D.VELOP VERTRAGSMANAGEMENT

Geordnetes Spiel mit dem Vertragsmanagement

Dokumentenmanagement im Einsatz bei Schalke 04

Der Bundesligist verwaltet über 4.000 Verträge mit dem Vertragsmanagement von d.velop.

Digitales Vertragsmanagement beim FC Schalke 04

Wer von Schalke 04 spricht, denkt an eine ereignisreiche Fußballtradition, eine nicht zu übersehende blau-weiße Fangemeinde und an deutschen Spitzenfußball. Im Ruhrgebiet beheimatet, stehen auf der Erfolgsliste des königsblauen Proficlubs neben dem UEFACup-Sieg 1997 auch sieben Deutsche Meisterschaften und fünf Pokalsiege. Hinzu kommen zahlreiche Erfolge des Nachwuchsbereichs, der sogenannten „Knappenschmiede“,die in der Bundesliga eine der renommiertesten Talentschmieden und vielfach ausgezeichnet ist.

Mit seinen rund 137.000 Mitglieder:innen ist der FC Schalke 04 nicht nur der zweitgrößte Verein in Deutschland, sondern rangiert auch gleichzeitig weltweit auf Platz vier der mitgliederstärksten Sportvereine. Doch auch wenn er der breiten Öffentlichkeit vor allem über den Bundesliga-Fußball bekannt ist, ist das sportliche Spektrum des Vereins durch seine Basketball-, Handball-, Leichtathletik- und Tischtennis-Abteilungen deutlich breiter. Außerdem gehört seit Neuestem auch eine Blindenfußball-Abteilung dazu, deren Mannschaft in der Blindenfußball-Bundesliga um Siege kämpft.

KEY FACTS

CASE STUDY: FC Schalke 04

85% der Aufwände und Erträge stecken in den Verträgen
Der FC Schalke 04 suchte eine komfortable Lösung, um schnell auf Verträge zugreifen zu können
d.velop setzte sich dabei gegen etwa 10 Anbieter:innen durch
d.3ecm bereits im Einsatz

„Durch die Einführung des Vertragsmanagements von d.velop haben wir jederzeit unsere wichtigsten Verträge im Zugriff, sodass Planungs- und Kontrollprozesse wesentlich effizienter durchgeführt werden können“

Claudio Kasper, Leiter Konzern Controlling, FC Schalke 04

1. Auswahlverfahren

Zwar machen vor allem die sportlichen Ergebnisse das Gesicht von Fußballvereinen aus, im Hintergrund gibt es jedoch vielfältige Managementaufgaben, die ebenfalls großen Einfluss auf den Erfolg haben. Dazu gehört in professionell geführten Vereinen beispielsweise auch das Vertragsmanagement. „Letztendlich stecken bis zu 85 Prozent der Aufwände und der Erträge in unseren über 4.000 Verträgen“, erläutert Claudio Kasper, Leiter Konzern Controlling bei Schalke 04, die große Bedeutung des Vertragsmanagements für den Bundesligaverein. „Dafür haben wir nach einer komfortablen Lösung gesucht, die es uns ermöglicht, schnell auf Verträge zugreifen zu können.“

Dafür hatte der Revierclub eine breite Marktanalyse der unterschiedlichen Lösungsangebote durchgeführt. Aus dem Kreis der etwa 10 Anbieter:innen wurde die d.velop AG ausgewählt; Schalke war zu diesem Zeitpunkt bereits d.3ecm-Anwender und hatte gute Erfahrungen mit diesem System gemacht. Wie alle eingesetzten d.velop-Lösungen wurde auch das Vertragsmanagement durch den langjährigen d.velop Partner GWS mbH realisiert.

2. Arbeitserleichterung durch Transparent

Dank der Erstellung übersichtlicher Vertragsstammdatenblätter stehen nun alle relevanten Informationen jederzeit auf einen Blick zur Verfügung. Die Arbeit des Controllings wird auch dadurch erleichtert, dass die Vertragsdokumente einschließlich sämtlicher Fristen und Laufzeiten einheitlich und transparent abgebildet werden. Durch eine klare Berechtigungsstruktur aus dem d.3ecm ist mit Blick auf den Datenschutz durchgängig gewährleistet, dass Unbefugten der Zugriff auf Vertragsinhalte verwehrt bleibt.

3. Jederzeit vollständige Kontrolle

„Durch die Einführung des Vertragsmanagements von d.velop haben wir jederzeit unsere wichtigsten Verträge im Zugriff, sodass Planungs- und Kontrollprozesse wesentlich effizienter durchgeführt werden können“, betont Kasper. „So stellen wir sicher, dass Verträge nicht in fremde Hände gelangen, die Finanzbuchhaltung und das Controlling direkt damit arbeiten können und die Verträge nicht mehr haptisch und mehrfach durch den Konzern geschoben werden müssen.“

Wissenswertes rund um das Thema Vertragsmanagement

In folgenden Ressourcen haben Sie die Möglichkeit, näheres über das digitale Vertragsmanagement zu erfahren. Ebenso zeigen wir Ihnen im Projektguide auf, wie Sie in 3 Stufen zum Ziel gelangen.