Digitale Rechnungsverarbeitung
- Prozessüberblick -
In diesem Abschnitt des Whitepapers wird der gesamte Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung detailliert beschrieben. Von der Erfassung der Belege über die automatisierte Datenverarbeitung bis hin zur Rechnungsfreigabe und Archivierung – moderne Softwarelösungen sorgen für mehr Effizienz, Transparenz und Automatisierung. Lernen Sie die einzelnen Schritte kennen und erfahren Sie, wie durch den Einsatz künstlicher Intelligenz und nahtlose ERP-Integrationen der Rechnungsprozess in Ihrem Unternehmen optimiert werden kann.
Startklar für den Dokumentenimport – So beginnt der Verarbeitungsprozess
Bevor die Reise beginnt, müssen verschiedene Vorbereitungen getroffen werden: Zunächst werden die Belege importiert. Sobald Ihre Papierbelege eintreffen, startet der digitale und automatisierte Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung. Diese Belege werden mithilfe eines lokalen (Netzwerk-)Scanners als PDF digitalisiert. Erhalten Sie eine Rechnung bereits in digitaler Form, wird diese direkt in die Software überführt. Die Übergabe erfolgt entweder manuell, über E-Mail-Postfächer oder durch eine automatisierte Importschnittstelle.
Automatisierte Rechnungserfassung
An der ersten Station des Prozesses erfasst die Software die eingehende Rechnung und extrahiert alle relevanten Daten. Dabei liegt der Fokus insbesondere auf der Erkennung von Kopf- und Fußdaten, die anschließend mit den hinterlegten Stammdaten abgeglichen werden. Ein besonderer Vorteil von Softwarelösungen wie d.velop invoices ist die automatisierte Erkennung länderspezifischer Formate, beispielsweise von Datumsangaben, die bereits im System hinterlegt sind. Zudem verbessern sich die Erkennungsquoten kontinuierlich durch den Einsatz künstlicher Intelligenz, indem die Software aus den Eingaben der Benutzer:innen lernt.
Freigabeworkflow
1. Formale Rechnungsprüfung
Die formale Rechnungsprüfung agiert wie ein Fahrkartenkontrolleur und stellt sicher, dass jede eingehende Rechnung die gesetzlichen Anforderungen nach § 14 UStG erfüllt.
2. Sachliche Rechnungsprüfung
Im Anschluss an die formale Prüfung erfolgt die sachliche Rechnungsprüfung, bei der die inhaltliche Richtigkeit der Rechnung überprüft wird.
3. Vorkontierung und Kontierung durch die KI
Nach der formalen und sachlichen Prüfung erfolgt die Vorkontierung und Kontierung der Rechnungen, die durch künstliche Intelligenz unterstützt und automatisiert durchgeführt wird.
