Digitale Dokumentenverarbeitung:

Prozessüberblick

Inputmanagement

Das Inputmanagement ist ein wesentlicher Teil, der Unternehmensorganisation. Der gesamte Prozess zur Bereitstellung von digitalen Daten aus Dokumenten, die in Papierform vorliegen, wird als Inputmanagement bezeichnet. Automatisierte Dokumentenerkennung ist dabei der wichtigste Teil des Prozesses.

Zu den Aufgaben des Inputmanagements gehört damit die Verarbeitung der eingehenden Dokumente und bei Bedarf deren Digitalisierung, die Regelung der Verteilung der Dokumente innerhalb des Unternehmens sowie die Sicherung der Qualität und Organisation der Ablage. Strukturierte oder unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Quellen werden im Inputmanagement erfasst und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt. Eine sehr effiziente Methode, um den Input zu managen ist es, die in Papierform eingehenden Dokumente einzuscannen und die anschließende Verarbeitung durch eine intelligente Software.

Laut einer Bitkom-Studie zur Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen in deutschen Unternehmen arbeiten immer noch 20 % der Unternehmen im Jahr 2024 überwiegend papierbasiert. Diese papierbasierten Dokumente müssen entsprechend verarbeitet, digital bereitgestellt und archiviert werden. Dabei kann das Inputmanagement Abhilfe schaffen, indem es die eingehenden Dokumente direkt digitalisiert und den Systemen bereitstellt.

Faktengrafik zeigt, dass 20% der Unternehmen überwiegend papierbasiert arbeiten

Der Weg durch das Unternehmen:

Eine Bestellung erzeugt Dokumente

Eine Bestellung erreicht das Unternehmen, ausgelöst durch einen Kunden, der sehnsüchtig darauf wartet, dass die bestellte Ware ankommt.

Auslesen der Bestellpostionen Die bestellten Artikel stehen auf der Bestellung, diese wird mittels OCR-Technologie ausgelesen. Die erkannten Daten werden in ein nachgelagertes System übergeben.

Auftragsbestätigung Nachdem die Bestellung erfolgreich im Unternehmen eingegangen ist, wird eine Auftragsbestätigung erzeugt und dem Kunden zugeschickt. Diese Auftragsbestätigung kann ebenfalls automatisch verarbeitet werden.

Lager Im Lager wird die Bestellung anhand der ausgelesenen Daten verarbeitet. Die Pakete werden gepackt und die Ware für den Versand vorbereitet

Lieferschein Der Kunde erhält die bestellte Ware und zudem einen Lieferschein darüber.

Rechnung Nachdem die Ware für den Versand vorbereitet und schlussendlich verschickt wird, erhält der Kunde eine Rechnung. Die enthaltenen Informationen können ebenfalls extrahiert werden und an das entsprechende FiBu- oder ERP-System übergeben werden, sodass die Rechnung dort gebucht werden kann.

Sie sehen: Eine Bestellung kann viele Dokumente auslösen und damit viel Aufwand verursachen. Mittels geeigneter Software können Sie den Aufwand minimieren und Zeit sowie Geld sparen.

Prozessgrafik zeigt den Weg von Bestelldokumenten durch das Unternehmen mithilfe automatisierter Dokumentenerkennung