ALTE HANSESTADT LEMGO
Stadt Lemgo spart jährlich Tausende Euro dank einer Gehaltsabrechnungs-App
Papierlose Zustellung der Gehaltsabrechnungen
Die alte Hansestadt Lemgo verwendet eine App für ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen, vereinfacht damit die Prozesse und nutzt Ressourcen effizienter.
Lösung per App zur Digitalisierung der Lohn- & Gehaltsabrechnungen
KEY FACTS
Case Study alte Hansestadt Lemgo
- Das digitale Postfach löst den langen Weg vom Druckservice des Rechenzentrums zu den Mitarbeitenden ab.
- Das DMS ist bereits als Langzeitarchivierungslösung sowie elektronische Personalakte bei der Stadt erprobt.
- Eine Bedienung der Software-Lösung ist sowohl über den Browser als auch über die mobile App möglich.
- Es ergibt sich ein hohes Einsparpotenzial von Druck- und Porto-Kosten für über 600 Abrechnungen monatlich.
Digitalisierung sorgt für einfache, nachhaltige Prozesse
Den Austausch der Zeiterfassungs-Software nahm die alte Hansestadt Lemgo zum Anlass, eine langfristige Verbesserung des Prozessablaufs ihrer Lohnabrechnung herbeizuführen. Kernanforderung war ein sicherer Transfer der sensiblen Dokumente. Außerdem sollten Druck-Ressourcen gespart und alle Mitarbeitenden schnellstmöglich erreicht werden. Gesucht war eine Lösung, die sich sowohl an das bestehende Lohnprogramm als auch das Dokumentenmanagement-System anbinden ließ.
Einsparung von bis zu Tausenden Euro pro Jahr
Gefunden wurde schließlich die d.velop postox: Eine App, welche allen Angestellten nach Registrierung ein digitales Postfach bietet und darüber hinaus den Daten-Empfang aus unterschiedlichen Eingangskanälen vereint. Dank des vollständig elektronischen Prozesses gibt es fortan keine hängengebliebenen Dokumente oder Irrläufer mehr. Die Nutzung ist für den Einzelnen nicht nur intuitiv, sondern auch kostenlos. Die Stadtverwaltung selber profitiert von einer betrachtlichen Kostenreduzierung, da weder Papierbelege ausgedruckt noch per Post verschickt werden müssen.
"Wir als Stadt Lemgo sind in der d.velop postbox ein sogenannter Provider und können auch Daten übertragen“, erklärt der IT-Experte. „Das sind etwa verschiedene Belegarten wie Bescheinigungen, die dort abgelegt und von System automatisch übertragen werden."
Frank Wöstenfeld // Leiter der IT bei der alten Hansestadt Lemgo
Software auch durch "Außenstehende" nutzbar
Auch Kollegen:innen, die nicht direkt bei der Stadt Lemgo angestellt sind, können an dem System teilhaben. Dies ist möglich, weil das digitale Postfach nicht an die eigene Verwaltung gekoppelt, sondern ein allgemein nutzbares System ist. Weiterhin sorgt der Preis sowie die Kapazität für Akzeptanz bei der Belegschaft: „Für die Nutzenden ist es kostenlos“, sagt Frank Wöstenfeld, „und ausreichend Speicherplatz ist mit 2,5 Gigabyte auch vorhanden.“
Mehrwerte der App-Lösung
- Digitale Belegerfassung per Foto-Upload
- Integrierte Volltextsuche auf Basis von Schlagwörtern
- Automatisierte Benachrichtigung bei Erhalt neuer Abrechnungen
- Erstellen und Weiterverarbeiten von z. B. Beihilfeabrechnungen
- Datenübertragung durch Provider (Stadtverwaltung) möglich, z. B. für Steuermeldungen
WEBINAR
Digitale Postzustellung: Alternative zum klassischen Briefversand per Post
In vielen Organisationen werden wichtige Dokumente an Bürger:innen, Lieferanten und weitere relevante Zielgruppen immer noch über den klassischen Postweg verschickt. In diesem Webinar erläutern wir, warum sich die Einführung einer digitalen Postzustellung lohnt und wie unsere Software Sie dabei unterstützen kann, Ihre administrativen Prozesse zu beschleunigen sowie mehr Flexibilität zu schaffen.
