HÖHR-GRENZHAUSEN
Einheitliche Schriftgutverwaltung in der Verbandsgemeinde Höhr-Grenzhausen
Digitale Schriftgutverwaltung mit dem DMS
Die verwaltungsweit einheitliche Schriftgutverwaltung bildet den Grundstein für die Digitalisierung der Verbandsgemeinde sowie die erfolgreiche Umsetzung des OZG.
DMS als Grundstein für die erfolgreiche Umsetzung des OZG
KEY FACTS
Case Study Verbandsgemeinde Höhr-Grenzhausen
- Das Dokumentenmanagement-System der d.velop bringt bereits im Standard zahlreiche Schnittstellen zu zentralen Fachverfahren mit.
- Die Webclient-Technologie überzeugte von Beginn an mit ihrer leistungsstarken und flexiblen Nutzungsoberfläche.
- Die einheitliche Bearbeitung von jeglichem Schriftgut innerhalb der Verwaltung erfolgt nach KGST-Aktenplan.
Papierbasierte Abläufe gehören der Vergangenheit an
Seit 2021 wurden Dokumente aus Papier wie z. B. die altgediente Laufmappe nach und nach aus dem Rathaus verbannt. Heute springt Besuchenden auf der Homepage der Verbandsgemeinde Höhr-Grenzhausen die OZG-Umsetzung sofort ins Auge. Möglich ist sie nur, weil die Prozesse im Hintergrund vollständig digital ablaufen – mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents. Im Bürgerportal der Verbandsverwaltung gibt es zahlreiche Online-Dienste, dort werden Formulare bereitgestellt, man kann seinen Wasserzähler online erfassen, Schäden melden u.v.m.
Elektronische Schriftgutverwaltung nach KGST-Aktenplan
Bereits zuvor hatte es ein elektronisches Belegarchiv gegeben, allerdings lediglich im Kassenbereich, wo man durch rudimentäre Filterung Belege suchen konnte. Ihre gesamte Datenablage – ohne Aktenzeichen im Windows Explorer – hätte die Gemeinde damit nicht reformieren können. Die Verantwortlichen nahmen sich dieser Herausforderung an. Das Ziel und somit auch die Grundlage des Digitalisierungsprojektes lautete: eine strukturierte, neue Ablage mit verwaltungsweit einheitlicher Schriftgutverwaltung nach Aktenplan zu schaffen. Genau dieser Plan wurde im Folgenden schrittweise von Fachbereich zu Fachbereich umgesetzt.
„Zum einen brachte die Lösung die meisten Schnittstellen zu den bei uns eingesetzten Fachverfahren bereits im Standard mit. Ausschlaggebend war für uns vor allem der leistungsstarke Webclient der Lösung."
Philip Menges // Leiter Stabsstelle IT-Infrastruktur & Digitalisierung bei der Verbandsgemeinde Höhr-Grenzhausen
Priorisierung weiterer Digitalisierungsthemen
Mithilfe der Beratungsleistungen durch die d.velop-Experten:innen machte sich das Projektteam vor Ort frühzeitig Gedanken über die nächsten Schritte. Dazu gehörten neben der Einführung einer eAkte im Personalamt, die mobile Nutzung des DMS, der Umstieg auf eine rechtssichere elektronische Signaturlösung sowie die Integration eines digitalen Vertragsmanagements. Im Zusammenspiel sollen alle Maßnahmen für eine maximale Transparenz der Vorgänge sorgen – und die Verbandsgemeinde damit noch bürgerfreundlicher gestalten als ohnehin.
„Für uns war es das erste Projekt dieser Art. Daher war es uns sehr wichtig, vom Hersteller auch geführt und beraten zu werden."
