STADT POTSDAM
Die Landeshauptstadt Potsdam erarbeitet sich eine kontinuierliche Digitalisierungsstrategie
Digitalisierung mit System: Beratung durch d.velop
Mithilfe gemeinsamer Workshops nutzt die Landeshauptstadt Potsdam verschiedene Software-Lösungen im Einklang mit einer konsequenten eGovernment-Strategie.
Digitalisierung mit System: d.velop berät Landeshauptstadt Potsdam
Clevere Software als Basis für die digitale Verwaltungsarbeit
Bereits seit einigen Jahren arbeiten die Beschäftigten der Stadt Potsdam mit dem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) von d.velop. Von Anfang an war dem Projektteam bereits klar, dass eine strukturierte Einführung entscheidend für den Erfolg der zukünftigen Digitalisierung ist.
Stringente Weiterentwicklung der digitalen Transformation
Ein Großteil der Mitarbeitenden in Brandenburgs Landeshauptstadt nutzen Tag für Tag die Software-Lösungen für den Aktenplan, das Vertragsmanagement oder die Posteingangsbearbeitung. Auf Gutdünken immer weitere Komponenten anzubinden ist für die Verantwortlichen ausgeschlossen, um die Verwaltungsdigitalisierung konsequent voranzutreiben.
KEY FACTS
Case Study Landeshauptstadt Potsdam
- Seit 2007 ist das digitale Dokumentenmanagement-System d.velop documents in Potsdam im Einsatz.
- Rund 2.500 Mitarbeitende der Stadtverwaltung arbeiten fast täglich mit den digitalen Lösungen von d.velop.
- Mithilfe eines Strategieworkshops wurde der Grundstein zum Rollout-Plan für das DMS gelegt.
- Die Erfolgsgeschichte führte zum rasanten Aufstieg im Smart-City-Index 2024 um gleich 21 Plätze.
„Die Tatsache, dass uns unser Softwarelieferant während des gesamten DMS-Projektes so eng begleitete, versetzte uns in die Lage, jederzeit flexibel auf Veränderungen zu reagieren und sicherzustellen, dass wir die gesteckten Ziele auch erreichen. Ohne diese partnerschaftliche Zusammenarbeit wären wir nicht auf dem jetzigen Erfolgskurs und in der Lage, wirklich nachhaltige Lösungen zu implementieren.“
Tom Reschke // Projektleiter und Portfoliomanager DMS bei der Landeshauptstadt Potsdam
Expertise in der Beratung für öffentliche Verwaltungen
Zur erfolgreichen Digitalisierung braucht es vielmehr einen Plan als "nur" die richtige Software: Mit welchen Bereichen sollte man am besten starten, wie sind sie zu gewichten, welche Technik für welchen Zweck, wie sieht es mit Cloud-Nutzung aus? All das sind Fragen der grundsätzlichen Ausrichtung, zu denen die d.velop mittlerweile einen großen Erfahrungsschatz im kommunalen Sektor gesammelt hat. Dieser bündelt sich in den Beratungsangeboten des Consulting-Teams, auf das Organisationen wie die Landeshauptstadt Potsdam gerne zurückgreifen.
Interdisziplinäres Projektteam als Erfolgsschlüssel
In einem zweitägigen Workshop erarbeitete das interne Projektteam mit den d.velop-Consultants sechzig Leitplanken für die eAkte der Stadt Potsdam. Mittels einer umfassenden Bestandsaufnahme wurden daraufhin Herausforderungen und Potenziale identifiziert.
Nächste Schritte entlang einer klaren Roadmap
Anschließend wurde in einem Strategieworkshop der Wechsel in die neue, digitale Aktenwelt skizziert. Es entstand eine Roadmap mit konkreten Zielen, Meilensteinen und Timings aus vier Themenclustern - ein Leitfaden für sämtliche Handlungen und Entscheidungen während des Projektes.
VIDEO
Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Landeshauptstadt Potsdam
In einem gemeinsamen Vortrag auf dem d.velop summit 2024 berichteten Tom Reschke (Landeshauptstadt Potsdam) und Dr. Torsten Hübner (d.velop AG) über die erfolgreiche Implementierung einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie. Erfahren Sie in unserer Aufzeichnung, wie Herausforderungen und Potenziale identifiziert und auf dessen Grundlage eine Roadmap mit klaren Zielen und Timings abgeleitet wurde.
