STIFTUNG HAUS HALL
Rechnungsverarbeitung & digitales Vertragsmanagement
Stiftung Haus Hall
Die Stiftung Haus Hall in Gescher hat sechs Tochtergesellschaften und fast 2000 Mitarbeiter in zehn Städten und Gemeinden im westlichen Münsterland. Sie bietet etwa 2600 ambulante und stationäre Plätze für Menschen mit Behinderungen – in Wohnbereichen, Werkstätten, in Frühförder- und Beratungsstellen, in integrativen Kindertageseinrichtungen und in einer Förderschule. Angeschlossen sind stationäre Angebote der Altenhilfe.
„Wir bekamen täglich Dutzende Rechnungen, die an allen erdenklichen Standorten eintrafen“, beschreibt Barbara Berger, Abteilungsleiterin im Finanz- und Rechnungswesen. Bearbeitungszeit: bis zu zwei Wochen. „Doch wir wussten: Das kann viel schneller laufen.“
💡 „Bis die eingegangenen Rechnungen tatsächlich an der Stelle angekommen sind, wo sie auch bezahlt werden konnten, sind manchmal mehrere Wochen vergangen“, beschreibt Barbara Berger
Integration in die bestehende Finanzbuchhaltungs-Software
Die Stiftung suchte nach einer Lösung, die nicht nur digitales Dokumentenmanagement ermöglicht, sondern auch eine digitale Rechnungsverarbeitung. Außerdem sollte die Lösung mit der bestehenden Software der Finanzbuchhaltung, „Diamant“, zusammenarbeiten.
An dieser Stelle kam die Portal Systems AG ins Spiel, einer der ersten Partner der d.velop AG. Portal Systems bietet digitale Lösungen für Unternehmen an, darunter auch das Dokumentenmanagement-System der d.velop AG.
Der Schritt in die Digitalisierung bestand für Haus Hall allerdings von Anfang an nicht nur aus der technischen Seite, erklärt IT-Experte Kevin Schmid, Head of Professional Services bei Portal Systems: „Dreh- und Angelpunkt war eher die Komplexität der Tochtergesellschaften der Stiftung.“
💡 Es galt, sieben Gesellschaften und fast 2000 Mitarbeiter unter einen digitalen Hut zu bringen. „Die Teams haben die Rechnungsprüfung unterschiedlich gehandhabt“, beschreibt Barbara Berger. Schmid ergänzt: „Wissen lag häufig bei einzelnen Personen.“
Rechnungen gehen gebündelt an einer einzigen Stelle ein
Mitte 2016 begann Portal Systems mit der Einrichtung. Um die Einführung des Dokumentenmanagementsystems vorzubereiten, definierten Portal Systems und Haus Hall ein detailliertes Projekt- und Prozessmanagement. Es galt zudem, die aktuellen Arbeitsprozesse zu analysieren und Optimierungsmöglichkeiten zu finden. Denn: Wer einen optimierungsbedürftigen Prozess digitalisiert, ohne ihn zu verbessern, hat hinterher einen optimierungsbedürftigen digitalen Prozess.
Bei der Einrichtung hat Portal Systems viel Wert auf Transparenz gelegt – und darauf, dass die neue Software so reibungslos wie möglich mit den bestehenden IT-Strukturen zusammenarbeitet: „Vom ersten Schritt an, nach dem Scannen, geht die Rechnung auch in die Finanzbuchhaltungs-Software ,Diamant‘“, beschreibt Schmid, „um dem Team früh anzuzeigen, welche Rechnungen eingegangen sind.“
Digitalisierte Rechnungen sparen Zeit und Ressourcen
Neue Software, neue Abläufe: Mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung im DMS sammelt Haus Hall Rechnungen an einer zentralen Stelle, an nur noch einer Adresse – und zwar in der Finanzbuchhaltung. „Die Rechnungen, die noch auf Papier kommen, versehen wir mit einem Barcode und scannen sie ein“, so Berger.
Regeln im Workflow definiert: Vier-Augen-Prinzip
Die Rechnungen gehen digital an diejenigen Mitarbeiter, die sie sachlich prüfen und abzeichnen dürfen. „Für eine Genehmigung arbeiten wir mit einem strengen Vier-Augen-Prinzip“, betont Berger. Das System achtet auf dieses Prinzip und ordnet die Rechnungen zudem den verschiedenen Kostenstellen zu, sodass z.B. Bereichsleiter immer genau wissen, welche Beträge in ihren Kostenstellen anlaufen.
💡 „Manche Rechnungen werden schon am selben Tag genehmigt“, sagt Berger, „und wir können genau sagen, welcher Mitarbeiter welche Rechnung geprüft und genehmigt hat. Auch die Zuordnung zur Kostenstelle ist jetzt transparent.“
Digitales Vertragsmanagement erinnert automatisch an ablaufende Verträge oder Fristen
Zusätzlich zu den Eingangsrechnungen hat die Stiftung Haus Hall nun einen Großteil ihrer Verträge digitalisiert. Mitarbeiter-Verträge zählen zwar noch nicht dazu, dafür aber die Vergütungsvereinbarungen und die Versorgungsverträge, die gerade für Einrichtungen der Wohlfahrtspflege interessant sind. Denn diese Verträge mit Krankenkassen, Pflegekassen und Verbänden und ähnlichen Kostenträgern bilden die Grundlage für den Umsatz des Unternehmens. In Zukunft wird die Stiftung bis zu 1500 laufende Verträge erfassen: Wartung, Dienstleistungen, Mobilfunk, Energieversorgung, und dergleichen mehr.
„Das System DMS kommt uns hier in hohem Maße entgegen“, sagt Höing, „wir können die Laufzeiten und die Kündigungsfristen hinterlegen und daraus Aufgaben generieren – und auch Nutzer mit dem Vertrag verknüpfen.“ So kann ein Verantwortlicher Wochen vor Ablauf eines Vertrages eine Erinnerung erhalten, um beispielsweise die Konditionen zu prüfen und gegebenenfalls neu zu verhandeln. Höing: „Das bedeutet eine starke Vereinfachung, wenn man sich da auf das System verlassen kann.“
