WASSERVERSORGUNGSVERBAND TECKLENBURGER LAND
Mit dem Dokumentenmanagement-System zur virtuellen Hausanschlussakte
Digitale Hausanschlussakte beim WTL
Digitales, übergreifendes Arbeiten bedeutet im Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land mehr als bloßes Einscannen.
Digitalisierung beim Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land
KEY FACTS
CASE STUDY WTL
- Mit dem Dokumentenmanagement-System zur virtuellen Hausanschlussakte
- Digitale Vertrags-, Vollstreckungs- & Personalakten als Startpunkt
- Revisionssicherheit für wichtige Dokumente des WTLs
- Unmittelbare Integration neuer Dokumente in die eAkte
- Transformation vom ungeordneten Datenhaufen zur strukturierten Ansicht
Wasserversorgung von 11 Städten und Gemeinden des Altkreises Tecklenburg muss sicher gestellt sein
Ca. 166.400 Einwohner:innen jährlich mit elf Millionen Kubikmeter Trinkwasser zu versorgen erfordert ein ausgedehntes Rohrsystem von 1.700 Kilometern Länge, eine Vielzahl von Gebäuden sowie Anlagen – und viel Schriftverkehr. Zwischen 500 und 600 Neuanträge auf einen Hausanschluss gehen beim WTL jährlich ein. Jeder von ihnen muss bearbeitet werden und durchläuft dafür mit seinen Begleitdokumenten, wie zum Beispiel Eigentumsnachweise oder Lagepläne, verschiedene Abteilungen im Haus.
Schrittweise in Richtung organisationsübergreifendem, digitalen Arbeiten
Mittlerweile gibt es zu jedem fertiggestellten Hausanschluss eine große TIF-Datei, an die neue Dokumente angehängt werden, sodass alle Beteiligten darauf in Microsoft Sharepoint zugreifen können. „Mit einem richtigen Dokumentenmanagement hat dies aber noch nichts zu tun“, urteilen Bertram Albers und Florian Hagenau von der Projektgruppe DMS des WTL. „Zum einen sind die Dokumente in einem veralteten Dateiformat archiviert und zum anderen gibt es keinerlei Register, Struktur und Möglichkeit, je nach Berechtigung nur Einsichten auf bestimmte Schriftstücke zuzulassen.“ Frei nach dem WTL-Claim „Mehr als nur Wasser“ bedeutet digitales, übergreifendes Arbeiten für den Wasserversorgungsverband daher mehr als bloßes Einscannen. Wie das funktioniert, erfahren die 80 Beschäftigten nach und nach seit Mitte 2020, als der Verband nach öffentlicher Ausschreibung mit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents begann.
Neuanträge
gehen jährlich für einen Hausanschluss beim WTL ein.
Beschäftigte
des Verbandes arbeiten seit Mitte 2020 mit dem DMS.
Neue Dokumente sofort in die Akte integrieren
Mit der Netzanschluss-Lösung Lovion BIS kann der Verband die verschiedenen Aufgaben bei Planung, Projektierung und Bau von Netzanschlüssen durchgängig abbilden. Hauseigentümer:innen können ihre Anträge künftig über eine neue Weboberfläche stellen; die dort eingegebenen Daten werden dann nach Lovion importiert. Mit dem Antrag lädt man zukünftig zugleich die geforderten Dokumente hoch, die anschließend im mit Lovion verbundenen DMS abgelegt werden. Dort konstituiert sich daraufhin eine „virtuelle Hausanschlussakte“. Auf sie und all die zugehörigen Unterlagen hat jede:r WTL-Beschäftigte mit entsprechender Berechtigung jederzeit Zugriff.
„In der virtuellen Hausanschlussakte im PDF-Format gibt man nur noch den Straßennamen ein und erhält daraufhin – abhängig von der eigenen Zugriffsberechtigung – Anschlussbeiträge, Verbrauchsabrechnung, technische Dokumente oder reines Archivmaterial angezeigt, eingeordnet jeweils in eine digitale Unterakte."
