D.VELOP DOKUMENTENMANAGEMENT-SYSTEM

ZENTIS macht Unternehmenswissen verfügbar

ZENTIS digitalisiert flächendeckend Unternehmensprozesse

Der Fruchtverarbeiter arbeitet mit d.velop documents und stellt unternehmensweit Informationen zur Verfügung.

Unternehmensweite Suche auf DMS-Basis

Ein Unternehmen mit Innovationsgeist - ZENTIS GmbH & Co. KG

Im Jahr 1893 eröffnete Franz Zentis in Aachen sein Lebensmittelgeschäft und legte damit den Grundstein für eine Erfolgsgeschichte. Sein Innovationsgeist resultierte in dem Produkt FAMOS, eine Abkürzung für „Feinste Aprikosen-Marmelade ohne Sirup“. Inzwischen sind seit der Gründung des ersten Geschäftes mehr als 120 Jahre vergangen und die Verarbeitungskapazität am Hauptsitz in Deutschland und an sechs internationalen Standorten liegt mittlerweile jährlich bei rund 525.000 Tonnen Fruchtzubereitungen, Konfitüren und Süßwaren.

KEY FACTS

CASE STUDY: ZENTIS

Professionelles Auswahlverfahren auf der Suche nach dem richtigen Anbieter endet bei der d.velop
Dokumentenarchivierung und Workflows für führende Dokumente wurden digitalisiert
Vollständige Digitalisierung von mehr als 1.000 Akten
Digitalisierung der Abrechnungszustellung mit d.velop postbox vervollständigt das Cloud-Archiv

Mit professioneller Unterstützung zum richtigen Partner

ZENTIS nutzte bei dem Auswahlverfahren die professionelle Unterstützung des Forschungsinstituts für Rationalisierung (FIR) an der heimischen RWTH. Gemeinsam wurden in einem ausführlichen mehrstufigen Auswahlverfahren die Vor- und Nachteile zahlreicher DMS-Lösungen beleuchtet. Am Ende des Prozesses stand eine eindeutige Entscheidung: d.velop hatte das Rennen gemacht. Der Grund dafür lag laut Udo Hanke nicht nur am preislich attraktiven Angebot und an der überzeugenden fachlichen Kompetenz des Softwarehauses aus Gescher. Überzeugt hatte auch die Möglichkeit, im Rahmen des geplanten Projektes selbst Aufgaben übernehmen zu können. So wurde es möglich, auf weitere Consultingdienstleistungen mit ihren schwer kalkulierbaren Preisen und zeitlichen Risiken weitestgehend zu verzichten.

Ambitionierter Ansatz ist flächendeckend realisiert

Umgesetzt wurde das Projekt in drei Phasen. Zunächst wurden Dokumentenarchivierung und Workflows der führenden Dokumente realisiert, dann erfolgte die Festlegung des Ablaufs für Probeserien. Dieser ganzheitliche Ansatz macht es möglich, dass fertige Produkte vollständig vom Produktentstehungsprozess unterstützt werden. Die jeweiligen Aktenpläne sind dabei der zugehörigen Wertschöpfungskette zugeordnet. Der neue Produktentstehungsprozess am Aachener Standort funktioniert dabei so überzeugend, dass er zurzeit auch in den USA umgesetzt wird.

"Wir waren sehr schnell der Überzeugung, dass d.velop einfach am besten zu uns passt. Und das hat sich im professionell durchgeführten Projekt dann auch jederzeit bestätigt."

Udo Hanke, IT-Leiter, Zentis GmbH & Co. KG

Der hohe Zustimmungswerte unter Mitarbeiter:innen

Auch die Reaktionen der Mitarbeiter:innen in den verschiedensten Unternehmensbereichen machen klar, dass sich das Engagement für das Projekt gelohnt hat, erklärt Hanke. „Uns erreichen sehr viele Anfragen von Mitarbeitenden, die Interesse an einer Erweiterung der DMS-Plattform haben, was die große Akzeptanz klarmacht und womit wir ganz neue Perspektiven der digitalen Innovationen gewonnen haben.“

Mitarbeiter und Unternehmen profitieren zudem von Vorteilen, an die man zu Anfang gar nicht gedacht hatte. Beispiele sind die verbesserte Transparenz und die besseren Möglichkeiten für Auswertungen. Dank digitaler Basis können nun sehr genaue Analysen erfolgen. Es lässt sich beispielsweise ermitteln, wie viele Rezeptmuster in einem definierten Zeitraum für eine:n Kund:in entwickelt wurden. Weiterhin können die nun vorhandenen Informationen auch für Trendanalysen genutzt werden. Die dadurch insgesamt gesteigerte Qualität wurde bereits von externen Prüfer:innen positiv registriert.

Mitarbeitende

digitale Akten

Kostenersparnis pro Monat und Mitarbeiter:in

Dafür steht Digitalisierung bei ZENTIS

Ideale Prozesse bei der Entwicklung neuer Produkte

Jederzeit transparente Kommunikation bezüglich der Produktmuster
Genaue Analysen zu diesen Produktmustern
Einfach und schnelle Recherche in digitalen Akten von d.velop
Digitale Geschäftsprozesse, die abteilungsübergreifend angelegt sind

So profitiert ZENTIS

Steigerung der Qualität sämtlicher Produkte
Senkung der Prozesskosten
Große Archivräume werden überflüssig
Digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen in persönliche Cloud-Archive spart Kosten

Wissenswertes rund um das Thema DMS

Durch folgenden Ressourcen haben Sie die Möglichkeit, näheres über d.velop documents zu erfahren. Hier haben Sie die Auswahl zwischen einem Webinar und einem Whitepaper, welche Ihnen das DMS näher bringt.