Die traditionelle vs. digitale Zustellung
Natürlich könnte man argumentieren, dass der Weg der traditionellen Postzustellung nicht per sé schlecht ist. Zumindest hat es ja in der Vergangenheit auch super funktioniert. Doch mit steigenden Portokosten (0,95€ pro Standardbrief - Quelle: deutschepost.de), verlängerten Zustellzeiten, immer häufiger vorkommenden Streiks von Postbot:innen und Fehlern bei der Zustellung von Briefen (zum Beispiel durch Verlust der Post) kann so manch eine Immobilienverwaltung ins Grübeln geraten. Wie unterscheidet sich also eine traditionelle Postzustellung von einem digitalen Postfach? Schauen wir uns beide Wege einmal genau an.
Die traditionelle Postzustellung
Egal welche Dokumente Sie als Immobilienverwaltung versenden möchten. Der traditionelle Weg beinhaltet normalerweise immer die folgenden 7 Schritte: Erstellen, Drucken, Sortieren, Kuvertieren, Versenden, Empfangen und Archivieren.
Ist E-Mail keine Lösung?
E-Mails wirken auf den ersten Blick als gute Alternative zur klassischen, papierbasierten Postzustellung. Sie sind digital, Mieter:innen können darauf zugreifen und sich ihre Dokumente auf dem Handy oder PC ansehen. Doch bringen E-Mails auch ihre Tücken mit sich.
So ist zum Beispiel die Gefahr eines Betruges bei der Zustellung von Dokumenten per E-Mail am höchsten! Außerdem stellen sich bei der Zustellung per E-Mail eine Reihe anderer Fragen, wie zum Beispiel:
- Wie schützen Sie datensensible Dokumente, wie Mietverträge, vor Cyberangriffen bei einer Zustellung per E-Mail?
- Und wie stellen Sie die Revisionssicherheit bei Mietverträgen und Co. her, sodass Dokumente nicht im Nachhinein geändert werden können?
Da die Zustellung per E-Mail nicht nachgewiesen werden kann, können bspw. keine Kündigungen per E-Mail zugestellt werden. Dieses Dokument muss weiterhin per Post verschickt werden, wodurch Medienbrüche entstehen, die die Beziehung zum Mietenden verschlechtern.
Das digitale Postfach
Im Gegensatz zur traditionellen Postzustellung hat eine digtale Zustellung von Immobiliendokumenten lediglich 4 Schritte: Dokumente erzeugen, anliefern, verarbeiten und digital an Mietende zustellen.
Eine Alternative zur Zustellung per E-Mail?
Auch wenn E-Mails in den Anfangsstadien des "Digitalisierungs-Booms" ein guter Ansatz waren, den Papierverbrauch zu reduzieren und Mietenden ein verbessertes digitales Kunden:innenerlebnis anzubieten, so stoßen sie heutzutage vermehrt an ihre Grenzen.
Gerade im Bereich Datenschutz und Compliance bietet es sich an, auf einen digitalen Briefkasten umzustellen. Denn eine digitale Zustellung stellt sicher, dass Mieter:innen ihre Post auch erhalten haben und verschlüsselt die zugestellten Dokumente, sodass das Briefgeheimnis auch auf dem digitalen Weg erhalten bleibt.
Nicht zuletzt kann auch einiges an Kosten für Ihre Immobilienverwaltung mit einem digitalen Postfach gespart werden. Denn auch wenn Sie sich auf den ersten Blick die Portokosten mit einer E-Mail sparen, müssen Sie den Aufwand für Lizenzen und Hardwareressourcen zur Verfügung stellen (und bedenken Sie dabei stets: falls Mietende ihre Dokumente nicht digital abrufen, führt kein Weg an einer Postzustellung per Brief vorbei. Wer weiß also, ob Sie sich die Portokosten wirklich sparen, oder nicht eventuell sogar doppelt zahlen).
Florian Sindt
Senior Sales Development Represenative d.velop AG
Wünschen Sie sich eine individuelle Beratung?
Kein Problem! Vereinbaren Sie einfach einen Termin für ein kostenloses, speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Beratungsgespräch. Gerne gehe ich mit Ihnen gemeinsam Ihre Anwendungsfälle durch und versuche den optimalen, digitalen Prozess zu entwickeln. Ich freue mich auf den Austausch!
Florian.Sindt@d-velop.de
