E-AKTE.NRW
Hochschulen in NRW ziehen bei der Digitalisierung an einem Strang
Der Verbund Kompetenzzentrum E-Akte.NRW mit der Konsortialführung an der Universität Bielefeld konzipiert eMasterakten auf Basis von d.velop documents
Nordrhein-Westfälische Hochschulen ziehen bei der eAkte an einem Strang
Einheitliche eMasterakten auf DMS-Basis für über 40 Hochschulen im Land NRW
Damit nicht jede Hochschule ihr eigenes Projekt startet und jedes Rad neu erfindet, bedarf es einer koordinierenden Instanz. In Nordrhein-Westfalen ist dies das Kompetenzzentrum E-Akte.nrw (eAkteCC.NRW), mit der Geschäftsführung und Koordination angesiedelt im Dezernat für „Digitale Transformation und Prozessorganisation“ bei der Universität Bielefeld. Es schafft Rahmenbedingungen für die Digitalisierung und unterstützt die Hochschulen des Landes bei der Umsetzung der digitalen Aktenführung. Die Plattform dafür ist die Software d.velop documents.
Mitarbeitende treiben die Anbindung an weitere Fachanwendungen zunehmend voran
Fachverfahren werden nach und nach an das DMS angebunden; in diesem werden die verfahrensbezogenen Dokumente dann digital bearbeitet. Auch der gleichzeitige Zugriff mehrerer Personen auf dieselbe Akte wird als großer Vorteil gesehen.
KEY FACTS
CASE STUDY E-AKTE.NRW
- Schaffen einer mandantenfähigen Dokumentenmanagement-Infrastruktur
- Wissenstransfer zwischen den Hochschulen
- Entwurf von eStudierenden-Akte als vorgefertigter Master für weitere Hochschulen in NRW
- Ergänzung der Fachverfahren durch DMS
- Start der ersten Mandanten in den Echtbetrieb als Pilotprojekt
„Mit eStudierendenakte, eDrittmittelakte und ePersonalakte ist im administrativen Bereich der Hochschulen schon ein großer Teil adressiert. Für die übergeordnete Aktenstruktur im Dokumentenmanagement-System greifen wir auf die Prozesslandkarte der KDU zurück und haben einen Ansatz für einen prozessorientierten Aktenplan, den wir für NRW zur Verfügung stellen.“
Doreen Schwarz // Leiterin des Kompetenzzentrums E-Akte.nrw (eAkteCC.NRW), Dezernat für „Digitale Transformation und Prozessorganisation“ bei der Universität Bielefeld
Mandantenfähige Dokumentenmanagement-Infrastruktur
Ein digitales DMS benötigt man, um auf diesem elektronische Aktenlösungen aufzubauen. In einem Vorprojekt wurde vereinbart, dafür eine möglichst homogene technische Basis zu verwenden. Im Klartext: Um zu vermeiden, für eine Vielzahl an DMS die eMasterakten implementieren zu müssen, musste man sich auf ein Produkt einigen. Die Ausschreibung obliegt aus vergaberechtlichen Gründen jeder Hochschule selbst. Flächendeckend durchgesetzt hat sich schließlich die Lösung von d.velop, nicht zuletzt weil bereits ein Großteil der Hochschulen des Landes, darunter Bielefeld und Münster, mit dem System gute Erfahrungen gemacht haben.
Fachverfahren werden durch DMS sinnvoll ergänzt
Die in den Hochschulen bereits eingesetzten Campus Managementsysteme (HIS, HISinOne) sowie ERP-Systeme (SAP, Mach u. a.) werden durch die Dokumentenmanagement-Infrastruktur künftig ergänzt. Dabei muss sich jede Hochschule die Frage stellen: Welche Aufgabe erledigt man mit welchem System? So wird das DMS derzeit zur Gestaltung und Abbildung von Workflows herangezogen. Wichtig ist dem Kompetenzzentrum aber auch, dass Funktionalitäten, die im Fachverfahren umgesetzt und getestet sind, nicht noch einmal im DMS nachgebaut werden. Vielmehr geht es um die Unterstützung der bisherigen Vorgangsbearbeitung durch automatisierte Prozesse und eAkten.
Die ersten Mandanten starten in den Echtbetrieb
Betrieben werden soll die DMS-Lösung in den Rechenzentren der Universitäten Duisburg-Essen und Köln. Dort werden Strukturen für Hochschulinstanzen aufgebaut, auf welche Hochschulen, die selbst kein DMS hosten wollen, zugreifen können. Hochschulen, die bereits ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz haben, können sich darüber hinaus eMasterakten-Lösungen herunterladen. Im Jahr 2023 starteten die ersten Hochschulinstanzen in den Echtbetrieb; gleichzeitig hat das Kompetenzzentrum die erste eMaster-Lösung, die eStudierendenakte für NRW ausgerollt, sodass sie von jeder Hochschule genutzt werden kann.
WEBINAR
Das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW als Partner
Die elektronische Studierendenakte gewinnt im Zuge der digitalen Transformation an Hochschulen immer mehr an Bedeutung. Erfahren Sie in diesem Webinar, wie die Zusammenarbeit zwischen dem Kompetenzzentrum eAkteCC.NRW und der d.velop die Hochschulen bei der Einführung und Nutzung der eStudierendenakte unterstützt.
