D.VELOP RECHNUNGSVERARBEITUNG

GREIWING geht den Weg in die Cloud

GREIWING integriert ganzheitliche Prozesse

Die GREIWING logistics for you GmbH setzt beim Dokumentenmanagement und der Rechnungsverarbeitung auf d.velop.

Wie GREIWING die Migration von über 10 Terabyte Daten in die Cloud meisterte

KEY FACTS

CASE STUDY: GREIWING logistics for you GmbH

2010 fiel die Entscheidung für eine Veränderung
Ausgangslage: Weg von Insellösungen
Ziel: Integration ganzheitlicher Prozesse
Migration von über 10 Terabyte Daten in drei Monaten
Diverse d.velop Lösungen im Einsatz

Die GREIWING logistics for you GmbH

1930 gegründet, entwickelte sich das Unternehmen GREIWING zu einem international gefragten Spezialisten für die sogenannte Silologistik. Das betrifft alle Güter, die in einem Silo gelagert werden und die, wie zum Beispiel Kunststoffe, Baustoffe, Granulate oder auch Lebensmittel, rieselfähig sind.

Mit über 1.000 Mitarbeiter:innen an 18 Standorten deutschlandweit sowie an einem Standort in Belgien erwirtschaftet GREIWING einen jährlichen Umsatz von mehr als 130 Millionen Euro. GREIWING bietet mehr als den Transport von A nach B. Das Unternehmen steigt als Logistikdienstleister teils tief in die Wertschöpfungskette der Auftraggebenden ein, etwa bei den Themen Sortieren, Homogenisieren oder Trocknen von Granulaten.

Weg von Insellösungen. Hin zu ganzheitlichen Prozessen.

Um sich zuverlässig und sicher in die jeweilige Wertschöpfungskette einarbeiten zu können, sind Fachwissen und Erfahrung nötig. Mit Insellösungen kommt man bei derart anspruchsvollen Projekten schlecht weiter. Bewanderte Logistiker:innen bündeln Wissen aus verschiedenen Branchen, Berufen und Vorhaben, um die jeweils ideale Lösung zu bieten.

Idealerweise unterstützt eine IT-Infrastruktur diese Arbeitsweise. Denn abgeschottetes Wissen ist so gut wie wertlos – erst durch Zugänglichkeit und Verknüpfung entsteht Mehrwert, ganz ähnlich wie in der Silologistik selbst.

Standorte deutschlandweit

Euro Umsatz 2020

Mitarbeitende

Wissen muss nutzbar bleiben

Papierakten verlangsamten die Arbeitsabläufe

Im Jahr 2010 erkannte GREIWING, dass die eigene IT-Landschaft nicht mehr zu 100 Prozent den eigenen Ansprüchen genügte. Die Logistiker:innen arbeiteten zwar schon mit einem digitalen Dokumentenmanagement. Aber: „Unsere Archive teilten sich in mehrere Bereiche auf. Diese konnte man nicht miteinander verbinden“, erinnert sich Marcus Oberfeld, Leiter IT und Organisation.

Auch andere, althergebrachte Prozesse wurden durch neue technologische Möglichkeiten infrage gestellt. Beispiel: Papier-Projektakten. „Wir hatten früher alle Informationen wie Korrespondenz und Belege in vielen Ordnern aus vielen Abteilungen archiviert. Die Kolleg:innen mussten häufig Ordner suchen.“ Mitunter mussten sogar ganze Prüfprozesse von Anfang an wiederholt werden, weil der letzte Prüfer der Reihe einen Fehler festgestellt hatte. Statt nur den einen Fehler zu korrigieren und die Sache damit erledigt zu haben, musste der gesamte Prüfprozess neu durchlaufen werden.

Oberfeld: „Irgendwann hat unsere Finanzbuchhaltung einfach keine Ordner mehr rausgegeben, um diese nicht hinterher suchen zu müssen. Wer eine Kopie haben wollte, musste sich eine vor Ort machen. Heute ist das viel einfacher, wir können sogar mobil per Smartphone oder Tablet auf die Belege zugreifen.“

Eine Alternative für das bestehende DMS

Zum gleichen Zeitpunkt wechselte GREIWING mit einer Vielzahl von IT-Systemen zum SAP-ERP und ein Update des bestehenden Dokumentenmanagementsystems wurde fällig. „Doch der bisherige Anbieter war der Meinung, uns das Update möglichst teuer verkaufen zu müssen“, so Oberfeld. Also sah sich GREIWING 2010 nach Alternativen um.

