UNIVERSITÄTSKLINIKUM DES SAARLANDES
Das UKS verschickt Gehaltsabrechnungen digital mit d.velop postbox
Gehaltsabrechnungen digital zustellen mit d.velop postbox
UKS will alle Mitarbeiter:innen an digitaler Transformation beteiligen
Verteilung der Gehaltsabrechnungen war eine Herausforderung
6.000 Mitarbeiter:innen, das bedeutete für das Universitätsklinikum des Saarlandes in Homburg in der Vergangenheit auch: 6.000 Umschläge mit Lohnabrechnungen vorbereiten, sortieren und an die jeweiligen Personen in rund 100 Gebäuden auf dem Campus auszuhändigen. Vorausgesetzt, die waren gerade zugegen. Der gesamte Prozess war sehr zeit- und kostenintensiv.
Nachhaltigkeit war ein Beweggrund für die digitale Lösung
Eine digitale Lösung musste her, schon aus Gründen der Nachhaltigkeit. Nicht zuletzt bestand einer der Kerngedanken darin, die Belegschaft direkt an der digitalen Transformation teilhaben zu lassen, denn im Gesundheitswesen gibt es ja zurzeit sehr viele Digitalisierungsschritte, und da sollten die eigenen Mitarbeitenden nicht vergessen, sondern dort anfangen werden.
KEY FACTS
- Nach 6 Monaten nutzen rund 60 Prozent bereits d.velop postbox
- UKS-Belegschaft hochzufrieden mit digitaler Gehaltsabrechnung
- d.velop postbox spart Material und Personal ein
- Digitalisierungsreise geht gemeinsam mit d.velop weiter
Gehaltsabrechnungen
werden innerhalb eines Jahres versendet.
Mitarbeitende
in rund 100 Gebäuden auf dem Campus in Homburg verteilt.
Nach 6 Monaten nutzten rund 60 Prozent bereits d.velop postbox
„Die Reaktionen sind wirklich super, die Mitarbeiter:innen hochzufrieden mit der Lösung“, weiß Lisa Ehrhardt. Sie ergänzt: „Und dass wir nach dem zweiten Gehaltslauf schon an die Quote von 60 Prozent gestoßen sind, ist für uns ein Riesenerfolg.“ Die hohe Nachfrage zeigt dem Klinikum, dass eine digitale Gehaltsabrechnung erwünscht ist. Jetzt müsse man noch die restlichen 40 Prozent von den Vorzügen einer digitalen Gehaltsabrechnung überzeugen.
Doch wie kommuniziert man ein solches Projekt an 6.000 Beschäftigte in 100 Gebäuden? „Zum einen kommunizieren wir über Rund-E-Mails, über die wir grundsätzlich unsere Mitarbeiter:innen auf Themen vorbereiten“, beschreibt Lisa Ehrhardt die erste Säule. „Dann haben wir speziell für dieses Produkt persönlich an jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen postalischen Brief geschickt, mit einem QR-Code, wie man mit seinen persönlichen Zugangsdaten zum Produkt gelangt.“
Hat es Knackpunkte gegeben? „Die größte Herausforderung für uns war die Kommunikation in Richtung unserer Beschäftigten, um Akzeptanz für das Produkt zu schaffen“, blickt Lisa Ehrhardt zurück. Es sei der erste große Schritt am UKS in Richtung Digitalisierung gewesen, der alle Mitarbeiter:innen betraf, merkt die Personalerin an. „In der Kommunikation haben wir unsere Mitarbeiter:innen da schon sehr früh drauf vorbereitet und sie abgeholt und wir konnten unsere Begeisterung auf die Belegschaft übertragen.“
In dem versendeten Brief seien zudem alle verfügbaren Ansprechpartner:innen für Fragen genannt worden. Darüber hinaus habe man eine eigens für das Projekt gestaltete Intranetseite mit Anleitungen, Dokumentationen und FAQs online gestellt. Eine Online-Veranstaltung für die Belegschaft rundete die Informationskampagne ab. In ihr wurden die Vorteile der Software erklärt und die Entscheidung der UKS für das Produkt transparent dargelegt. Am Ende gab es eine Fragerunde.
„Durch das persönliche Dokumentenmanagement-System, das man ebenfalls nutzen kann, ist der eigene Überblick über die Dokumente viel besser. Und mit d.velop postbox ist eine digitale Weiterverwendung problemlos möglich, etwa beim Austausch mit Banken oder Steuerberatern.“
Personalabteilung am Universitätsklinikum des Saarlandes
d.velop postbox spart Material und Personal ein
Aber auch das Uni-Klinikum profitiert von d.velop postbox. „Wir drucken zwar einen bestimmten Anteil immer noch aus, aber das Ziel ist natürlich, den Workflow vollständig zu digitalisieren“, blickt Lisa Ehrhardt voraus. Trotzdem: „Wir haben schon fast 60 Prozent der Papierdokumente reduziert und der Druckumfang ist geringer als in den vergangenen Jahrzehnten.“ Noch wichtiger als die reinen Einsparungen sind aber die Entlastungen, die d.velop postbox mit sich bringt. In etwa 3.600 Fällen spare man derzeit jeweils sechs Arbeitsschritte, also insgesamt rund 22.200 Arbeitsschritte, ein.
Damit auch jeder im Unternehmen weiß, wie d.velop postbox funktioniert, hat das Klinikum ein Handout und eine Dokumentation veröffentlicht. „Dann gibt es noch unseren Online-Termin, der mehrfach stattfinden wird, mit einer Live-Demo“, beschreibt Sven Wälder den Wissenstransfer. Das müsse man sich vorstellen wie eine Führung, sowohl durch die Smartphone-App als auch durch die Browser-Variante. „Wir haben aber auch konkrete Ansprechpartner:innen benannt, die man sofort anrufen kann, die unterstützen“, ergänzt Bianca Rech.
„Wir haben zwei direkte Ansprechpartner:innen für unsere Projekte, die man direkt erreichen und alles fragen kann. Und die kümmern sich dann auch direkt. Das hilft schon sehr.“
