STADT WUPPERTAL
Stadt Wuppertal schwebt Richtung Digitalisierung
Stadt Wuppertal arbeitet verwaltungsweit mit eAkten
Die Stadt Wuppertal arbeitet durchgängig mit dem elektronischen Aktenplan auf Basis des DMS d.velop documents.
Verwaltungsweiter Aktenplan auf DMS-Basis
KEY FACTS
CASE STUDY STADT WUPPERTAL
- Start in 2015 liefert früh eigene Erfahrungen mit der eAkte in der Praxis
- Elektronsicher Aktenplan als Basiskomponente stellt digitales Arbeiten sicher
- Vollständige Digitalisierung der einzelnen Leistungseinheiten
- E-Learning Plattform als weitere Ausbaustufe der digitalen Transformation
Stadt Wuppertal arbeitet verwaltungsweit mit eAkten
Seit 2007 baut die Stadtverwaltung mit einem digitale Akten im Einwohnermeldeamt und Personalwesen auf und bearbeitet Eingangsrechnungen automatisiert. Für die Lösung von d.velop sprachen seinerzeit dessen breite Funktionalität, die benutzerfreundliche Bedienung sowie insbesondere die hohe Anzahl von Schnittstellen zu vorhandenen Fachverfahren.
Gute Erfahrungen in der Vergangenheit mit der eAkte
Im Jahr 2015 folgte im Steueramt die erste digitale, sachbearbeiter- und fachverfahrensbezogene Akte. Ein Jahr später zog das Jobcenter nach, mit einer Aktenintegration in das Fachverfahren AKDN-sozial. Schon früh stand in Wuppertal fest, dass die eAkte künftig auch für die allgemeine Schriftgutverwaltung eingesetzt werden soll. Anders als Fallakten der einzelnen Leistungsbereiche sind Sachakten für die Schriftgutverwaltung mit einheitlichen Metainformationen über die gesamte Verwaltung ausgestattet. Von Anfang 2019 bis Ende 2021 wurde der digitale Aktenplan vollständig eingeführt. Auch im Steueramt und Jobcenter, wo zuerst nur die Fallakten eingesetzt wurden, sowie in weiteren Fachbereichen wird inzwischen allgemeine Schriftgutverwaltung praktiziert.
Sukzessive Implementierung nach dem Schneeballsystem
Vom Steueramt über das Jobcenter bis hin zum Bauamt
Die Digitalisierungsstrategie bei der Stadt Wuppertal ist ganzheitlich angelegt. So wird das DMS bedarfsorientiert und prioritär ausgerollt. Dabei nimmt sich das Team jeweils eine komplette Leistungseinheit als Projekt vor – zum Beispiel den Bereich Bauen und Wohnen – und digitalisiert diesen komplett durch – angefangen vom digitalen Posteingang über die OZG-Prozesse, interne Abläufe mit Aktenplan und Fallakten bis zum Thema Bestandsaktendigitalisierung. Am Ende ist das Ziel, dass alle Beschäftigten in der Kernverwaltung komplett papierlos arbeiten können.
"Unsere Digitalisierungsstrategie ist ganzheitlich und wir rollen das DMS bedarfsorientiert und prioritär aus."
Nicole Sommer // Fachgebietsleiterin Digitalisierung und E-Government bei der Stadt Wuppertal
Einführung der eAkte bei der Stadt Wuppertal
Erfahrungsbericht im Video-Format
Nicole Sommer ist bei der Stadt Wuppertal im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung als Fachbereichsleiterin für den Bereich Digitalisierung und E-Government zuständig. In einem Video berichtet Sie aus erster Hand über ihre Erfahrungen im Zusammenhang mit dem eAkte-Projekt bei der Stadt Wuppertal.
Digitales Lernen als nächste Ausbaustufe
Praxisbericht zur Einführung einer E-Learning Plattform
Julia Struck und Mark Esteban Palomo arbeiten bei der Stadt Wuppertal im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung. Sie beide sind maßgeblich dafür verantwortlich, dass das Thema E-Learning im Zuge des Aktenplanprojektes vorangetrieben wurde. Im Video erzählen sie, welche Mehrwerte das eingesetzte Learning-Management-System für die Organisationen bietet.
Zum Beispiel konnten wir spielerische Elemente wie ein Quiz einbinden oder Microlearning umsetzen. Der absolute Gamechanger war die Möglichkeit, Web Based Trainings abzuspielen.
Mark Esteban Palomo // Amt für Informationstechnik und Digitalisierung bei der Stadt Wuppertal
Digitalisierung beim Gebäudemanagement der Stadt Wuppertal
Bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung nimmt das Gebäudemanagement der Stadt Wuppertal eine Vorreiterrolle ein. Mit dem Projekt werden damit verwaltungsweit neue Maßstäbe für die organisationsübergreifende Rechnungsprüfung gesetzt.
