GEMEINDE ASCHEBERG
Effiziente Prozesssteuerung durch Einführung eines digitalen Aktenplans
Digitalisierung der Gemeindeverwaltung Ascheberg
Die Gemeinde Ascheberg setzt mittels Dokumentenmanagement-System die Digitalisierung in der gesamten Verwaltung um.
Dokumentenmanagement-System ermöglicht Digitalisierung in allen Fachbereichen
Produktorientierter Aktenplan nach KGSt als Grundlage
Nachdem die Gemeindeverwaltung Ascheberg jahrelang ausschließlich analog arbeitete, wurde mit Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems die digitale Transformation eingeläutet. Die Ausgangsbasis bildet ein elektronischer produktorientierter Aktenplan (wie von der KGST empfohlen). Zum Start begannen zwei Fachbereiche mit der strukturierten Befüllung der eAkte durch aktuelle Posteingangsdokumente. Damit lassen sich Schriftstücke einfach recherchieren, bearbeiten und gezielt an Beschäftigte verteilen.
Prozessautomatisierung mithilfe digitaler Workflows
Der eAkte schließt sich eine Prozesskette an, Dokumente lassen sich mit Aufgaben wie z. B. Wiedervorlagen oder ganzen Workflows verknüpfen. Mittels Vorgangsbearbeitung lässt sich bei Anlegen einer Sachakte vorab konfigurieren, welche Vorgänge dabei automatisch angelegt werden. Beim Fuhrpark-Management etwa erzeugt das System, sobald man ein neues Fahrzeug anlegt, die dazugehörigen Vorgänge „Fahrzeugpapiere“, „Versicherung“, „TÜV-Berichte“ und Ähnliche. Eingescannte Dokumente können dann sogleich in diesen Vorgängen abgelegt werden.
KEY FACTS
CASE STUDY GEMEINDE ASCHEBERG
- Einführung eines digitalen Aktenplans ermöglicht effizientere Prozesssteuerung
- Automatische Anlage von Vorgängen zu einer elektronischen Akte
- Implementierung der eAkte als Startpunkt für anschließende Geschäftsprozesse
- Auflösung der Parallelwelt aus Papier- und digitalen Dokumenten
- Ganzheitliche Digitalisierung der Steuer-, Personal- und Vertragsakten
Monate
lagen lediglich zwischen Projektstart und erfolgreicher Basis-Installation des DMS.
Anwendende
sollen im Zuge der Folgeprojekte in Zukunft mit dem DMS d.velop documents arbeiten.
Angaben zur Quelle
Step by step: Behutsame Einführung der eAkten
Bei der Digitalisierung aller Fachbereiche wird schrittweise vorgegangen, dabei folgen demnächst eine digitale Steuer- sowie Personalakte. Ein weiterer wichtiger Baustein des Projektes stellt die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung dar, um entsprechend der EU-Richtlinie 2014/55/EU elektronische Rechnungen im XML-Format empfangen und bearbeiten zu können. Ziel ist es, dass alle notwendigen Schriftstücke zukünftig nur noch in digitaler Form vorliegen.
Der digitale Aktenplan auf Basis von d.velop documents ermöglicht es uns, Dokumente elektronisch in klaren Strukturen abzuspeichern. Damit lassen sich Schriftstücke einfach recherchieren, bearbeiten und an Beschäftigte gezielt verteilen.
Sebastian Döring // Leiter der Fachgruppe Verwaltung, Personal u. Digitalisierung bei der Gemeinde Ascheberg
Ressourcen zum digitalen Dokumentenmanagement
Wissenswertes rund um die Themen DMS & elektronische Akte
Sie möchten sich weiter über die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems informieren oder näher mit der Umsetzung von elektronischen Akten in der öffentlichen Verwaltung auseinandersetzen? Dann empfehlen wir Ihnen, sich die folgenden Ressourcen einmal anzusehen.
WHITEPAPER
Projektguide zur Einführung einer eAkte im öffentlichen Dienst
Auf 30 Seiten behandeln wir im Whitepaper ausführlich, wie Organisationen im öffentlichen Dienst den Wechsel auf eine elektronische Aktenführung meistern können. Mit der detaillierte Schritt für Schritt Anleitung erhalten Sie zahlreiche Handlungsempfehlungen zur erfolgreichen Einführung der eAkte.
WEBINAR
Zentrale Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems
Für 30 Minuten widmen wir uns ausführlich den Grundlagen des digitalen Dokumentenmanagements und betrachten, wie der Arbeitsalltag durch ein solches Systems erleichtert wird. Wir zeigen Ihnen zentrale Funktionen und erklären, wie sich ein DMS perfekt in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren kann.
