D.VELOP PLATFORM

Innovative Partnerschaft: Polipol setzt auf die d.velop Plattform

Polipol lebt die d.velop platform

Von der Einführung digitaler Akten bis zur Rechnungsverarbeitung mit SAP.

Polipol spart viel Zeit beim Bearbeiten von Dokumenten

Die Polipol Unternehmensgruppe

Was 1990 mit vier Mitarbeitenden und einer ersten Polstermöbelserie begann, ist zu einem internationalen Konzern mit über 8000 Beschäftigten gewachsen: Die Polipol Unternehmensgruppe stellt heute jährlich tausende Sessel, Sofas, Betten und andere Möbel her. Um nicht auf der Stelle zu treten, verbessert sich die Gruppe an ihren 13 Standorten kontinuierlich.

KEY FACTS

CASE STUDY: POLIPOL

Integration in Outlook
Automatisierte E-Mail-Verarbeitung
Intuitive Bedienoberfläche
Digitale Rechnungsverarbeitung
Digitale Freigabeprozesse
Effizienzsteigerungen

"Wir hatten zwar schon ein Dokumentenmanagement-System, doch damit waren wir aus verschiedenen Gründen nicht zufrieden. Daher haben wir das d.velop DMS im Jahr 2014 eingeführt. Das DMS von d.velop ist ein Produkt, das uns einfach rundum zufriedenstellt."

Stefan Kuhlemann, Teamleiter IT-Projektmanagement, Polipol holding gmbh & co. kg

1. Einführung des d.velop DMS im Jahr 2014

Anfang der 2010er-Jahre identifizierte Polipol digitale Dokumente als Bereich mit Verbesserungspotenzial, insbesondere die Eingangsrechnungen, die viel Zeit des Buchhaltungsteams in Anspruch nahmen. Diese Zeit möchte das Unternehmen in wertschöpfendere Tätigkeiten investieren. Bis 2024 befinden sich über 40 Millionen Dokumente im Dokumentenmanagement.

„Wir hatten zwar schon ein Dokumentenmanagement-System, doch damit waren wir aus verschiedenen Gründen nicht zufrieden“, beschreibt Stefan Kuhlemann, Teamleiter IT-Projektmanagement bei Polipol, „daher haben wir das d.velop DMS im Jahr 2014 eingeführt.“ Die Zusammenarbeit mit d.velop beschreibt Kuhlemann so: „Da stimmt einfach der Spirit.“ Angesichts von über 300 Möbel-Modellen und einem Jahresumsatz von gut 500 Millionen Euro ist der Umgang mit Dokumenten eine große Herausforderung. Traditionelle Methoden wie Papier und E-Mail verlängern die Prozesse und erhöhen die Fehlerquote.

2. Das DMS bietet viele Möglichkeiten über ein reines Archivsystem hinaus

Zunächst verwendet Polipol das d.velop Dokumentenmanagement-System (DMS) lediglich als Ablage- und Archivier-System, um Dokumente rechtskonform zu speichern und wiederzufinden. Doch das änderte sich, als Kuhlemann bemerkte: „Wir haben viel mehr Möglichkeiten gesehen.“ Ein Beispiel dafür ist die Integration des d.velop DMS in Outlook. Kuhlemann beschreibt diesen Moment als besonders erfreulich: „Das war ein Aha-Moment für viele Mitarbeitende.“

Automatisierte E-Mail Verarbeitung

Integration in Outlook

Der „Aha-Moment“ für Polipol bestand darin, dass das d.velop DMS automatisch Informationen und Dateien aus E-Mails ausliest und in die Datenbank integriert. Beispielsweise müssen Reklamationen im Kundendienst nicht mehr manuell eingepflegt werden. „Das hat früher nämlich noch ziemlich viel manuelle Arbeit erfordert“, so Kuhlemann. Heute können die Mitarbeitenden die Datei mit wenigen Klicks ins System ablegen. Die Software extrahiert automatisch Informationen wie die Betreffzeile und hinterlegt diese in den entsprechenden Feldern, wobei die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, Korrekturen vorzunehmen.

3. „Wenn der Mitarbeiter nicht erst überzeugt werden muss“

„Das sind Momente, die sind einfach toll“, so Kuhlemann, „wenn der Mitarbeitende nicht erst überzeugt werden muss.“ Damit spielt Kuhlemann auf den Vorteil an, den der Einsatz des d.velop DMS in dem Bereich mit sich bringt – Prozesse wie E-Mail-Verarbeitung gehen durch die Texterkennung und durch das automatische Ausfüllen von Eingabemasken schneller, leichter und fehlerfreier von der Hand. Kuhlemann: „Das sind Dinge, die den Arbeitsalltag erleichtern. Wenn da jemand Tausende von Dokumenten am Tag ablegt, egal ob im Vertrieb oder im Kundendienst, ist das ein Massenvorgang im E-Mail-Eingang, und da sind natürlich jede fünf Sekunden Zeitersparnis ein Highlight

Vorteile des d.velop Dokumentenmanagement-Systems für Polipol

SAP-Anbindung
Intuitive Bedienoberfläche
Nahtlose Integration in Outlook
Automatische Datenerfassung
Zeitersparnis durch Automatisierung
Effiziente Prozessgestaltung
Standortunabhängigkeit
E-Rechnungsverarbeitungen
Bestellanforderungen integriert
Kostenvorteile durch Web-Oberfläche – nicht jeder User braucht eine SAP-Lizenz
Ganzheitliches System, das alle relevanten Prozesse abbilden kann

Bedienoberfläche ist intuitiv und spart Zeit

Intuitive Bedienbarkeit und Zeitersparnis

Durch den Einsatz von d.velop DMS hat Polipol viel Zeit gespart, die zuvor in die mühsame Fließbandarbeit investiert wurde, um Informationen aus E-Mails abzutippen.

