LANDRATSAMT ANSBACH
Digitale Bearbeitung verfahrensbezogener Dokumente mit DMS
Landratsamt Ansbach tauscht Papierakten gegen Dokumentenmanagement-System.
Dokumentenmanagement-System von d.velop ermöglicht Digitalisierung in allen Fachbereichen
Elektronische Schriftgutverwaltung im LRA Ansbach
Papierunterlagen gibt es im Ausländerwesen nicht mehr, seit Frühjahr 2019 arbeiten die 17 Beschäftigten ausschließlich elektronisch in ihrem neuen DMS mit d.velop documents. Wer also Einsicht in Ausländerangelegenheiten braucht, kommt nicht mehr daran vorbei, selbst mit dem Dokumentenmanagement-System zu arbeiten.
Mitarbeitende treiben die Anbindung an weitere Fachverfahren zunehmend voran
Fachanwendungen werden nach und nach an das DMS angebunden; in diesem werden die verfahrensbezogenen Dokumente dann digital bearbeitet. Auch der gleichzeitige Zugriff mehrerer Personen auf dieselbe Akte wird als großer Vorteil gesehen.
KEY FACTS
CASE STUDY LANDRATSAMT ANSBACH
- Elektronische Schriftgutverwaltung im Landratsamt Ansbach
- Durchführung von praktischen Software-Tests mittels „User Stories“
- Abbildung individueller Prozessabläufe für einzelne Abteilungen
- Umstellung der Ausländerakten auf komplett elektronische Akten
Papierakten
wurden in nur sechs Monaten eingescannt.
Mitarbeitende
im Ausländerwesen begannen mit der DMS-Einführung.
Ausländerakten komplett elektronisch
s erste Fachverfahren, welches das Landratsamt mit dem DMS verknüpfte, war „Stranger“ im Ausländerwesen mit 17 Sachbearbeiter:innen. Unter ihnen sind Mitarbeitende mit hoher IT-Affinität, die zudem bislang eher beengt in ihren Büros saßen – ein idealer Nährboden, um endlich sperrige Aktenschränke abzuschaffen und eine digitale Dokumenten- und Vorgangsverwaltung einzuführen. Ende März 2019 ging das d.velop documents dort in der Wirkbetrieb, die Ausländerakten werden nun komplett digital geführt. Insgesamt über 10.000 Altakten hatten Praktikanten:innen, Auszubildende und extra eingestellte Ferienkräfte innerhalb von sechs Monaten eingescannt. Die digitalen Schriftstücke wurden indiziert und dem DMS zugeordnet, die Papieroriginale anschließend entsorgt.
„Zwei Monate nach der Produktivsetzung fand eine Feedbackrunde mit Mitarbeitenden, Sachgebietsleitung und dem Projektteam statt. Die Rückschau fiel sehr positiv aus, das von einigen befürchtete Chaos trat nicht ein.“
Eva Schuderer // Gremienbetreuung beim Landratsamt Ansbach (LR1.2 – Organisation)
Botschafter der Digitalisierung
Die Fachverfahren PROSOZ im Jobcenter des Landratsamtes sowie „Condition“ aus dem Sachgebiet Sicherheit und Brandschutzangelegenheiten wurden ebenso an das DMS angebunden. Der Sachgebietsleiter gehört zu den „Botschaftern“ innerhalb der Verwaltung und hat sich dafür stark gemacht, dass in seinem Bereich Papierunterlagen künftig der Vergangenheit angehören. Ziel ist es, dass alle Beschäftigten der Verwaltungsbehörde des Landkreises Ansbach in Mittelfranken auf lange Sicht nur noch mit elektronischer Schriftgutverwaltung und digitalen Akten arbeiten.
„Wenn unsere Mitarbeitenden erst einmal so weit sind, dass sie in der allgemeinen Schriftgutverwaltung eine einzige Ablagestelle verwenden und über die Suchfunktion im DMS alles schnell finden, wird ihnen der Nutzen eines solchen Systems ganz schnell bewusst.“
