E-Rechnungen sind die Zukunft!

Wegweisend und innovativ in das Rechnungsmanagement von morgen

Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, hat in den letzten Jahren eine immer bedeutendere Rolle im modernen Rechnungswesen eingenommen und ist in vielen Unternehmen bereits zum Standard geworden. Die Umstellung von traditionellen Papierrechnungen hin zu digitalen Formaten hat zahlreiche Vorteile mit sich gebracht: Sie ermöglicht es, finanzielle Transaktionen effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher zu gestalten. Mit der seit 2025 verpflichtenden Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland wird dieses Thema noch dringlicher für Unternehmen aller Größen und Branchen.

Die Entwicklung der E-Rechnung: Eine Übersicht über die Meilensteine

Die Einführung der E-Rechnung und ihrer verschiedenen Formate begann mit der Veröffentlichung der EU-Richtlinie 2014/55/EU am 16. April 2014. Diese Richtlinie, die sich auf die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen konzentrierte, machte den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verpflichtend. Ihr Hauptziel war es, die unterschiedlichen nationalen Standards für die E-Rechnungsstellung zu vereinheitlichen und einen internationalen Standard zu schaffen. Darüber hinaus strebte die Richtlinie an, die Einführung und Verbreitung der eRechnung nicht nur im öffentlichen Sektor, sondern auch in der gesamten Wirtschaft zu fördern. Dadurch sollte der elektronische Rechnungsversand als integraler Bestandteil der Financial Supply Chain etabliert werden.

Die Definition der E-Rechnung: Merkmale und Abgrenzungen

Was ist eine E-Rechnung

Eine E-Rechnung, auch bekannt als E-Invoice, ist eine Rechnung, die in einem vollständig strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten, ohne dass menschliche Eingriffe notwendig sind. Im Rahmen des E-Invoicing werden diese Rechnungen elektronisch zwischen dem Sender und dem Empfänger ausgetauscht, entweder direkt oder über spezialisierte E-Invoicing-Netzwerke wie PEPPOL. E-Rechnungen unterscheiden sich von traditionellen Rechnungen, da sie ausschließlich aus elektronischen Daten bestehen, die von Software-Systemen verarbeitet werden müssen. Diese Daten sind für das menschliche Auge in der Regel nicht direkt interpretierbar, da sie in einem strukturierten Format wie XML vorliegen.

Die Einführung der E-Rechnung folgt den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung in der Europäischen Union setzt. E-Rechnungen müssen der CEN Norm EN 16931entsprechen und die darin festgelegten Syntaxen verwenden, um als rechtlich verbindlich anerkannt zu werden.

Im Geschäftsalltag werden E-Rechnungen sowohl für debitorische als auch kreditorische Transaktionen genutzt. Debitorische E-Rechnungen richten sich an Kunden eines Unternehmens und werden durch spezielle Erweiterungen in den Rechnungserzeugungssystemen im entsprechenden E-Invoice-Format bereitgestellt. Kreditorische E-Rechnungen hingegen werden von Lieferanten aufgrund von Warenbestellungen erstellt und müssen ebenfalls in einem elektronischen Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Was ist keine E-Rechnung?

Um klar zu definieren, was eine E-Rechnung ist, ist es ebenso wichtig zu verstehen, was keine E-Rechnung ist. Eine echte E-Rechnung erfüllt bestimmte formale und technische Anforderungen, die Bilddateien, reine PDF-Dokumente und eingescannte Papierrechnungen nicht erfüllen. Diese Formate gelten nicht als E-Rechnung, da sie nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, die für die elektronische Rechnungsstellung festgelegt wurden. Selbst wenn eine Rechnung elektronisch vorliegt, zum Beispiel als reine PDF, wird sie nicht als E-Rechnung anerkannt, wenn sie nicht in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.

💡MERKE:

Rechnungen im reinen PDF-Format gelten damit nicht als E-Rechnungen!

Gesetzliche Anforderungen und Prozesse im Überblick

Um den rechtlichen Vorgaben hinsichtlich der kommenden E-Rechnungspflicht zu entsprechen, muss auch bei E-Rechnungen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet werden. Zusätzlich müssen sie bestimmte Pflichtangaben gemäß §14 UStG enthalten, und ihre Erstellung sowie der Versand sollten in anerkannten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erfolgen. Der gesamte Prozess der elektronischen Rechnungsverarbeitung, von der Erstellung über den Versand bis hin zur revisionssicheren Archivierung, unterliegt strengen Vorgaben, um die Compliance sicherzustellen und die Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht zu erfüllen.