Die intuitive Bedienbarkeit der d.velop Oberfläche erleichterte den Einführungsprozess, sodass Mitarbeitende, die Rechnungen per Webclient freigeben, das System ohne lange Schulungen nutzen können.

Kuhlemann erklärt: „Beispielsweise braucht niemand eine Schulung, um in einem Onlineshop einkaufen zu können. Es ist halt doch etwas anderes, wenn jeder Mitarbeitende eine Weboberfläche nutzen kann, die so intuitiv funktioniert, wie er es aus dem Privaten gewohnt ist.“

Zudem werden spezielle Funktionen von Polipol Key-Usern erläutert, die dieses Wissen in ihre Abteilungen weitertrugen. Kuhlemann fügt hinzu:

„So ein Grundverständnis für das Produkt ist eigentlich relativ schnell bei jedem Anwendenden zustande gekommen, der halbwegs computeraffin ist.“

In der Cloud oder On-Premise?

Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, ob sie ein Dokumentenmanagement-System wie das von d.velop in der Cloud oder On-Premise betreiben sollen, wobei beide Optionen Vor- und Nachteile haben. Die Polipol Gruppe wählte eine hybride Lösung: Das System läuft hauptsächlich On-Premise, während einige Funktionen in der Cloud verfügbar sind.

„Das ist für eine Firma von unserer Größe meiner Meinung nach die beste Umsetzung“, beschreibt Kuhlemann, „weil man einfach alle Vorteile aus beiden Welten mitnehmen kann, ohne dass ich einen Nachteil aufzählen könnte.“

Ein Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass Polipol das DMS selbst betreuen kann, unterstützt von einer starken IT-Abteilung mit etwa 55 Mitarbeitenden.

„Da sind wir ressourcenstark aufgestellt“, so Kuhlemann, „das ist natürlich ein Vorteil, den nicht jede kleinere Firma hat.“ Zudem profitiert Polipol von aktuellen Spezialfunktionen in der Cloud.

Von der Einführung digitaler Akten bis zur Rechnungsverarbeitung mit SAP

Viel eingesparte Arbeitszeit durch digitale Rechnungsverarbeitung

Polipol entdeckte schnell das Potenzial der digitalen Rechnungsverarbeitung im d.velop DMS, was die mühsame Suche nach Rechnungen und das ständige Nachtelefonieren überflüssig machte. Jährlich gingen rund 100.000 Rechnungen ein, die zuvor manuell abgetippt werden mussten. „Jede Rechnung, die einging, musste ja abgetippt werden“, beschreibt Kuhlemann.

Innerhalb von nur drei Monaten wurde die digitale Rechnungsverarbeitung an einem Standort implementiert. „Das hat wirklich wunderbar funktioniert“, so Kuhlemann, „die Dokumente gehen nun vom E-Mail-Eingang in das DMS und die fertig analysierte Rechnung landet dann im SAP.“ Das System unterstützt auch E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und KSeF, sodass Buchhaltungsmitarbeitende die erfassten Informationen einfach überprüfen und bei Bedarf manuell nacharbeiten können.

Freigabe von Rechnungen – auch von unterwegs aus

Polipol spart nicht nur Zeit bei der Rechnungserfassung, sondern auch durch die digitalen Freigabeprozesse im DMS. Mitarbeitende erhalten Benachrichtigungen in ihrem Posteingang, wenn sie eine Rechnung freigeben müssen. Sie können den Status der Rechnungen einsehen und Rückfragen werden erleichtert, wodurch das mühsame Nachverfolgen von E-Mail-Ketten entfällt.

Das System ermöglicht auch eine einfache Handhabung von Vertretungssituationen: Es weiß, wer zur Freigabe berechtigt ist, wer im Urlaub ist und wer wen vertritt. Zudem funktioniert alles mobil über Smartphone, Tablet oder Notebook.

Die entsprechenden Personen benötigen keinen eigenen SAP-Zugang, da die Rechnungen über eine Web-Ansicht im d.velop DMS einsehbar sind. „Das hat auch kostentechnische Vorteile“, erklärt Kuhlemann, „Anwendende, die vor der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung keinen SAP-Account hatten, brauchen auch keinen aufgrund dieser Prozesse.“ Insgesamt zieht Kuhlemann ein positives Fazit: „Das DMS von d.velop ist ein Produkt, das uns einfach rundum zufriedenstellt.“

Wissenswertes rund um das Thema d.velop platform

Durch folgende Ressourcen haben Sie die Möglichkeit, näheres über die d.velop platform zu erfahren. Hier haben Sie die Auswahl zwischen zwei Blogartikeln, welche Ihnen die d.velop platform näher bringen.