Scannen von Dokumenten wie Rechnungen, Aufträgen oder Lieferscheinen gemeint. Papierakten werden also in die digitale Form überführt.
Doch die Digitalisierung bleibt nicht auf dieser Stufe stehen: Digitale Dokumente allein reichen nicht aus, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und das zu beschreiben, was heutzutage unter einer modernen, digitalisierten Einrichtung verstanden wird.
Für die Automatisierung müssen die zuvor im Scan-Vorgang erfassten Daten ausgelesen und danach genutzt werden. Es geht darum, die einzelnen Arbeitsschritte zu einer digitalen Prozesskette zu verknüpfen. So entsteht ein kompletter Workflow. Die digitale Transformation geht sogar noch weiter. Hier stellt sich nicht nur die Frage, ob Abläufe automatisiert werden können. Vielmehr werden ganze Prozesse dahingehend hinterfragt, ob sie in dieser Form im künftigen Alltag überhaupt noch notwendig sind.
Die Umwandlung analoger Inhalte und die digitale Transformation von Prozessen – in Form einer Automatisierung oder einer Disruption – sind also eine grundlegende Ausgangsbasis für Einrichtungen und Organisationen, um sich im digitalen Zeitalter zu etablieren. Und sie sind zwingend notwendig. Denn die Welt, in der sich Einrichtungen und Organisationen bewegen, wird immer digitaler.
der Betriebskosten können Unternehmen laut Gartner durch automatisierte Prozesse einsparen.
der Papierkosten können laut IDC durch elektronische Dokumente und Workflows eingespart werden.
aller Kosten können Unternehmen laut McKinsey durch den Einsatz digitaler Technologien einsparen.
Pflegepersonal-Mangel und Fluktuation entgegenwirken
Die Mitarbeitenden von Einrichtungen und Organisationen sind mit ihrem Tagesgeschäft zeitlich ausgelastet, in vielen Fällen auch überlastet. Folglich stehen sie manchmal Digitalisierungsprojekte zunächst kritisch gegenüber. Wenngleich Skepsis gegenüber dem Unbekannten nicht ungewöhnlich ist, ist sie an dieser Stelle nicht notwendig.
Von Digitalisierungsmaßnahmen profitieren Mitarbeitende direkt – und zwar sowohl jene, die in der Verwaltung tätig sind, als auch solche, die direkt mit Klienten:innen arbeiten. Digitalisierung bedeutet langfristig nicht Mehraufwand, sondern Entlastung.
Eine entscheidende Stellschraube, um die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu erhöhen und Mitarbeitende in der jeweiligen Einrichtung zu halten, ist, die Arbeitslast auf die einzelnen Personen zu erleichtern. Hier spielt die o.g. Optimierung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen eine wichtige Rolle.
Moderne und effiziente digitale Prozesse führen zu Zeitgewinn und einer Steigerung der Arbeitsqualität. Dies wiederum macht Mitarbeitende zufriedener und baut Stress ab.
Daher ist es wichtig, geplante Digitalisierungsprojekte umsichtig an die Belegschaft zu kommunizieren. So verstehen die späteren Anwender:innen, welche unmittelbaren und langfristigen Vorteile sich für sie ergeben.
„Kommunizieren Sie die Vorteile der Digitalisierung. Viele Anwender:innen unserer Software wundern sich, wenn sie sich einmal eingearbeitet haben, wie sie früher ohne die digitale Unterstützung überhaupt gearbeitet haben und möchten sie nicht mehr missen.“
Albrecht von Oer Digitalisierungsexperte für das Sozialwesen
