Der Postverteilungsworkflow

Individualisierbarer Workflow

Die Lösung liefert zu Beginn einen Standardprozess mit aus, welcher über einen Einrichtungsassistenten auf die individuelle Unternehmenssituation angepasst werden kann. Sämtliche ankommende Poststücke werden in Aufgaben überführt und an die entsprechenden Empfänger:innen weitergeleitet. Diese werden optional via Outlookbenachrichtigung über den Erhalt informiert.

Darüber hinaus existieren Poststücke, welche nicht direkt digital zugestellt werden können, da es sich entweder um persönliche, bzw. vertrauliche Briefe oder um physische Pakete handelt. Hier wird eine Nachricht an den/die Empfänger:in geschickt, welche:r seine/ihre Post an der internen Poststelle entgegennimmt und die Annahme digital quittiert.

Durch Fall-Back Szenarien werden die Prozessschritte zusätzlich abgesichert. Über ein Eskalationsmanagement wird festgelegt ab welchem Zeitpunkt ein nicht abgerufenes Dokument zurück an den Posteingang gehen soll oder an eine:n alternative:n Empfänger:in geschickt werden soll. Fallen Mitarbeitende durch Krankheit oder Urlaub aus, greifen Vertreterregelungen.

Dokumente werden im Abschluss des Prozesses in dem gewünschte Archiv, mitsamt der Meta-Daten, abgelegt.