Der Prozess: digitaler Posteingang
Vom digitalen Posteingang zur sicheren Ablage
1. Posteingang
Schriftstücke gelangen in der Regel über drei mögliche Quellen ins Unternehmen: - als analoger Papierbeleg, - elektronischer Beleg über E-Mail - oder als Download aus einem Drittsystem. Die Dokumente werden gescannt, mit dem Handy fotografiert oder über Schnittstellen in die Software importiert.
2. Erkennung & Extraktion
Eine OCR-Texterkennung macht im ersten Schritt den Volltext auf den Dokumenten verfügbar. Anschließend wird dieser interpretiert, sodass die Lösung erkennt, wer Adressat:in sowie Empfänger:in ist.
Hierfür gibt es verschiedene Verfahren, welche vollständig generisch, basierend auf Vorlagen sowie von künstlicher Intelligenz unterstützt werden. Darüber hinaus findet ein Stammdatenabgleich zur Validierung der erkannten Parameter statt.
3. Verteilung
Sobald die Dokumente mit den erfassten Informationen aufbereitet wurden, werden diese in den eigentlichen Verteilungsprozess übergeben. Hier werden die Briefe an den richtigen Mitarbeitenden oder an eine festgelegte Gruppe (z. B. Abteilung oder Arbeitskreis) zugestellt. Über zentral hinterlegte Routingregeln oder Skripte werden die Wege dabei vorgegeben, sodass ein manuelles Eingreifen nicht notwendig ist. Eskalationsfristen und Vertreterregelungen sorgen zusätzlich dafür, dass Dokumente nicht verloren gehen oder zu lange liegen bleiben.
4. Revisionssichere Ablage
Am Ende des Prozesses werden die Belege zusätzlich mit weiteren Metadaten angereichert und in einen bestehenden Aktenplan eingeordnet. So werden die Schriftstücke automatisch zum Beispiel bestehenden Kunden- oder Lieferantenvorgängen zugeordnet.
Meine Aufgaben
Nachdem die Software mit Hilfe der OCR-Texterkennung (Schritt 2) den/die Empfänger:in des Briefs erkannt hat, schlägt die Eingangspost im Bereich "Meine Aufgaben" auf. Innerhalb der Übersicht können Sie Ihre Liste mit Hilfe von Filtern verfeinern, um bestimmte Poststücke schnell zu finden. Mit dem Anwählen einer Position gelangen Sie in die nachstehende Maske "Empfänger:in prüfen".
Empfänger:in prüfen
Sobald der/die Anwender:in eine Aufgabe, sprich eine Eingangspost, geöffnet hat, gelangt sie zur nachstehenden Maske. In dieser ist auf der rechten Seite der Brief zu sehen. Auf der linken Seite kann bestätigt werden, dass das Dokument "für mich" ist. Außerdem gibt es die beiden weiteren Optionen, den Brief entweder an eine/n Kollegen:in zu senden oder zurück in an den Posteingang zu leiten.
Ablageort festlegen
Wurde das Poststück im vorherigen Schritt mit Klick auf den Button "Es ist für mich" angenommen, kann nun ein revisionssicherer Ablageort bestimmt werden. Im Screenshot wurde d.velop documents als Archiv ausgewählt und das Dokument der Kategorie "Schriftverkehr" zugeordnet.
