STADT AHAUS
Die Digitalstadt Ahaus stellt ihren Bürgerservice mit d.velop neu auf
Digitale Einkommensprüfung für Kita-Beiträge
Die Stadt Ahaus stellt den digitalen Bürgerservice neu auf und digitalisiert den Prozess zur Einkommensprüfung für Eltern-Kitabeiträge.
Portallösung mit digitalen Services für zufriedene Bürger:innen
Prozess zur digitalen Einkommensprüfung für Eltern-Kitabeiträge
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung bei der Stadt Ahaus sahen sich die Verantwortlichen der Stadtverwaltung unter anderem mit der Herausforderung konfrontiert, den Prozess der Einkommensüberprüfung für die Elternbeiträge zur Nutzung von Kitas und Kinderkrippen vollständig in die digitale Welt zu verlagern. Dieser Prozess, der bisher durch eine Vielzahl von Papierdokumenten und manuellen Schritten gekennzeichnet war, sollte effizienter und benutzerfreundlicher gestaltet werden.
Anforderungen an Datenschutz und Einbindung der Bürger:innen
Neben Herausforderungen im Zuge des Datenschutzes und der Einbindung externer Nutzer:innen in die digitalen Prozesse kam die technische Komplexität hinzu, dass mehrere Systeme wie Fachverfahren berücksichtigt werden mussten. Ebenso erfolgskritisch war, dass die Mitarbeitenden einbezogen wurden und den Umgang mit der Software erlernen können.
KEY FACTS
Case Study Stadt Ahaus
- Seit 2007 arbeitet die Stadtverwaltung bereits mit der eAkte und dem Dokumentenmanagement-System.
- Weitere digitale Prozesse sollen Papierdokumente ersetzen und manuelle Vorgehensweisen abschaffen.
- Oberstes Ziel der Stadt Ahaus ist das Erreichen einer ganzheitlichen Verwaltungsdigitalisierung.
- Das Workflowmanagement-Tool erlaubt der Stadt Ahaus ihre digitalen Prozesse für Externe zu öffnen.
- Endnutzende erhalten ein optimiertes Digitalisierungserlebnis mithilfe eines ergänzenden Bürgerserviceportals.
Monate
dauerte es nach Projektstart, bis die ersten Tests starten konnten.
Mitarbeitende
sind bei der Stadtverwaltung Ahaus beschäftigt.
aller Bürger:innen
nutzen den digitalen Weg der Einkommensüberprüfung
Von internen Automatisierungen bis hin zur Mensch-zu-Mensch-Digitalisierung
Ende 2023 führt die Stadt Ahaus das Bürgerserviceportal von „optiGov“ ein, um die Verwaltungsleistungen nach außen hin bündeln zu können. Man wollte die Bürger:innen mit dem Tool nicht nur informieren und mit ihnen kommunizieren können, sie sollten darüber hinaus auch etwa Anträge über das Portal stellen können. Um eine ganzheitliche Ende-zu-Ende Digitalisierung – mit konkreter Verbindung nach außen – zu schaffen hilft sowohl das DMS d.velop documents als auch eine Software-Lösung zur Prozessdigitalisierung.
VIDEO
Making of Digitalstadt Ahaus
Aufzeichnung des Live-Vortrags von Thomas Spieker, CDO der Stadt Ahaus
Die beschauliche Stadt Ahaus im westlichen Münsterland gibt bei der Digitalisierung Vollgas. Was die Stadt Ahaus als "Digitalstadt" ausmacht und welche strategischen Entscheidungen sie getroffen hat, erklärt ihr CDO Thomas Spieker. In diesem Video erhalten Sie eine Einschätzung auf die Frage, warum wir uns bei der Digitalisierung so schwertun und bekommen anschauliche Beispiele sowie Tipps aus bzw. für die Praxis.
Alternativ können Sie sich unseren Blog-Beitrag zum Interview mit Thomas Spieker ansehen und alle Botschaften in Ruhe nachlesen.
"Wir haben auf der einen Seite schon sehr viele digitale Antragsmöglichkeiten [...] und haben in vielen Bereichen auch schon die eAkte, aber die Verbindung, die Ende-zu-Ende-Digitalisierung, wollen wir nun als nächstes umsetzen, da gibt es sehr viel Potenzial.“
Thomas Spieker // Chief Digital Officer bei der Stadt Ahaus
WEBINAR
Prozessdigitalisierung & eAkte: Potenziale erkennen am Beispiel eines Bestellvorgangs
In diesem Webinar sehen Sie u. a. aus der Anwenderperspektive, wie einfach und effizient die Bearbeitung vom Antrag bis zur Archivierung im DMS erfolgen kann. Außerdem zeigen wir in einer Live-Demo, wie Sie mit unserer Software Prozesse mühelos modellieren und optimieren können.
Prozess-Gestaltung dank lösungsorientierter Zusammenarbeit
Bei der Planung kristallisierte sich schnell heraus, dass nicht alle Anforderungen des Soll-Prozesses direkt umgesetzt werden konnten. Im Rahmen der engen Zusammenarbeit etablierten d.velop und die Stadt Ahaus ein lösungsorientiertes Verfahren: In einem iterativen Vorgehen schaffte man es, anhand von definierten Akzeptanzkriterien, eine erste Version des Prozesses fertigzustellen. Auf dieser Grundlage und nach dem Motto: "Anfangen, Erfahrungen sammeln, lernen, Defizite aufdecken" wurde weiter aufgebaut, sodass nach ca. vier Monaten die offiziellen Tests beginnen konnten. Entstanden ist eine Lösung, mit welcher das Elternhaus die Einkommensüberprüfung über ein Formular vollständig digital und online durchführen kann. Seitens der Stadt findet dann im Verwaltungsportal eine Prüfung statt, ob alles richtig eingegeben wurde.
