Die traditionelle vs. digitale Zustellung
Natürlich könnte man argumentieren, dass der Weg der traditionellen Postzustellung nicht per sé schlecht ist. Zumindest hat es ja in der Vergangenheit auch super funktioniert. Doch mit steigenden Portokosten, immer häufiger vorkommenden Streiks von Postbot:innen und Fehlern bei der Zustellung von Briefen (zum Beispiel durch Verlust der Post) kann so manch eine Versicherung ins Grübeln geraten. Wie unterscheidet sich also eine traditionelle Postzustellung von einem digitalen Briefkasten? Schauen wir uns beide Wege einmal genau an.
Die traditionelle Zustellung
Egal welche Versicherungsdokumente Sie als Versicherung versenden möchten. Der traditionelle Weg beinhaltet normalerweise immer die folgenden 7 Schritte: Erstellen, Drucken, Sortieren, Kuvertieren, Versenden, Empfangen und Archivieren.
Sind Portale keine Lösung?
Portallösungen wirken auf den ersten Blick als gute Alternative zur klassischen Postzustellung. Sie sind digital, Versicherte können darauf zugreifen und sich ihre Dokumente auf dem Handy oder PC ansehen. Doch bringen Portallösungen auch ihre Tücken mit sich.
So können Sie als Versicherung nicht sicherstellen, dass Versicherungsdokumente bei Versicherten angekommen sind. Aus der eigentlichen Bringschuld wird so eine Holschuld. Wenn Versicherte ihre Dokumente also nicht digital abrufen, sind Sie dennoch in der Pflicht diese bereits digital zugestellten Dokumente nochmals per Post zu versenden. Außerdem stellen sich bei Portallösungen eine Reihe anderer Fragen, wie zum Beispiel:
- Wie lange werden Versicherungsdokumente in Portalen archiviert?
- Was passiert mit den Dokumenten, wenn das Versicherungsverhältnis gekündigt wird?
- Wo werden Versicherungsdokumente abgelegt und wer kann diese einsehen?
Da die Zustellung bei Portallösungen nicht nachgewiesen werden kann, können ebenfalls keine Rechnungen, Mahnungen oder Kündigungen über Portale zugestellt werden. Diese Versicherungsdokumente müssen weiterhin per Post verschickt werden, wodurch Medienbrüche entstehen, die das Kunden:innenerlebnis verschlechtern.
Der Digitale Briefkasten
Im Gegensatz zur traditionellen Postzustellung hat eine digtale Zustellung von Versicherungsdokumenten lediglich 4 Schritte: Dokumente erzeugen, anliefern, verarbeiten und digital an Versicherte zustellen.
Eine Alternative zu Portallösungen?
Auch wenn Portallösungen in den Anfangsstadien des "Digitalisierungs-Booms" ein guter Ansatz waren, den Papierverbrauch zu reduzieren und Versicherten ein verbessertes digitales Kunden:innenerlebnis anzubieten, so stoßen sie heutzutage vermehrt an ihre Grenzen.
Gerade im Bereich Datenschutz und Compliance bietet es sich an auf einen digitalen Briefkasten umzustellen. Denn eine digitale Postzustellung macht die Holschuld wieder zur Bringschuld und stellt sicher, dass Versicherte ihre Post auch erhalten haben und verschlüsselt die zugestellten Dokumente, sodass das Briefgeheimnis auch auf dem digitalen Weg erhalten bleibt.
Nicht zuletzt kann auch einiges an Kosten für Ihre Versicherung mit einem digitalen Briefkasten gespart werden. Denn auch wenn Sie sich auf den ersten Blick die Portokosten mit einer Portallösung sparen, müssen Sie den Aufwand für die Portal-Software, Lizenzen und Hardwareressourcen zur Verfügung stellen (und bedenken Sie dabei stets: falls Versicherte ihre Dokumente nicht digital abrufen, führt kein Weg an einer Postzustellung per Brief vorbei. Wer weiß also, ob Sie sich die Portokosten wirklich sparen, oder nicht eventuell sogar doppelt zahlen).
Florian Sindt
Senior Sales Development Represenative d.velop AG
Wünschen Sie sich eine individuelle Beratung?
Kein Problem! Vereinbaren Sie einfach einen Termin für ein kostenloses, speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Beratungsgespräch. Gerne gehe ich mit Ihnen gemeinsam Ihre Anwendungsfälle durch und versuche den optimalen, digitalen Prozess zu entwickeln. Ich freue mich auf den Austausch!
Florian.Sindt@d-velop.de
