KLINIKUM WESTMÜNSTERLAND
Wirtschaftlicher arbeiten mit einer zentralisierten Rechnungsverarbeitung in SAP
Klinikum Westmünsterland beschleunigt administrative Prozesse
Die Klinikum Westmünsterland GmbH verarbeitet die Rechnungen jetzt alle in der Zentrale in Ahaus mit d.velop documents.
Klinikum Westmünsterland: Digitalisierung und Zentralisierung seit vielen Jahren
KEY FACTS
- Zentrale Rechnungsverarbeitung in Ahaus
- Digitalisierung und Zentralisierung seit vielen Jahren
- Digitale Rechnungsverarbeitung: ein wichtiger Prozess
- Größte Herausforderung: Vielfalt der Einrichtungen
- Digitale Rechnungsbearbeitung bringt mehr Transparenz und Effizienz
Klinikum Westmünsterland GmbH beschleunigt administrative Prozesse
Die Klinikum Westmünsterland GmbH ist ein Konzern aus dem Gesundheitssektor. Die Zentrale befindet sich in Ahaus im Kreis Borken. Die GmbH betreibt unter anderem 6 Krankenhäuser in Ahaus, Vreden, Stadtlohn, Bocholt, Rhede und Borken mit 1.485 Planbetten und 55.000 stationären Patienten:innen pro Jahr. Hinzu kommen 6 Senioren- und Pflegezentren mit durchschnittlich 80 Bewohnern:innen, 4 Tagespflege-Einrichtungen und die Tochtergesellschaft „Gesundheitszentrum Westmünsterland GmbH“, die physio- und ergotherapeutische Leistungen erbringt. Insgesamt beschäftigt die Klinikum Westmünsterland GmbH rund 5.500 Mitarbeiter:innen.
Dezentralität ist große Herausforderung
Insgesamt 21 Einrichtungen haben sich dezentral zur Klinikum Westmünsterland GmbH zusammengeschlossen. Diese Dezentralität bringt einerseits viele Vorteile bei der flächendeckenden Versorgung von Menschen. In der Vergangenheit hatte sie aber auch einige Nachteile: „Wir haben die unterschiedlichsten Adressen, was einen sehr hohen Aufwand mit sich brachte“, gibt Werner Lentfort, kaufmännischer Leiter des Klinikums, zu bedenken. Das betraf unter anderem die Rechnungsbearbeitung.
Mehr als 80.000 Eingangsrechnungen gingen und gehen jedes Jahr an den einzelnen Standorten der Klinikum Westmünsterland GmbH ein. Früher geschah dies zumeist auf Papier. „Das hat für uns einen hohen logistischen Aufwand mit sich gebracht, weil wir die Verwaltung, zu der auch die Finanzbuchhaltung gehört, in Ahaus zentralisiert haben“, erklärt Werner Lentfort.
Eingangsrechnungen
werden innerhalb eines Jahres verarbeitet.
Einrichtungen
die im gesamten Kreis Borken ansässig sind.
Digitale Rechnungsverarbeitung: ein wichtiger Prozess
Am Ende waren es Werner Lentfort und der Geschäftsführer des Klinikums Westmünsterland, in dessen Zuständigkeitsbereich auch die IT fällt, die die Notwendigkeit für Verbesserungen in der Rechnungsverarbeitung erkannt hatten. „Neben der Digitalisierung der Patientenakte, die wir ja schon vorantreiben, war die digitale Rechnungsverarbeitung ein ganz wichtiger Prozess, um den logistischen Aufwand zu verringern“, resümiert Werner Lentfort. Außerdem sollten die Prozessschritte transparenter und das Auskunftssystem intern wie extern schneller werden. „Nicht zuletzt um Skonti, die aufgrund langer Laufzeiten verloren gingen, zu vermeiden, wurde das Projekt initialisiert“.
Digitale ERV bringt mehr Transparenz und Effizienz
Der Effizienzgewinn ist dennoch nicht zu übersehen: „Was man im Alltag feststellen kann, ist, dass die Transparenz gegeben ist, man also jederzeit auf die Rechnungen Zugriff hat“, nennt Werner Lentfort einen Vorteil der Einführung von ERV in SAP und führt aus: „Mahnungen kommen so gut wie nicht mehr vor und auch das unnötige Suchen nach Rechnungen hat sich deutlich verbessert bis zu dem Punkt, dass wir die unnötigen Suchaktivitäten fast komplett abgestellt haben.“ Der Skontoverlust, führt er aus, habe sich erheblich minimiert, und auch beim Bezahlen und Verbuchen seien die Prozesse deutlich verschlankt worden. „Von allen Beteiligten habe ich nur positive Rückmeldungen bekommen.“
"Von allen Beteiligten habe ich nur positive Rückmeldungen bekommen.“
Werner Lentfort // Kaufmännischer Leiter bei der Klinikum Westmünsterland GmbH
Zumeist positive Resonanz statt Vorbehalte
Große Vorbehalte gegenüber der Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP habe es im Hause nicht gegeben, weiß Werner Lentfort. Die Resonanz sei sogar eher positiv ausgefallen. „Natürlich hat es hier und da in einigen Abteilungen Bedenken gegeben, aber dabei ging es nicht um die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung an sich, sondern eher um die Anbindung von Drittanbietern wie etwa dem Lifecycle-Management-Tool Wave.“ Der Punkt sei, dass man eben gewisse Prozessschritte aus der Hand gebe. „Die laufen dann zentral digital und man kann sie nicht mehr selbst steuern.“
ERV-Einbindung in SAP, Amor3 und Wave
„Es ging um ein normales SAP-Eingangsrechnungsverarbeitungs-Projekt im standardmäßigen Sinn“, beschreibt Siggi Piastowski, Key Account Consultant bei d.velop, den Auftrag. Es gab nur einen Unterschied: „Der Kunde hat noch zwei Fremdsoftwarelösungen im Einsatz, die für ihn wichtig sind.“ Das sind „Amor3“, ein Warenwirtschaftssystem, das häufig in Apotheken und Krankenhäusern im Einsatz ist, und das Lifecycle-Management-System „Wave“. „Die Herausforderung bestand nun darin, durch eine Erweiterung, die bei uns im Hause entwickelt wurde, die Rechnungen zu diesen Prozessen nicht nur an SAP zu übergeben, sondern auch an die anderen Applikationen, damit diese teilweise automatisiert damit arbeiten können.“
„Neben der Digitalisierung der Patientenakte, die wir ja schon vorantreiben, war die digitale Rechnungsverarbeitung ein ganz wichtiger Prozess, um den logistischen Aufwand zu verringern.“
Werner Lentfort // Kaufmännischer Leiter bei der Klinikum Westmünsterland GmbH
Mitarbeitende früh mitnehmen und laufend informieren
Als Erfolgsrezept für das Digitalisierungsprojekt Eingangsrechnungsverarbeitung, und das ist „eigentlich allgemeingültig für alle Digitalisierungsprojekte“, formuliert Werner Lentfort so: „Wichtig ist sicherlich, wenn man solche Projekte startet, dass man alle beteiligten Mitarbeiter:innen früh mitnimmt und sie in die Projektgruppe einbezieht.“ Im Idealfall, erklärt er, „finden sich alle Abteilungen und Standorte repräsentativ wieder, um einen kompletten Projektblick zu bekommen. Und es gilt, möglichst viele Experten:innen und Beteiligte an den einzelnen Standorten rechtzeitig und laufend zu informieren.“