Eine davon entdeckte das Unternehmen in der Nachbarschaft in NRW: das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm der d.velop AG. Es dauerte nicht lange, bis GREIWING sich für d.3ecm entschied. Einer der Gründe, so Oberfeld: „Bei d.velop sind die Kosten transparent und kalkulierbar, wir kennen die Kosten im Vorhinein. Es gibt da keine Schwellen wie etwa, dass ab einer bestimmten Zahl von Belegen die Lizenzkosten sprunghaft steigen, ganz im Gegenteil, die Kosten wachsen im gleichen Ausmaß wie auch die Nutzung.“

"d.velop hat eine hohe Branchenkenntnis. Die wissen, was ein Unternehmen der Logistikbranche benötigt, wenn es um die Archivierung von Dokumenten geht: Zollbelege, CMR oder andere Unterlagen. Das mussten wir d.velop nicht erklären – sie dachten mit und kannten die logistischen Zusammenhänge."

Marcus Oberfeld, Leiter IT und Organisation, GREIWING logistics for you GmbH

Speditionsbelege sicher und schnell archiviert

Eine beispielhafte Anwendung: die Archivierung von Speditionsbelegen. Alles, was GREIWING druckt und was von den Kund:innen zurückkommt, was Fahrer:innen mitbekommen, landet automatisch im elektronischen Archiv. Dazu scannen die Fahrer:innen die Belege im LKW direkt oder nutzen Barcodes, die mitgescannt werden. So weit, so gut, so nicht immer handelsüblich. Der Clou: Muss ein:e Mitarbeiter:in einen Vorgang recherchieren, braucht er sich nicht mehr durch endlose Windows-Dateiordner zu klicken, womöglich sogar noch durch verschiedene Abteilungen mit jeweils eigenen Ablagesystemen.

Migration von über 10 Terabyte Daten dauerte drei Monate

Natürlich mussten die bestehenden Daten noch in die Cloud transportiert werden. Dafür buchte GREIWING mit dem bestehenden Internet-Provider bestimmte Zeitfenster nach Feierabend und am Wochenende mit einem erhöhten Datenübertragungsrate. Insgesamt wurden so über 10 Terabyte Daten im Hintergrund übertragen, was rund drei Monate dauerte.

Schon in dieser Umbruchphase wurden die Vorteile des Cloud-Systems offenkundig:

Sicheres Backup-Verfahren enthalten
Daten werden hoch verfügbar, redundant und ausfallsicher im Rechenzentrum in Frankfurt gelagert
GREIWING muss keine eigene entsprechende IT-Struktur vorhalten, warten, pflegen und regelmäßig erneuern
IT-Arbeitskraft wird frei für logistikspezifische Projekte
Notwendigkeit, neue IT-Fachkräfte zu finden, wird weniger dringend
Cloud-Lösung erweist sich als günstiger als eine Anfangsinvestition in die entsprechende Hardware
Cloud-Systeme sind gegen Unfälle und Katastrophen wie Hochwasser gesichert

Weitere d.velop Lösungen im Einsatz

Zusätzlich zum Umzug in die Cloud entschloss sich GREIWING für weitere Dienstleistungen der d.velop AG, wie etwa die digitale Projektakte, die digitale Personalakte und die digitale Eingangsrechnung. „Der Umzug in die Cloud setzt natürlich Arbeitszeit frei“, so Oberfeld, „und durch die digitale Eingangsrechnung sieht man, wenn hier oder da Belege nicht freigegeben werden. Das erkennt die Finanzbuchhaltung und kann reagieren. So sind unsere Skontoerlöse deutlich nach oben gegangen.“

Weiteres zu der Rechnungsverarbeitung

Nachfolgend finden Sie ein Webinar und ein Whitepaper zur Rechnungsverarbeitung. In dem Webinar erfahren Sie, wie die Rechnungsverarbeitung Ihnen bei Ihrer digitalen Transformation hilft. Im Whitepaper werden zudem Tipps und Stolperfallen aufgezeigt.